... בארגון? אחת הטעויות הנפוצות ביותר שמנהלים עושים בארגונים היא עקיפת סמכויות של המנהלים הכפופים להם. לכאורה נראה שלמנהל בכיר יש את כל הסמכות לפנות ישירות
לעובד שנמצא תחת מנהל בדרג ביניים, ולתת לו הוראות או משימות באופן ישיר. הרי באופן טבעי, ככל שהמנהל בכיר יותר בהיררכיה, כך יש לו יותר סמכויות. עם זאת, למרות הסמכות הברורה שלו, כאשר הוא בוחר לפנות
לעובד שמתחת למנהל אחר, הוא יוצר בכך נזק וסיבוכים גדולים בארגון. מה המשמעות של עקיפת סמכויות בארגון? עקיפת סמכויות מתרחשת כאשר מנהל בכיר פונה
לעובד שנמצא בדרג נמוך יותר, מבלי לעבור דרך המנהל הישיר שאחראי על אותו
עובד. למשל, בארגון עם שלוש רמות ניהול - מנהל בכיר (רמה 3), מנהל ביניים (רמה 2),
ועובד (רמה 1) - המנהל הבכיר פונה ישירות
לעובד ברמה 1 ומבקש ממנו לבצע משימה מסוימת. בפעולה זו הוא בעצם עוקף את המנהל בדרג הביניים (רמה 2), שנמצא בין המנהל הבכיר
לעובד. מדוע עקיפת סמכויות יוצרת בעיות בארגון? עקיפת סמכויות מייצרת אי סדר בארגון, כי היא פוגעת באחריות ובסמכות של מנהלי הביניים. לדוגמה, אם המנהל הבכיר פנה ישירות
לעובד ונתן לו משימה, והמנהל הישיר של אותו
עובד מגיע ושואל את
העובד מדוע לא ביצעת את המשימות שלך?, אז
העובד יכול לענות לו לא ביצעתי את המשימות כי המנהל שמעליך נתן לי משימות אחרות. המנהל בדרג הביניים, בתגובה, יכול לומר למנהל הבכיר שהסיבה
שהעובד שלו לא מבצע את המשימות שלו היא בגלל התערבותו הישירה של המנהל הבכיר, ואז למעשה נוצרת בעיה כפולה: המנהל בדרג הביניים מאבד את הסמכות והשליטה על
העובד שלו, מכיוון
שהעובד כבר לא מתייחס אליו כמקור הסמכות המרכזי שלו. המנהל הבכיר מאבד את האפשרות לבוא בטענות כלפי המנהל בדרג הביניים על כך
שהעובד אינו מבצע את תפקידו, כי המנהל הבכיר עצמו נתן הוראות
לעובד באופן ישיר ועקף את הסמכות של המנהל שמתחתיו. כך נוצר מצב שבו
העובד כפוף לכמה מנהלים בו זמנית, מצב שמוביל לכאוס ולחוסר סדר, והארגון מאבד יעילות ואפקטיביות. איך נכון לנהל מנהלים בלי לעקוף את הסמכויות שלהם? הדרך ... היא להקפיד על כך שכל מנהל פונה אך ורק לדרג הניהולי שנמצא תחתיו באופן ישיר, ואינו מדלג על אף דרג בדרך. לדוגמה, אם מנהל בכיר ברמה 3 זקוק למשימה ספציפית
מעובד שנמצא ברמה 1, עליו לפנות תחילה למנהל בדרג הביניים (רמה 2), להסביר לו מה הוא צריך, והמנהל בדרג הביניים יפנה
לעובד וייתן לו את ההוראות הנדרשות. באופן זה, יש מספר יתרונות ברורים לארגון: כל
עובד מקבל הוראות ברורות ממנהל אחד בלבד, דבר שמונע בלבול וסותרנות. המנהל בדרג הביניים שומר על סמכותו ועל יכולת השליטה שלו, וכך הארגון מתנהל בצורה מסודרת. המנהל הבכיר יכול להטיל אחריות על המנהל תחתיו ולדרוש ממנו דין וחשבון, משום שלא נוצר מצב
שהעובדים תחתיו מקבלים הנחיות סותרות או מתעלמים ממנו. מה הבעיה כשמנהל לוקח על עצמו את תפקידי
העובד? בעיה נוספת, דומה מאוד, מתרחשת כאשר מנהל מבצע באופן ישיר את המשימות של
העובד הכפוף לו, או כאשר הוא לוקח על עצמו תפקידים שנמצאים באחריות
העובד. למרות שלמנהל יש את הסמכות לעשות זאת, הוא בעצם יוצר בכך בלאגן, כי
העובד יאשים אחר כך את המנהל בכך שהפריע לו לבצע את המשימה שלו כראוי.
העובד מאבד אחריות והופך לפחות עצמאי ופחות אפקטיבי, והמנהל לא יכול לאחר מכן להאשים את
העובד אם התוצאות אינן טובות, כי
העובד תמיד יוכל לטעון שהמנהל התערב לו בתפקיד. למה מנהלים עדיין עוקפים סמכויות למרות הנזק? לעיתים מנהלים בכירים עוקפים סמכויות כי הם חושבים שכך קל ומהיר יותר לבצע משימות, אך בפועל הם גורמים ליותר נזק מתועלת. התפיסה היא שאם הם צריכים משהו דחוף
מהעובד, קל יותר לפנות ישירות ולא להמתין עד שהמנהל הכפוף להם יעביר את ההוראה הלאה. למרות שזה קל יותר, בטווח הארוך זה פוגע בתפקוד הארגוני כולו וגורם ... המסקנה? כדי לשמור על ארגון תקין ובריא, יש לשמור בקפדנות על כללי היררכיה ברורים: כל מנהל חייב לפנות רק למנהל הישיר שמתחתיו. אם אתה מנהל בכיר וצריך משהו
מעובדים של מחלקה מסוימת, תמיד תעבור דרך מנהל המחלקה, ולעולם לא ישירות ל