תיעדוף משימות, ניהול זמן, איך לנהל את הזמן? איך לתעדף משימות? חלוקת משימות לקטגוריות, איך לדעת מאיפה להתחיל? מאיזו משימה להתחיל, איך לנהל משימות? איך לעמוד בלוחות זמנים? פריורטיזציה, איך לקבוע סדר עדיפויות? ניהול סדר יום איך לתעדף משימות ולנהל זמן בצורה יעילה? כשאדם נמצא במצב שבו יש לו הרבה מאוד משימות, והוא לא יודע מאיפה להתחיל, קיימות דרכים שונות לתעדף ולנהל את הזמן בצורה אפקטיבית. אליעד כהן מציע שיטה המארגנת את המשימות לפי קטגוריות, כך שהמשימות מקבלות סדר עדיפויות מוגדר וברור, מה שמסייע להתמודד עם כמות רבה של משימות בצורה ממוקדת ויעילה. איך לחלק משימות לקטגוריות? השלב הראשון בתהליך תיעדוף המשימות הוא לחלק את המשימות לקטגוריות ברורות. לדוגמה, אם מדובר בניהול עסק, המשימות יכולות להתחלק לקטגוריות כמו: ניהול עובדים, שיווק, הגדלת מכירות, מחשוב, אבטחת מידע ועוד. כל קטגוריה משויכת לתחום עיסוק מסוים, וזה מאפשר להקנות לכל משימה קונטקסט ברור. לאחר החלקת המשימות לקטגוריות, כל קטגוריה מקבלת התייחסות שונה. איך לבחור את הקטגוריה החשובה ביותר? לאחר שהמשימות חולקו לקטגוריות, השלב הבא הוא תיעדוף הקטגוריות עצמן. השאלה המרכזית שצריך לשאול את עצמנו היא: איזו קטגוריה עשויה להביא ... אולי במחשוב ובאבטחת מידע? כל קטגוריה תיבחר לפי מטרות ויעדים אישיים ועסקיים שמנחים את החלטות התיעדוף. מה לעשות כשיש משימות שלא ניתן לתעדף בקלות? לפעמים יש משימות שלא בהכרח משתייכות לקטגוריה החשובה ביותר, אך יכולות להביא תועלת מיידית. לדוגמה, משימה הדורשת זמן מינימלי אך יכולה להניב תוצאה חיובית מידית עשויה להיות חשובה יותר לעשייה מיידית. לכן, גם כאשר יש כמות רבה של משימות והדילמה היא מה לעשות קודם, שיטה של חלוקה לקטגוריות עוזרת להקל על הבחירה. איך לתעדף בתוך כל קטגוריה? לאחר שמחליטים על הקטגוריה בה נתמקד, השלב הבא הוא תיעדוף המשימות בתוך אותה קטגוריה. לדוגמה, אם אנו עובדים על משימות שקשורות לשיווק, נצטרך לשאול את עצמנו: איזו משימה עשויה להביא את התועלת הרבה ביותר ביחס לזמן שיידרש לבצע אותה? כך, נוכל למקד את המשאבים והזמן במשימות החשובות ביותר. אליעד מציע לעבור על כל משימה ולבחון את העלות שלה לעומת התועלת שהיא צפויה להביא, ואז להחליט איזו משימה לבצע קודם. ניהול זמן בצורה אפקטיבית לאחר תיעדוף המשימות וקטגוריות המשימות, יש להקצות זמן לכל משימה בצורה מושכלת. ניהול זמן נכון מחייב לא להיות פזיזים בתהליך, אלא להקדיש מחשבה לכל ... את המטרות בצורה היעילה ביותר. כל משימה מקבלת את הזמן המתאים לה, והדבר נעשה בצורה מתוכננת ולא חפוזה. תיעדוף משימות ניהול זמן תיעדוף קטגוריות סדר עדיפויות הגדרת מטרות איך לתעדף משימות ולנהל זמן בצורה יעילה? כאשר אדם נמצא במצב שבו יש לו הרבה מאוד משימות והוא לא יודע מאיפה להתחיל, ישנן כמה דרכים לעזור לו בתהליך התיעדוף והארגון. אליעד מציע שיטה שמחלקת את המשימות לקטגוריות שונות, דבר שיכול להקל על ההתמודדות עם הכמות הרבה של המשימות. מהם היתרונות של חלוקת משימות לקטגוריות? השלב הראשון הוא לחלק את כל המשימות לפי קטגוריות רלוונטיות. לדוגמה, אם מדובר בעסק, המשימות יכולות להתפצל לקטגוריות כמו: ניהול עובדים, שיווק, הגדלת מכירות, מחשוב, אבטחת מידע ועוד. כל קטגוריה שייכת לתחום מסוים בעסק, והרעיון הוא, להקל על ההתמודדות עם כל המשימות הללו על ידי הצבתן בתוך קונטקסט מסודר וברור. איך לבחור איזו קטגוריה היא הכי חשובה? לאחר שחילקנו את המשימות לקטגוריות, השלב הבא הוא לתעדף את הקטגוריות. השאלה המרכזית שצריך לשאול את עצמנו היא: איזו קטגוריה עשויה להביא לי ... אולי במחשוב ובאבטחת מידע? את התשובה לשאלה זו עלינו למצוא על פי היעדים האישיים והעסקיים שלנו. מה קורה כשיש משימות שאי אפשר לתעדף באופן כללי? החלק המעניין הוא שלפעמים יש משימות מסוימות שלא בהכרח משתייכות לקטגוריה החשובה ביותר, אך יכולות להביא תועלת רבה בטווח הקצר, בעלות זמן נמוכה יחסית. לדוגמה, ... תוצאה חיובית מיידית, זה עשוי להיות משהו שכדאי לעשות דווקא עכשיו. למרות זאת, כאשר יש כמות גדולה מאוד של משימות ואנחנו לא יודעים מאיפה להתחיל, חלוקה לקטגוריות היא שיטה יעילה שמסייעת להבין איזו קטגוריה יכולה להניב את התועלת הרבה ביותר בשלב זה. איך לתעדף בתוך כל קטגוריה? לאחר שמחליטים על הקטגוריה שבה נתמקד, יש לבצע תיעדוף גם בתוך המשימות השייכות לאותה קטגוריה. לדוגמה, אם אנו עובדים על משימות שקשורות לשיווק, עלינו לשאול את עצמנו: איזו משימה בתחום השיווק עשויה להביא את התועלת הרבה ביותר ביחס לזמן שיידרש לבצע אותה? בכך נוכל למקד את המשאבים והזמן שלנו למשימות החשובות ביותר. אליעד מציע לעבור על כל משימה ולבדוק את העלות שלה לעומת התועלת שהיא צפויה להביא, ולאחר מכן ... איזו משימה לבצע קודם. איך לנהל זמן בצורה אפקטיבית? ניהול זמן הוא חלק בלתי נפרד מהתיעדוף. אחרי שמסדרים את המשימות לפי קטגוריות ומבצעים את התיעדוף, השלב הבא הוא לדעת איך לממש את התוכנית. צריך לדעת להקצות זמן לכל משימה, ולא להיות פזיזים בתהליך. זוהי עבודה שדורשת מחשבה, סבלנות ויכולת להעריך את המשאבים הזמינים. תיעדוף משימות ניהול זמן תיעדוף קטגוריות סדר עדיפויות הגדרת מטרות קטגוריות של משימות, לחלק משימות לקטגוריות, שיוך משימות לקטגוריות

... לתפקיד לפני הבנתו, זה מעיד על כך שהוא כנראה עובד לא מספיק איכותי. עובד איכותי ירצה להבין לעומק את המשימות, האתגרים, והדרישות לפני שיקבע אם הוא באמת מתאים. לסיכום, כיצד לנהל ראיון עבודה מוצלח? כדי לנהל ראיון עבודה מוצלח, ...

... תמיד יש בה נקודת אמת כלשהי. כלומר, גם אם התחושה כולה איננה אמת, משהו בתוכה כן אמיתי. במקרה כזה, המשימה הופכת להיות איתור של נקודת האמת בתוך התחושה שהייתה, דבר שיעזור לשחזר לפחות את המרכיב האמיתי שהיה שם. בכך ...

... מיד עם קבלתם. כל מייל שתקבל - יש להחליט מיידית מה לעשות איתו: להעביר אותו למישהו אחר, לשייך אותו למשימה או לסיים את הטיפול בו. ברגע שמטפלים במייל, הוא צריך לצאת מיידית מהאינבוקס ולהעבור לתיקיה מתאימה, כך שנמנע מצב ... מסביר שהמפתח בניהול אפקטיבי של דואר אלקטרוני הוא ההחלטה המיידית על כל מייל. כל אימייל צריך להיות מנותב לפעולה, משימה, או לתיקייה מסוימת. ברגע שמטפלים בו, יש להוציא אותו מהאינבוקס. על פי גישה זו, על העובד או האדם להוציא ... הנכנס, לפי אליעד, היא קריטית לשמירה על סדר ואפקטיביות בעבודת היום - יום. תיבת הדואר הנכנס משמשת כשער לכל המשימות והפניות, ואם לא נתנהל בצורה מסודרת, כל מייל שלא מטופל בזמן יכול לגרום לעיכובים בתהליכים ולהחמיץ פניות חשובות. ניהול ... לכל מייל שנכנס לאינבוקס יש לטפל באופן מיידי ולקבוע מה לעשות איתו. כל מייל צריך להיות מנותב לעבודה או משימה אחרת, או לחלופין להסגר כסיים. ברגע שאתה מטפל במייל, עליך להוציא אותו מהאינבוקס ולהעביר אותו לתיקייה רלוונטית. זה חשוב מאוד, כי אם מיילים נשארים באינבוקס, אתה עלול לשכוח מהם ולפספס משימות או משובים חשובים. האם זה באמת חשוב? ההבנה המרכזית כאן היא, שהתהליך של ניהול מיילים ופעולות הדואר האלקטרוני הוא קריטי כדי למנוע בלגן ותקלות. תיבת הדואר הנכנס היא השלב הראשון של כל המשימות - היא האזור שבו כל הדברים מתחילים. כל מייל שלא מטופל מיד ישאר שם ויעכב את התהליך, ולכן חשוב ... לנהל את תיבת האינבוקס? איך לנהל את המיילים? איך לנהל את הדואר האלקטרוני? איך לנהל את הדואר הנכנס? ניהול משימות

משימות, איך לתת משימות? איך לקבל משימות? איך לנהל עובדים? איך לגרום למשימות להתבצע? איך לגרום לעובד לבצע את המשימות? איך לגרום למישהו לעשות משימה? איך למנוע טעויות בנתינת משימות? הטלת משימות, ניהול עובדים, יעוץ למנהלי עבודה איך לתת ולקבל משימות בצורה נכונה ואפקטיבית? אחת הטעויות הנפוצות בניהול משימות, בין אם מדובר בניהול עובדים ובין אם מדובר במשימות שאתם מקבלים מאחרים, היא חוסר הבנה ותקשורת לא ברורה. אליעד כהן מסביר את הדרך המדויקת כיצד לתת ולקבל משימות בצורה יעילה וברורה, על מנת למנוע טעויות, אי הבנות ובעיות עתידיות. מדוע מתרחשות טעויות בתקשורת לגבי משימות? הסיבה המרכזית לטעויות בתקשורת היא ההנחה שהצד השני הבין בדיוק את מה שהתכוונתם לומר. לדוגמה, מנהל מסביר לעובד: אני רוצה שתטפל במשימה מסוימת, העובד מהנהן ואומר הבנתי, אך בפועל הוא מבצע משהו אחר לגמרי ממה שהתכוון המנהל. מדוע זה קורה? כי לא נעשתה פעולה של וולידציה, כלומר, אימות של ההבנה ההדדית. לכן, בכל פעם שאתם נותנים למישהו משימה, לא מספיק להסביר לו מה צריך לעשות. אתם חייבים מיד לאחר ההסבר לשאול אותו: מה הבנת? מה אתה הולך ... השאלה מה הבנת? היא בעצם כלי עוצמתי וחשוב שיכול לחסוך הרבה מאוד כאב ראש ובעיות בעתיד. כיצד לעשות וולידציה במשימות? כאשר אתם נותנים לעובד או למישהו אחר משימה, ההליך הנכון הוא: לתת הסבר ברור על מהות המשימה ומה בדיוק נדרש לבצע. לבקש מהאדם לחזור על ההבנה שלו. שואלים אותו בפשטות: אוקיי, מה הבנת שאתה צריך לעשות? ... שהוא נותן אכן מתאימה למה שהתכוונתם. במידת הצורך, לתקן או להבהיר שוב. לוודא גם לגבי לוח הזמנים המדויק לביצוע המשימה - מתי זה יבוצע ומה הציפייה שלכם. למשל, אם אמרתם לעובד שצריך להכין דוח מסוים עד סוף היום, שאלו ... את הדוח, ומה בדיוק הוא יכלול?. הפעולה הזו נקראת ולידציה והיא יוצרת עימות חיובי שמונע אי הבנות. איך לקבל משימות בצורה נכונה? גם כאשר אתם אלו שמקבלים את המשימה מאחרים, אל תניחו שהבנתם את המשימה בדיוק כפי שהכוונה הייתה. אם מנהל או מישהו אחר נתן לכם משימה, חשוב לבצע את אותה ולידציה בדיוק, רק בצורה הפוכה. אמרו למנהל: רגע, אני רוצה לוודא שהבנתי אותך נכון. אתה ... אנשים נתקלים בהמשך בבעיות רבות ובוויכוחים מיותרים, כי בסופו של דבר מתברר שהם לא באמת הבינו בצורה מדויקת את המשימה. האם ביצוע וולידציה הוא באמת הכרחי? אליעד כהן מדגיש שאנשים חושבים שהם לא צריכים לעשות זאת, אך ברגע שהם חווים פעם אחת או יותר תסכולים כתוצאה ממשימה שלא הובנה כראוי, הם מבינים שהיו יכולים למנוע את הטעות מראש על ידי פעולה פשוטה זו. דווקא פעולה קטנה ... מיותרת או טיפשית, היא שמונעת אי הבנות גדולות בהמשך. ההמלצה היא להפוך את התהליך הזה לשגרה, כחלק אינטגרלי מתקשורת המשימות שלכם. ככל שתטמיעו את השאלה מה הבנת? בשגרה שלכם, כך תמנעו יותר ויותר טעויות ותשפרו את התקשורת עם העובדים, ... הוולידציה להרגל קבוע, אתם יוצרים סביבה של תקשורת ברורה ואפקטיבית. עובדים מבינים בדיוק מה מצופה מהם, מנהלים יודעים בוודאות שהמשימות שהטילו מובנות כהלכה, והכל נעשה באופן מסונכרן וברור. זה מפחית מאוד את כמות הטעויות, מונע בזבוז זמן ומשאבים, ויוצר ... תרגישו גם פחות תסכול ותתמודדו עם הרבה פחות קונפליקטים מיותרים. לסיכום, השיטה הפשוטה והאפקטיבית ביותר לוודא ביצוע נכון של משימות היא תמיד לשאול ולבדוק את ההבנה ההדדית. השאלה מה הבנת? היא כלי רב - עוצמה ופשוט מאוד ליישום, שיכול לשנות לחלוטין את איכות התקשורת שלכם בעבודה ובחיים בכלל. ניהול משימות איך לתת משימות לעובדים? ניהול עובדים בצורה אפקטיבית איך למנוע טעויות בתקשורת? מה זה וולידציה בתקשורת? איך לנהל משימות ולהימנע מטעויות בתקשורת? כיצד לוודא שהמשימות מבוצעות בצורה נכונה ואפקטיבית? המשימה הראשונה בניהול משימות היא לוודא שהבנתם אחת את השנייה בצורה ברורה. כאשר אתם נותנים משימה למישהו או מקבלים משימה ממישהו, חשוב לבצע ולידציה. מה זאת אומרת? פשוט לאמת את ההבנה ההדדית של המשימה. כאשר אתם נותנים למישהו משימה, לאחר שאתם מסבירים לו את מה שצריך לעשות, השלב הבא הוא לשאול אותו: מה הבנת? מה המשימה שלך? זו ... של דבר תראו פחות טעויות ותשפרו את התקשורת שלכם עם עובדים ועמיתים לעבודה. בנוסף, זה יקל עליכם לבצע את המשימות בצורה מדויקת יותר, וכך תימנעו מבעיות בתיאום הציפיות. ניהול משימות איך לתת משימות ניהול עובדים איך למנוע טעויות בתקשורת וולידציה בתקשורת

... מצויינות בעבודה, התייעלות ארגונית מהן הטעויות הנפוצות בניהול עובדים? הרבה מנהלים עושים את הטעות לחשוב שהם צריכים להבטיח שכל משימה שהעובדים שלהם מבצעים תהיה מושלמת, דבר שגורם להם להתערב ולהשקיע יותר זמן בעבודת העובדים, במקום להתמקד בניהול הארגון ובמשימות החשובות יותר. אליעד כהן מציין שזו טעות נפוצה מאוד, שכן לעיתים התמקדות במושלמות של כל משימה יכולה להוביל לניהול לא אפקטיבי ולבזבוז זמן. למה לא לרצות שהעובד יעשה את העבודה הכי טוב? הבעיה היא שבמקום להתרכז בתוצאה הכוללת של העסק, המנהל ממקד את תשומת הלב בפרטים הקטנים. הוא רוצה שהעובדים יבצעו כל משימה בצורה הכי טובה, אבל למעשה מה שחשוב יותר זה איך להשקיע את הזמן והמאמצים של העובד בצורה שתביא לתוצאה העסקית הטובה ביותר. לפעמים, כאשר הזמן והמשאבים המושקעים במימוש מושלמות המשימה גבוהים מאוד, אפשר להסתפק במימוש טוב פחות של המשימה ולפנות זמן לעשיית דברים אחרים שיביאו תועלת רבה יותר לארגון. איך מתמודדים עם הציפיות לשלמות? הצלחה של העסק לא תמיד תלויה בשאיפה לשלמות בכל משימה, אלא במיקוד משאבים בצורה חכמה. ישנם מקרים שבהם שיפור משימה אחת בצורה מושלמת יכול לדרוש משאבים כה גדולים שהם לא משתלמים בהשוואה לתועלת הכוללת שתהיה לארגון. אם המנהל לא מבצע התערבות מיותרת במשימות העובדים, הוא יכול להתפנות לניהול אסטרטגי ולהשקיע את הזמן והמשאבים במקומות שיביאו את התועלת הרבה ביותר. מהם היתרונות של ... מיותרת? כאשר המנהל לא מתערב בצורה מיותרת בעבודת העובדים, הוא מאפשר להם לפתח את כישוריהם ולקחת יותר אחריות על המשימות שלהם. במקביל, המנהל יכול להתמקד בניהול אסטרטגי ובפעולות שיביאו ערך גבוה יותר לארגון. התערבות מיותרת עלולה לגרום לכך שהמנהל לא יוכל להקדיש זמן למשימות החשובות יותר, ובסופו של דבר זה עלול לפגוע ביעילות ובתפוקה הכוללת של הארגון. מהו תפקיד המנהל בארגון? המשמעות של ניהול אפקטיבי היא התמקדות בתוצאה הכוללת ולא בהחמרה על משימות יומיומיות. המנהל צריך להבין שהצלחת העסק תלויה ביכולת שלו למקד את המשאבים במקומות הנכונים ובפיתוח אסטרטגיות שמובילות לתוצאות טובות ... לרצות שהעובד יעשה את העבודה הכי טוב? אליעד מתאר את הטעות הנפוצה של מנהלים המאמינים שעליהם לדאוג לכך שכל משימה שתבוצע על ידי העובדים תהיה מושלמת. במילים אחרות, הם רוצים שהעובדים יעמדו בסטנדרטים הגבוהים ביותר ויבצעו את המשימות בצורה המושלמת ביותר, מה שלדבריו הוא לא תמיד נכון. הטעות המרכזית שנעשית כאן היא שבמקום להתרכז בתוצאה הכוללת של העסק, המנהל מתמקד בפרטים הקטנים, בעוד שהוא לא תמיד מודע לכך שלפעמים עשיית משימה בצורה טובה ולא בהכרח הכי טובה יכולה להניב יותר תועלת. אליעד מסביר שלפעמים השקעת זמן ומאמץ רבים במשימה אחת יכולה למשוך את המנהל לתוך עבודה של העובד, דבר שגורע ממנו את הזמן והיכולת להתמקד במשימות אחרות שיכולות להביא תועלת רבה יותר לארגון. מהו ניהול נכון של עובדים? המנהל צריך להבין שהצלחה של העסק לא תלויה תמיד באיך שהמשימות מבוצעות, אלא באיך שהוא ממקד את המשאבים. אם המנהל מצפה שהעובדים שלו יבצעו כל משימה בצורה הכי טובה, הוא עלול להיגרר לעבודה של העובדים ולבזבז זמן יקר על משימות שיכולות להתבצע באופן סביר תוך פיקוח מועט. הכוונה כאן היא לא לעודד הזנחה, אלא למצוא את האיזון בין הציפיות לתוצאה לבין הזמן שהמנהל יכול להשקיע בכל משימה. מה לעשות כאשר רוצים לשפר את התוצאה, אבל המחיר גבוה מדי? במקרים מסוימים, העלות של שיפור משימה לא בהכרח משתלמת. כאשר העלות של לבצע משימה בצורה מושלמת גבוה יותר מאשר לבצע אותה באופן טוב, כדאי להסתפק במצב הנוכחי. לפעמים עדיף לא להעמיס על העובד בניסיון להגיע לשלמות, אלא להשאיר אותו להתמקד במשימות שיביאו יותר תועלת לעסק. מהם היתרונות בהפסקת ההתערבות המנהלית? אם המנהל לא ייתן לעובד את המרחב לביצוע המשימה באופן עצמאי, הוא עלול למנוע ממנו את ההזדמנות לפתח את הכישורים והיכולת שלו. ההתערבות המיותרת יכולה להוביל לכך שהמנהל לא יוכל להתמקד במשימות הקריטיות יותר עבור הצלחת הארגון. דחיפת המנהל להבטיח שהעובד עושה את העבודה בצורה הכי טובה יכולה להשפיע על ההתייעלות ... באופן מיטבי. מהו תפקיד המנהל בארגון? המנהל צריך להתמקד בניהול אסטרטגי שיביא תועלת רבה יותר לארגון, ולא בהחמרה על משימות יומיומיות שאפשר לתת לעובדים לבצע בעצמם. זה לא אומר להזניח את איכות העבודה, אלא להבין שלפעמים המיקוד במה הכי ... הסמכות וניהול אצלת סמכויות למה לא לרצות שהעובד יעשה את העבודה הכי טוב? למה לא לרצות שלמות בארגון? לעשות משימות בצורה מושלמת, גישות ניהוליות, לעשות את הטוב ביותר, לעשות את הדברים בצורה הכי טובה, לעשות את הדברים הכי טובים, ...

... אחר בארגון, שאינו המנהל הישיר, מראיין ומקבל אותו לעבודה, ייתכן מצב בעייתי מאוד: כאשר העובד יעשה טעויות או ייכשל במשימותיו, המנהל הישיר עשוי לטעון שלא הוא בחר אותו, ולכן אין זו אשמתו. זה יוצר בעיית אחריות ברורה. לעומת זאת, ...

ניהול ארגונים, משימות בארגון, תפקידו של המנהל בארגון, חלוקת תפקידים בארגון, איך לחלק את התפקידים בארגון? מי אמור לעשות מה בארגון? מבנה עץ ארגוני, מבנה כוח האדם בארגון, מי אמור לעשות משימות בארגון? חלוקת המשימות בארגון מהו התפקיד העיקרי של המנהל בארגון? התפקיד המרכזי של המנהל בארגון הוא לבצע כמה שיותר משימות שרק הוא יכול לבצע, וכמה שפחות משימות שגם אחרים מסוגלים לבצע. כאשר המנהל מתלבט איזו משימה עליו לעשות מתוך אותן משימות ייחודיות, עליו לבחור תמיד במשימה שתביא את התועלת הרבה ביותר לארגון. הרעיון המרכזי הוא שלכל עובד בארגון, ובמיוחד למנהל, יש משימות ספציפיות שאם הוא לא יעשה אותן, אף אחד אחר לא יבצע אותן בצורה מספקת או בכלל. איך נכון לחלק משימות בין עובדים בארגון? חלוקת המשימות בארגון צריכה להיעשות לפי היכולות של כל עובד ולפי מידת הייחודיות של המשימות השונות: אם יש עובד אחד ומשימה אחת - ברור שהעובד יבצע את המשימה הזאת. אם יש עובד אחד ושתי משימות - העובד יבצע את המשימה שתביא הכי הרבה ערך לארגון. אם יש שני עובדים ומשימה אחת - העובד שיכול לבצע את המשימה בצורה הכי טובה הוא שיבצע אותה. אם יש שני עובדים ושתי משימות, ושני העובדים יכולים לבצע את שתי המשימות באותה הרמה - כל אחד יכול לבחור באיזו משימה ירצה לעסוק. אם יש שני עובדים ושתי משימות, אך את המשימה הראשונה שני העובדים יכולים לבצע, ואת המשימה השנייה יכול לבצע רק אחד מהם - במקרה כזה ... כך לא יהיה מצב שבו עובד אחד פנוי ועובד אחר עמוס יתר על המידה. מה עושים כאשר ישנן שלוש משימות לשני עובדים? במקרה בו יש שני עובדים ושלוש משימות, כאשר את המשימה הראשונה יכולים לבצע שני העובדים ואת שתי המשימות הנוספות יכול לבצע רק עובד אחד, התכנון יהיה כך: את המשימה הראשונה יבצע העובד הראשון שיכול לעשות רק אותה. את שתי המשימות הנוספות יבצע העובד השני, שרק הוא יכול לבצע אותן, ובתוך אותן שתי משימות עליו לתעדף את המשימה שתביא הכי הרבה תועלת לארגון. כיצד להתמודד עם מצב בו המנהל יכול לבצע משימה בצורה ... שגם המנהל וגם העובד יכולים לבצע, אבל המנהל מסוגל לעשות אותה ברמה גבוהה יותר, חשוב להסתכל על המשימה כשתי משימות נפרדות: משימה אחת ברמת ביצוע בסיסית שהעובד יכול לבצע (למשל ב - 50% מהיכולת המקסימלית). משימה שנייה של שיפור, ... עדיף לו לעשות משימה אחרת, שרק הוא מסוגל לבצע ושתביא לארגון תועלת רבה יותר. כיצד מנהל צריך להחליט אילו משימות לבצע בעצמו ואילו להאציל לעובדים? המנהל צריך באופן עקבי לשאול את עצמו: האם את המשימה הזאת יכול לבצע גם מישהו אחר? אם התשובה חיובית, עדיף לתת לאותו עובד לבצע את המשימה. אם העובדים מבצעים משימות בצורה פחות טובה מהמנהל, עליו לשקול האם שיפור העבודה שלהם חשוב יותר ממשימה ייחודית אחרת שרק הוא מסוגל לעשות. בכל מצב המנהל צריך לתעדף את אותן משימות שיביאו את הערך המקסימלי לארגון ושרק הוא יכול לבצע אותן, כדי לא לבזבז את זמנו על משימות שאחרים יכולים לבצע גם אם ברמה מעט נמוכה יותר. למה חשוב שהמנהל לא יבצע משימות שגם עובדים יכולים לעשות? בארגונים רבים מנהלים נוטים לעשות משימות שגם עובדים אחרים מסוגלים לבצע, ולעיתים אפילו בצורה טובה יותר. זו טעות נפוצה שמורידה את היעילות של הארגון, מכיוון שכאשר המנהל עושה משימות פשוטות, הוא מונע מעצמו לבצע את המשימות החשובות ביותר, אלו שרק הוא יכול לבצע, כגון קבלת החלטות אסטרטגיות או תכנון ארוך טווח. לדוגמה, אם המנהל יכול ... לארגון תהיה גדולה יותר אם המנהל ינהל את המשא ומתן במקום לכתוב את הדוח בעצמו. מהי הנוסחה לחישוב חלוקת המשימות בארגון? ישנה נוסחה פשוטה וברורה לחלוקת משימות בארגון: קודם כל, לזהות את כל המשימות בארגון. לזהות אילו משימות יכול לבצע כל עובד, ובאיזו רמה. את המשימות שיכולים לבצע כמה עובדים, להאציל לאלו שאין להם יכולת לבצע משימות ייחודיות אחרות. משימות שרק אדם אחד יכול לבצע יוטלו על אותו אדם באופן מיידי. המנהל יבצע רק משימות שהוא היחיד שמסוגל לבצע, או משימות שתרומתן לארגון גבוהה בהרבה אם הוא יבצע אותן בעצמו. חשוב לזכור שלא מספיק לעשות דברים טוב - צריך לעשות את הדברים הטובים ביותר לארגון, לפי סדר עדיפויות ברור ומדויק. איך לנהל צוות? איך לחלק משימות לעובדים? מהו תפקיד המנהל בארגון? איך להיות מנהל טוב? איך לחלק את התפקידים בארגון? ייעוץ ארגוני איך להקצות משימות לעובדים? תפקידו של המנהל בארגון שלום חברים, הפעם נסביר לגבי תפקידו של המנהל בארגון - מה הוא אמור לעשות, ... לעובדים, ולכל ארגון שבו יש מספר עובדים. נדון בשאלה איך לדעת מה כל עובד אמור לעשות, איך לסדר את המשימות של הארגון בהתאם לעובדים, ואיך לבצע חלוקת משימות באופן מיטבי. מהו תפקידו של המנהל? התשובה הבסיסית היא שהמנהל צריך לעשות כמה שיותר משימות שרק הוא יכול לבצע, ...

... נראה שלמנהל בכיר יש את כל הסמכות לפנות ישירות לעובד שנמצא תחת מנהל בדרג ביניים, ולתת לו הוראות או משימות באופן ישיר. הרי באופן טבעי, ככל שהמנהל בכיר יותר בהיררכיה, כך יש לו יותר סמכויות. עם זאת, למרות הסמכות ... 3), מנהל ביניים (רמה 2), ועובד (רמה 1) - המנהל הבכיר פונה ישירות לעובד ברמה 1 ומבקש ממנו לבצע משימה מסוימת. בפעולה זו הוא בעצם עוקף את המנהל בדרג הביניים (רמה 2), שנמצא בין המנהל הבכיר לעובד. מדוע עקיפת ... סדר בארגון, כי היא פוגעת באחריות ובסמכות של מנהלי הביניים. לדוגמה, אם המנהל הבכיר פנה ישירות לעובד ונתן לו משימה, והמנהל הישיר של אותו עובד מגיע ושואל את העובד מדוע לא ביצעת את המשימות שלך?, אז העובד יכול לענות לו לא ביצעתי את המשימות כי המנהל שמעליך נתן לי משימות אחרות. המנהל בדרג הביניים, בתגובה, יכול לומר למנהל הבכיר שהסיבה שהעובד שלו לא מבצע את המשימות שלו היא בגלל התערבותו הישירה של המנהל הבכיר, ואז למעשה נוצרת בעיה כפולה: המנהל בדרג הביניים מאבד את הסמכות ... לדרג הניהולי שנמצא תחתיו באופן ישיר, ואינו מדלג על אף דרג בדרך. לדוגמה, אם מנהל בכיר ברמה 3 זקוק למשימה ספציפית מעובד שנמצא ברמה 1, עליו לפנות תחילה למנהל בדרג הביניים (רמה 2), להסביר לו מה הוא צריך, והמנהל ... הבעיה כשמנהל לוקח על עצמו את תפקידי העובד? בעיה נוספת, דומה מאוד, מתרחשת כאשר מנהל מבצע באופן ישיר את המשימות של העובד הכפוף לו, או כאשר הוא לוקח על עצמו תפקידים שנמצאים באחריות העובד. למרות שלמנהל יש את הסמכות לעשות זאת, הוא בעצם יוצר בכך בלאגן, כי העובד יאשים אחר כך את המנהל בכך שהפריע לו לבצע את המשימה שלו כראוי. העובד מאבד אחריות והופך לפחות עצמאי ופחות אפקטיבי, והמנהל לא יכול לאחר מכן להאשים את העובד אם ... מנהלים עדיין עוקפים סמכויות למרות הנזק? לעיתים מנהלים בכירים עוקפים סמכויות כי הם חושבים שכך קל ומהיר יותר לבצע משימות, אך בפועל הם גורמים ליותר נזק מתועלת. התפיסה היא שאם הם צריכים משהו דחוף מהעובד, קל יותר לפנות ישירות ... לעיתים קרובות הוא שהמנהל הבכיר פונה ישירות לעובד במקום לעבור דרך המנהל שתחתיו. כאשר המנהל הבכיר (רמה 3) מבקש משימה מעובד ברמה 1, הוא עוקף את מנהל הביניים (רמה 2). למה זה בעייתי? כאשר המנהל עוקף את המנהל שמתחתיו, ... הביניים בא לעובד ושואל - למה לא עשית את העבודה שלך? 2. העובד משיב - המנהל הבכיר נתן לי משימה אחרת. 3. עכשיו, מנהל הביניים לא יכול להאשים את העובד, כי המנהל הבכיר נתן הוראות ישירות לעובד מבלי לעדכן ... המנהל הישיר שלו. למרות שיש לך את הסמכות לפנות ישירות לעובד, אל תעשה זאת! אם אתה צריך שהעובד יבצע משימה, פנה למנהל הביניים ותן לו את ההנחיות. הוא זה שצריך לפנות לעובד ולנהל אותו. היתרונות של גישה זו: שומרים ... בעבודה. המנהלים בדרגי הביניים שומרים על הסמכות שלהם. העובדים יודעים בדיוק למי להקשיב. לא נוצר מצב שבו עובד מקבל משימות מכמה כיוונים. דוגמה נוספת: נניח שיש לך עובד אחד בלבד תחתיך, ואתה אחראי עליו. אם אתה תתחיל לבצע את המשימות שהוא אחראי עליהן בעצמך, יווצר בלבול. העובד לא יבין מה תפקידו, לא יוכל לקחת אחריות, ואחר כך, כשהעבודה תתעכב, ... נוצר כאוס. העובד בדרג הנמוך יכול לתרץ שהוא לא הקשיב למנהל הישיר שלו כי מנהל בכיר יותר נתן לו משימה אחרת. כך, מנהל הביניים מאבד שליטה, העבודה מתעכבת, ובסוף הכל מתבלגן. לסיכום: שמרו על ההיררכיה הניהולית. אל תעקפו סמכויות. ... לעובד באופן ישיר, לפנות לעובד דרך המנהל שלו, מי המנהל הישיר של העובד? מי אחראי לנהל את העובד? הקצאת משימות לעובד

... מנהלים בארגונים היא כאשר המנהל מבצע את העבודה של העובדים במקום אותם העובדים. במקרים רבים, מנהלים רואים עובדים שמבצעים משימות מסוימות לא בצורה אידיאלית, ומחליטים להתערב ולעשות את העבודה בצורה מושלמת יותר, אפילו אם הם מבצעים אותה בצורה טובה ... חמורה. המנהל לא אמור לבצע את העבודה של העובד. תפקידו של המנהל הוא לנהל את הארגון, לא להתערב בביצוע משימות יומיומיות של העובדים. כאשר המנהל מתערב בעבודת העובדים, הוא בעצם לא מבצע את תפקידו האמיתי, דבר שמפחית את יעילות ... במקום להיות הפתרון. למה המנהל לא צריך לעשות את העבודה של העובד? המנהל לא צריך לקחת על עצמו את משימות העובדים, גם אם הוא מבצע אותן בצורה טובה יותר. תפקידו של המנהל הוא לנהל את כל האופרציה הארגונית - ... ניהול הארגון והכוונת העובדים להצלחה בטווח הארוך. למעשה, המנהל שמבצע את העבודה במקום העובד, מפסיד זמן שהיה יכול להקדיש למשימות אסטרטגיות אחרות כמו תכנון עתידי, קבלת החלטות ניהוליות, עבודה מול לקוחות, ומעקב אחרי הביצועים הכוללים של הארגון. מה המנהל ... את הכלים הדרושים לשיפור ביצועיהם. הוא יכול להעניק להם הדרכות מקצועיות, לקבוע נהלים ברורים ולקבוע דרכים שבהן יש לבצע משימות. הוא יכול לעזור לעובדים לפתח את כישוריהם ולספק להם את התמיכה הדרושה, אך לא להיות מעורב בעבודת היום - ... העובדים. המשמעות היא שהמנהל צריך להשקיע זמן בניהול הכולל, ולא בהשגת מצוינות בביצוע מטלות פרטניות. אם המנהל עוסק בביצוע משימות קטנות, הוא למעשה יוצר תלות מוגזמת בו ומונע מהעובדים להפיק את המיטב מהפוטנציאל שלהם. הדבר גם פוגע ביכולת הצמיחה ... שכן כישוריו של המנהל לא מנוצלים במלואם כאשר הוא עוסק בהדרכה ובניית צוותים. למה חשוב לא להפריע לעובדים בביצוע המשימות? כאשר המנהל מבצע את העבודה של העובדים, גם אם זה נעשה בצורה טובה יותר, הארגון בכללותו מפסיד. זמן המנהל ... להיות מוקדש לניהול אסטרטגי, יצירת קשרים עם לקוחות, קבלת החלטות גבוהות, ושיפור ביצועי הארגון באופן כללי. אם המנהל מתמקד במשימות פרטניות, הוא מפספס את האפשרות להוביל את הארגון קדימה ולממש את מטרותיו הרחבות. המנהל צריך לחשוב על הדרך בה ... הכלים והמשאבים הנדרשים כדי לפתח את כישוריהם של העובדים. מה תפקידו של המנהל בעצם? תפקיד המנהל לא מסתכם בניהול משימות שדורשות מיומנויות טכניות בלבד. המנהל אמור לנהל את הארגון כך שיתאפשר לו לגדול ולהתפתח. המנהל אחראי להנחות את העובדים, ... שהעובד יעשה את העבודה בצורה פחות טובה, כדי לאפשר למנהל להקדיש את מרצו לפיתוח הארגון ולקידום מטרותיו. לא כל משימה דורשת ביצוע מושלם. לפעמים, מספיק שהעובד יבצע את העבודה בצורה טובה, כל עוד יש לו את הכלים ללמוד ולהשתפר ... את העבודה של העובד במקום העובד, ובמקרים רבים - עושה זאת טוב יותר מהעובד. כשמנהל רואה עובד שמתמודד עם משימה מסוימת, הוא עשוי להרגיש שהמשימה לא מתבצעת בצורה הטובה ביותר ולפעמים יבחר לקחת אותה על עצמו ולבצע אותה בצורה מושלמת. לדוגמה, אם עובד כותב ... אמור לבצע את העבודה של העובד. תפקיד המנהל הוא לנהל את הארגון, ולא להיות מעורב ברמות המיקרו של ביצוע משימות העובדים. כאשר המנהל עוסק בעבודת העובדים, הוא בעצם לא מבצע את תפקידו האמיתי. למה המנהל לא צריך לעשות את העבודה של העובד? המנהל לא אמור להיות מעורב בביצוע המשימות של העובדים, גם אם הוא עושה זאת בצורה טובה יותר. כשמנהל מתערב בתהליך העבודה של עובד, הוא בעצם לא ... את העבודה במקום העובד, הוא מפספס את מטרת התפקיד שלו. עבודתו של המנהל היא לנהל, וכאשר הוא עוסק בביצוע משימות שביכולת העובד לעשותן, הוא מפספס את ההזדמנות להוביל את הארגון לשלב הבא ולממש את מטרותיו האסטרטגיות. בכך, הוא הופך ... את העובדים וייתן להם את הכלים הדרושים לשיפור ביצועיהם. המנהל יכול לספק הדרכות, לקבוע את הדרך בה יש לבצע משימות, ולעזור לעובדים לפתח את כישוריהם. אולם, הוא לא צריך להיכנס לעבודה עצמה ולהיות מעורב ברמות המיקרו של ביצוע משימות יומיומיות. אם המנהל עוסק בביצוע משימות קטנות ולא במתן הכוונה לעובדים או קביעת מדיניות ניהולית ברמה גבוהה, הארגון לא יוכל להרוויח מהכישורים והפוטנציאל של המנהל. ... שכן זה יוצר תלות מוגזמת במנהל ומפחית את יכולת הצמיחה של העובדים. למה זה חשוב לא להפריע לעובדים בביצוע המשימות? אם המנהל מבצע את העבודה של העובדים, גם אם זה נעשה בצורה טובה יותר, הארגון בכללותו מפסיד. המנהל יכל ... יש ערך גבוה יותר למנהל כשהוא מתמקד בניהול, תכנון והכוונה, במקום להתערב בעבודת העובדים. במקום שהמנהל יחשוב כיצד לשפר משימה פרטנית, עליו לחשוב כיצד להבטיח שכל העובדים יבצעו את משימותיהם בצורה הטובה ביותר באופן כללי. על המנהל לתכנן את תהליכי העבודה, להדריך ולתמוך בעובדים, ולוודא שיש לארגון את הכלים ... כדי לפתח את הפוטנציאל של כל אחד מהעובדים. מה תפקידו של המנהל בעצם? תפקיד המנהל לא מסתכם רק בהשלמת משימות שדורשות יכולות טכניות. המנהל צריך לנהל את הארגון באופן שמאפשר לו לגדול ולשגשג. הוא אחראי להנחות את העובדים, לפתח ... לפתח את יכולותיו ולקדם את מטרותיו. האם תמיד צריך שהעובד יעשה את העבודה פחות טוב? לפעמים, עדיף שהעובד יבצע משימה בצורה פחות טובה, כדי שהמנהל יוכל להשקיע את מרצו בניהול ובקידום הארגון. לא כל עבודה צריכה להיות מושלמת. לפעמים, ...