... ריבוי משימות, ניהול מספר משימות בו זמנית, משימה בתוך משימה, איך לנהל מספר משימות בו זמנית? איך לנהל את הזמן? איך המוח מנהל מספר משימות? איך לבצע מספר משימות בו זמנית ביעילות? ניהול זמן, התייעלות, להתייעל איך לנהל מולטיטסקינג בצורה היעילה ביותר? אחת הבעיות המרכזיות איתן מתמודד האדם כאשר הוא מנהל משימות רבות בו זמנית, היא היכולת לנהל ולזכור את כולן בצורה אפקטיבית. אליעד כהן מסביר שכאשר אדם מתחיל לבצע משימה, פעמים רבות תוך כדי ביצועה נכנסת משימה חדשה. בשלב זה האדם נמצא בצומת החלטה - האם להמשיך במשימה הראשונה או לעבור למשימה החדשה. מדוע ריבוי משימות הופך למורכב במוח האנושי? כאשר האדם עסוק במשימה אחת ופתאום נכנסת משימה נוספת, לכאורה יש שתי משימות בלבד. אך בפועל, לדברי אליעד כהן, יש שלוש משימות שונות המכבידות על המוח: המשימה הראשונה שעסוקים בה כעת. המשימה החדשה שנכנסה כרגע ודורשת התייחסות. המשימה השלישית שהיא לזכור שיש משימה שנדחתה, ושיש לבצע אותה מאוחר יותר. לדוגמה, אם האדם צריך ללכת לסופר ובאמצע אומרים לו ללכת לבנק, פתאום הוא צריך לזכור לא רק שתי משימות, אלא שלוש: ללכת לבנק, ללכת לסופר, ולזכור את המשימה הנדחית. מורכבות זאת מתעצמת כאשר נכנסת עוד משימה חדשה. איך הכי יעיל לנהל מספר משימות במקביל? לפי אליעד כהן, הדרך הטובה ביותר לניהול יעיל של מספר משימות היא לבצע הערכה של דחיפות וחשיבות המשימות. האדם צריך לשאול את עצמו מה יותר דחוף והכרחי, ואז לבחור באיזו משימה להתמקד. לדוגמה, אם המשימה החדשה שהגיעה היא דחופה יותר מזאת הנוכחית, על האדם לעצור את הנוכחית ולבצע את החדשה. אבל כאן יש נקודה חשובה מאוד - אליעד מדגיש שבשלב הזה חובה על האדם לרשום את המשימות הנוספות שנדחו. כך, המוח מתפנה להתרכז ב

... יומן משימות, ניהול משימות , ניהול זמן, ניהול רשימת משימות, לסגור משימות, מחיקת משימות, למחוק משימות, סדר וארגון משימות, לא לפתוח משימות סגורות, לא לסגור משימות פתוחות, סגירת משימה, פתיחת משימה, ניהול זמן, ניהול ארגוני איך לנהל יומן משימות בצורה יעילה באמת? כדי לנהל יומן משימות באופן יעיל, אליעד כהן מסביר שישנם שני עקרונות חשובים ומשלימים שצריך להקפיד עליהם. אף שהם עשויים להיראות מנוגדים זה לזה, הם למעשה מאזנים אחד את השני ותורמים לניהול זמן נכון ולמניעת עומס ובלבול. מהו עקרון לא לסגור משימות פתוחות? העיקרון הראשון בניהול יומן משימות הוא לא לסגור אף פעם משימה שעדיין פתוחה או שעדיין דורשת טיפול. הטעות הנפוצה היא לסמן משימה כסגורה למרות שהיא עדיין לא טופלה בפועל. מצב כזה יכול להוביל להזנחה של משימות חשובות, כיוון שהמוח מפסיק לראות את המשימה. באופן פשוט, כל משימה שעדיין זקוקה לפעולה חייבת להישאר פתוחה וגלויה ברשימה, כדי לא לפספס אותה בטעות. לדוגמה, אם יש לך משימה לשלוח מייל חשוב, אסור לסמן אותה כסגורה עד שהמייל אכן נשלח. סגירת משימות שעדיין פתוחות גורמת לבלבול ומובילה להחמצה של דברים חשובים. למה חשוב לא להשאיר משימות שסיימנו פתוחות? העיקרון השני, ההפוך אך המשלים לראשון, הוא לא להשאיר משימות ברשימה אחרי שסיימנו לטפל בהן. הרבה אנשים משאירים ברשימת המשימות שלהם דברים שכבר ביצעו, לעיתים כדי לראות כמה הספיקו. אולם, פעולה זו יוצרת עומס מיותר על המוח. אליעד מדגיש שהמוח שלנו עובר שוב ושוב על רשימת המשימות, וכשהוא נתקל במשימה שכבר הושלמה, הוא מבצע פעולת עיבוד מיותרת: המשימה הזו הסתיימה, את זה כבר עשיתי, וכך הוא מתעייף ללא צורך. איך משימות מיותרות ברשימה משפיעות על יעילות העבודה שלנו? לפי אליעד, כשאנחנו משאירים משימות סגורות ברשימה, אנחנו יוצרים עומס קוגניטיבי שמוריד את היעילות הכללית שלנו. המוח שלנו מתעייף ...

... אחרי משימות, אחריות ניהולית, מי אחראי על ביצוע המשימה? ניהול משימות, אחריות על ביצוע משימה, יצירת משימה ארגונית, משימות ניהוליות, איך לנהל עובדים? ניהול מנהלים, האצלת סמכויות, העברת סמכויות, העברת אחריות, פיקוח על משימות מי אחראי באמת על ביצוע המשימה בארגון? כאשר מנהל או אחראי נותן לעובד משימה, התהליך הניהולי אינו מסתיים בנקודת העברת המשימה לעובד. אליעד כהן מסביר שאומנם האחריות הישירה לביצוע המשימה עוברת לעובד, אך האחריות הכוללת להשלמת המשימה בצורה תקינה עדיין מוטלת על מי שנתן את המשימה, כלומר, על המנהל. זהו עיקרון חשוב ביותר בניהול משימות וארגון עבודה: ברגע שנתת משימה, נולדה לך משימה חדשה - משימת המעקב והפיקוח על ביצועה. הדבר דומה למערכת כפולה של אחריות: מצד אחד, העובד אחראי לבצע את המשימה, ומצד שני, המנהל אחראי לוודא שהעובד אכן מבצע את המשימה כפי שנדרש. מדוע שגר ושכח הוא גישה שגויה בניהול משימות? אליעד כהן מדגיש ומסביר את הטעות הנפוצה בניהול משימות - גישת שגר ושכח, שבה מנהלים חושבים שברגע שנתנו משימה, הסתיימה אחריותם עליה. הטעות היא בהנחה שהעובד בוודאות יטפל במשימה כהלכה ללא צורך במעקב. בפועל, כאשר מנהל מפסיק לעקוב אחרי המשימה, הוא בעצם מפקיר אותה, ומשאיר את התוצאות בידי המזל או הרצון הטוב של העובד. לדוגמה, אם המנהל נותן לעובד משימה לארגן פגישה או לייצר דוח מסוים, ברור שהעובד אחראי לביצוע המשימה, אך אם המנהל לא יבדוק שהמשימה אכן בוצעה או מה מצבה, אין שום ערובה שהמשימה תתבצע במועד או באופן הנדרש. לפיכך, הגישה הנכונה והאפקטיבית ביותר היא של פיקוח אקטיבי ומתמשך. מהי הדרך הנכונה למעקב אחרי ביצוע משימות בארגון? אליעד מדגיש שהאחריות של המנהל כוללת לא רק לתת משימות, אלא גם לוודא שהן אכן מתבצעות כראוי. לפיכך, בכל פעם שאתה נותן משימה לעובד, עליך להוסיף לעצמך באופן ...

משימות לעובדים, הצפת התנגדויות משימה, קשיים בביצוע משימה, איך לתת משימות לעובדים? איזה קשיים תיתקל בביצוע המשימה? הצפת בעיות בביצוע המשימה, איך לגרום לעובדים לבצע משימות? איך לנהל עובדים? ניהול מנהלים, ניהול משימות איך לתת משימות לעובדים ולהגדיל את הסיכוי לביצוען? כאשר מנהל נותן משימה לעובד, השאיפה שלו היא שהמשימה תבוצע בהצלחה ובזמן. בפועל, לעיתים קרובות העובד אינו מבצע את המשימה בצורה הרצויה או שאינו מבצע אותה כלל. אליעד כהן מסביר שמה שגורם לבעיה הזו הוא הציפייה הלא - ריאלית של מנהלים - הם נותנים את המשימה ומאמינים בטעות שברגע שהעובד אמר הבנתי, הכל ברור והמשימה תתבצע מעצמה. אולם המציאות שונה מאוד, משום שהעובד יכול להיתקל בקשיים רבים בדרך, חלקם צפויים וחלקם לא, אשר יפגעו בביצוע המשימה. לכן, אליעד מציג גישה מעשית לפתרון בעיה זו - במקום לתת משימה לעובד ולסיים את השיחה, המנהל צריך לשאול אותו שאלות ממוקדות מאוד שמטרתן להציף מראש את הקשיים האפשריים שעלולים להופיע במהלך הביצוע. גישה זו מגדילה משמעותית את הסיכוי שהמשימה תבוצע כמו שצריך, ומונעת בעיות והפתעות בהמשך הדרך. מדוע חשוב להציף מראש את הקשיים בביצוע המשימה? הרציונל העומד מאחורי הצפת הקשיים מראש הוא פשוט: אם מראש המנהל והעובד יבררו אילו קשיים צפויים במהלך ביצוע המשימה, ניתן יהיה להיערך מראש לפתרונם. הגישה הזו מביאה למספר יתרונות משמעותיים: וידוא שהעובד הבין את המשימה: כאשר המנהל שואל שאלות כמו איפה לדעתך יכולים להיות קשיים?, העובד חייב לחשוב לעומק על המשימה ועל השלבים השונים בתהליך הביצוע שלה. כך ניתן לוודא שהעובד הבין באמת את המשימה ולא רק אמר כן, הבנתי כדי לסיים את השיחה. זיהוי מוקדם של עובדים שלא מסוגלים לבצע את המשימה: אם העובד לא מצליח אפילו להצביע על קשיים אפשריים או מתקשה להסביר היכן המשימה עלולה להסתבך, כנראה שהוא לא מתאים או לא בשל לביצוע המשימה. המנהל יכול לזהות זאת מראש ולהיערך בהתאם. היערכות מוקדמת לבעיות צפויות: ... שיתוף פעולה מצד גורם מסוים, ניתן כבר בשלב מוקדם להיערך לכך ולמצוא פתרון מתאים מראש. למה הגישה של לתת משימה ולהתעלם ממנה היא בעייתית? אליעד מסביר שמנהלים רבים בטוחים שתפקידם מסתכם בהסבר המשימה והעברת האחריות לעובד. מבחינתם, ברגע שהעובד אמר כן, המשימה ירדה מהם. אבל בפועל, הגישה הזו מובילה לכך שהמשימות לא מבוצעות או מבוצעות באופן לקוי. התוצאה היא שבסוף המנהל נדרש לחזור ולהתעסק שוב ושוב במשימות שלא בוצעו כראוי, ולתקן טעויות רבות שנוצרו בדרך. כיצד לנהל נכון שיחת הצפת ...

... משימות, איך לתעדף משימות? פריוריטיזציה, ניהול משימות, ניהול זמן, איך לנהל את הזמן? איך לנהל את המשימות? קביעת סדר עדיפויות, סדרי עדיפויות, טבלת ניהול זמן, פעולת סדרי עדיפויות, טבלת תעדוף משימות, דד ליין לביצוע משימה איך לתעדף משימות בצורה יעילה? כאשר יש לנו רשימת משימות לביצוע, אנו נדרשים לקבוע סדר עדיפויות ולהחליט איזו משימה יש לבצע קודם ואיזו משימה ניתן לדחות לאחר כך. תהליך זה נקרא תעדוף משימות, והוא חיוני לניהול זמן אפקטיבי ולהשגת המטרות בצורה מסודרת ויעילה. כיצד לבצע תעדוף נכון של משימות? כדי לתעדף משימות באופן יעיל, כדאי ואף מומלץ להוסיף לכל משימה כמה פרטים חשובים שיעזרו לנו להחליט על סדר הביצוע: הערכת זמן המשימה: לכל משימה כדאי לרשום הערכת זמן משוערת לביצוע. גם אם לא יודעים בדיוק, ניתן לציין טווח של לפחות ו - לכל היותר. למשל, אם משימה מסוימת עשויה לקחת בין 10 ל - 30 דקות, נוכל לתכנן בהתאם. מידע זה עוזר לנו להבין אילו משימות קצרות ואילו משימות עשויות לדרוש יותר זמן ומשאבים. דדליין (תאריך יעד) של המשימה: אם יש למשימה מועד סיום מחייב, חשוב לציין זאת ליד המשימה. דדליין קובע מתי המשימה חייבת להיות מושלמת. למשל, אם יש משימה שחייבים לסיים עד השעה 14:00, גם אם היא לא חשובה במיוחד, היא תקבל קדימות על פני משימות ללא דדליין קרוב. השוואה בין חשיבות לדחיפות: לא כל משימה דחופה היא גם החשובה ביותר, ולהיפך. לכן, מומלץ להבחין בין משימות דחופות (שיש להן דדליין קרוב) לבין משימות חשובות (שיש להן השפעה גדולה על המטרות שלנו). לדוגמה, תשלום חשבון חשמל בזמן עשוי להיות דחוף, אך תכנון אסטרטגי לעסק עשוי להיות חשוב יותר בטווח הארוך. משימות קצרות מול ארוכות: לעיתים, משימות קצרות שדורשות מעט זמן יכולות להיפתר במהירות ולשחרר לנו עומס, ולכן כדאי לשקול לבצע אותן מוקדם יותר. לדוגמה, אם ניתן לבצע ...

משימות לעובדים, ניהול עובדים, מהי דרך ביצוע המשימה? באיזו דרך תתבצע המשימה? חשיבות דרך ביצוע המשימה בפרויקט, ניהול פרויקטים, ניהול משימות בפרויקטים, איך לתת משימה לעובדים? איך לנהל עובדים? אפשרויות לביצוע משימה, להיות מנהל למה חשוב לדעת כיצד העובד יבצע את המשימה? כאשר נותנים משימה לעובד, לא מספיק רק לוודא שהוא הבין את המשימה ושהוא מתכוון לבצע אותה. חשוב מאוד גם לדעת באיזו דרך העובד הולך לבצע את המשימה. יש לשאול את העובד שאלות ברורות: האם הבנת מה אני מבקש ממך?, מה הבנת מהמשימה?, ותוך כמה זמן תוכל לסיים את המשימה?. אך מעבר לכך, כדאי מאוד לשאול אותו באיזו דרך הוא הולך לבצע את המשימה. הסיבה לכך היא שלכל משימה יש מספר דרכים לבצע אותה. לעיתים אתה כמנהל מעדיף שהמשימה תבוצע בדרך מסוימת ולא בדרך אחרת. לדוגמה, אם המשימה תתבצע בדרך אחת, התוצאות שיושגו יהיו שונות מאשר אילו תבוצע בדרך אחרת. דרך הביצוע משפיעה על התוצאה הסופית של המשימה אך גם על דברים נוספים וחשובים יותר, כמו תהליך העבודה הכללי, והאינטגרציה של המשימה בפרויקט כולו. איך דרך ביצוע המשימה משפיעה על תוצאות הפרויקט? חשוב להבין שהמשימה שאתה נותן לעובד היא פעמים רבות רק חלק קטן מתהליך עבודה גדול יותר. לכן, גם אם המשימה עצמה מבוצעת באופן מוצלח, עדיין יתכן שאופן ביצועה ישפיע לרעה או לטובה על המשימות הבאות בפרויקט הכללי. לדוגמה, אם עובד מבצע משימה במהירות רבה אבל בצורה שמקשה על המשך הפרויקט, יכול להיות שהמשימה אמנם הושלמה בהצלחה, אך הנזק שייגרם להמשך הפרויקט יהיה גדול מהתועלת שהושגה באותה משימה נקודתית. מהו ניהול נכון של שיחת משימה עם העובד? כאשר אתה מנהל שיחה עם עובד על ביצוע משימה, צריך לעשות זאת באופן חכם ורגיש. למשל, אפשר לשאול שאלות כמו האם יש לך רעיונות כיצד לבצע את המשימה?, מה נראה לך הדרך הנכונה לבצע אותה?, או איך אתה מתכנן לגשת למשימה?. לעיתים אפשר להציע לעובד רעיונות שונים או לשמוע את דעתו קודם ואז להציע רעיון אחר, כדי ליצור שיחה פרודוקטיבית שתביא להסכמה על דרך הביצוע. עם זאת, חשוב לא להגזים בניהול הדרך שבה ...

משימות ניהוליות, איך לנהל מנהלים? משימות לעובדים, איך לתת משימה לעובד? מה דעת העובד על המשימה? חוות הדעת של העובדים על המשימה, ניהול משימות, אימון למנהלים, ניהול מנהלים, איך להקצות משימה? דברים שרואים משם לא רואים מכאן איך לתת משימה לעובד בצורה נכונה? כאשר מנהלים נותנים משימות לעובדים, חשוב מאוד שלא רק יזרקו משימה וילכו, אלא יוודאו מספר דברים חיוניים כדי שהמשימה תבוצע נכון וביעילות. תחילה, יש לוודא שהעובד באמת הבין את המשימה שקיבל. הרבה עובדים מתביישים ... ולבדוק אם הבין את כל הפרטים של המשימה. מדוע חשוב לשאול את דעתו של העובד על המשימה? מעבר לווידוא הבנת המשימה, אליעד כהן ממליץ לקבל את דעת העובד על המשימה עצמה. כלומר, לאחר שווידאתם שהמשימה ברורה לעובד, מומלץ לשאול אותו מה דעתו על המשימה - האם היא הגיונית, האם הוא חושב שהמשימה נכונה או לא נכונה, ואיך הוא היה מתעדף אותה לעומת משימות אחרות. בנוסף, כדאי לברר אם לדעתו המטרה של המשימה מוגדרת נכון. הסיבה המרכזית לכך ... ניסיון שיכולים לשנות או לשפר את המשימה שנתתם. מה ההבדל בין עובד טוב ... הוא עובד שמפעיל חשיבה ובוחן את המשימה לעומק. עובד כזה אומר לעצמו האם המשימה הזו באמת הגיונית?, ומעביר לכם ... לגבש את הדרך הטובה ביותר לביצוע המשימה. כמובן, בסוף אתם כמנהלים אומרים ... למה עובד נמנע מלהביע דעה כנה על משימה? רבים מהעובדים נמנעים מלהביע את דעתם הכנה לגבי המשימה מכיוון שהם חוששים לפגוע באגו של ... כך למשל, עובד ירגיש בנוח לומר שהמשימה מזעזעת אם זה מה שהוא באמת חושב, ... לקיים שיחה יעילה עם עובד לגבי המשימה? אליעד כהן מדגיש שלא מספיק לתת משימה וללכת, אלא שיש לקיים שיחה אמיתית ...

... משימות לעובדים, מעקב אחרי משימות לעובדים, איך לעקוב אחרי ביצוע משימות? משימות שלא מוגדרות בזמן, משימות לא ברורות, התקדמות במשימות, ניהול פרויקטים, לחלק משימה לחלקים קטנים, אבני דרך לביצוע המשימה, לוחות זמנים של משימה איך לנהל משימות לעובדים שקשה להעריך את הזמן שלהן? כאשר נותנים לעובד משימה שקשה להעריך מראש כמה זמן תיקח, נוצר קושי משמעותי ... שלה. לדוגמה, במצב שבו מנהל נותן משימה לעובד ושואל אותו מתי להערכתך תסיים?, העובד עשוי ... זה ייקח כי יש מרכיבים לא ברורים במשימה. במקרים כאלה, אם לא מתבצע מעקב נכון, המנהל עלול לגלות בסוף היום או בסוף השבוע שהמשימה לא בוצעה כלל או שהתעכבה באופן משמעותי מבלי שהוא ידע על כך. למה קשה לעקוב אחרי משימות שאינן מוגדרות בזמן? הסיבה לכך היא שהיעדים אינם ... התקדמות. למשל, אם העובד קיבל משימה לבדוק משהו בלי להגדיר שלבים ברורים, אז המנהל ... להבין איפה בדיוק העובד עומד במשימה - האם הוא בתחילת הדרך, באמצע, או אולי כבר נתקע ... מה הפתרון למעקב אפקטיבי אחרי משימות מורכבות? הפתרון שאליעד מציע הוא לקחת את המשימה הגדולה ולחלק אותה לחלקים קטנים יותר, ברורים ... לעקוב אחריה. במקום להסתכל על המשימה הגדולה, מסתכלים על השלבים הקטנים והספציפיים שבתוכה. איך אפשר לחלק משימה גדולה לחלקים קטנים וברורים? לדוגמה, אם המשימה היא לבנות בניין, זוהי משימה גדולה מאוד שקשה לעקוב אחריה כולה בבת אחת. אך ... ולהבין בזמן אמת איפה עומדת המשימה. מהן אבני דרך ואיך הן עוזרות במעקב אחרי משימות? אבני דרך הן למעשה אותם שלבים קטנים וברורים שכל משימה גדולה מחולקת אליהם. היתרון של שימוש באבני דרך ... בסוף היום או בסוף השבוע מתברר שהמשימה לא התקדמה. כך המנהל תמיד יודע את המצב בזמן אמת, ... הפרויקט כולו. מה לעשות כאשר המשימות הן לא ברורות או לא מוגדרות היטב? כאשר המשימות עצמן אינן ברורות, חשוב להגדיר מראש יעדים מדויקים עד כמה שאפשר, ולפרק את המשימה הגדולה לחלקים קטנים אפילו יותר. ככל שהמשימה מוגדרת טוב יותר וברור יותר מה נדרש לעשות בכל ...

משימות לעובדים, זמן ביצוע המשימה, כמה זמן יקח לבצע את המשימה? הערכת זמנים לביצוע משימה, מתי המשימה תושלם? איך לנהל משימות לעובדים? משך זמן ביצוע המשימה, לוחות זמנים למשימות, דד ליין לביצוע משימה, הגדרת זמן למשימה, אימון למנהלים מה ההבדל בין כמה זמן ייקח לבצע את המשימה לבין מתי המשימה תהיה מוכנה? כאשר נותנים משימה לעובד, חשוב מאוד להבדיל בין שתי שאלות מרכזיות: כמה זמן ייקח לך לבצע את המשימה? מתי לדעתך המשימה תהיה מוכנה? אליעד כהן מסביר, כי השאלה הראשונה מתמקדת במשך הזמן נטו הנדרש לביצוע המשימה, ואילו השנייה מתמקדת בנקודת הזמן שבה העובד יוכל לסיים ... בפועל. לדוגמה, אם נותנים לעובד משימה לבנות בית, ניתן לשאול: כמה זמן ייקח לך לבנות את הבית? ... להיות בעוד חודשיים, משום שיש לו משימות נוספות והוא אינו יכול להקדיש את הזמן לכך כעת. למה חשוב לדעת כמה זמן נטו לוקחת המשימה? אליעד כהן מדגיש שהבנת זמן המשימה בפועל היא קריטית לניהול יעיל. כאשר שואלים עובד כמה זמן ... ניתן לבדוק האם העובד מעריך את המשימה נכון, ואם הוא הבין את הדרישות. לדוגמה, אם המנהל חושב שהמשימה צריכה לקחת שעה והעובד אומר שזה ייקח לו יומיים, מיד אפשר ... תקשורת או אי הבנה של מהות המשימה, ועדיף לזהות את הבעיה לפני שהמשימה יוצאת לדרך ולא אחר כך. מתי נוצרת בעיית ניהול כשעוסקים רק בתאריך סיום המשימה? כשמנהלים מתמקדים רק בתאריך הסיום ולא במשך הזמן האמיתי הדרוש למשימה, עלולות להיווצר בעיות חמורות. למשל, עובד עשוי להגיד שהמשימה תהיה מוכנה בעוד שבועיים אף על פי שהיא דורשת רק שעה אחת, ... מתי יש חשד לכשל בהערכת זמן המשימה? אליעד כהן מציין ששני מצבים עלולים להצביע על כשל בהבנת המשימה או בהערכת הזמן שלה: כאשר העובד חושב שהמשימה תדרוש יותר זמן משמעותית ממה שהמנהל חושב. כאשר העובד חושב ...

... משימות, פריוריטיזציה, לחלק את המשימה לחלקים, איך לתעדף משימות? חלקים של משימות, תעדוף חלקים של משימות, מה קדם למה? מה לעשות קודם? ניהול זמן, איך לנהל את הזמן? קביעת סדר עדיפויות, איך לתכנן את הזמן? איך לקבוע סדר עדיפויות? מהי הדרך היעילה ביותר לתעדף משימות? כאשר אנחנו מנהלים משימות, חשוב לא לראות כל משימה כיחידה אחת. במקום זאת, יש להתמקד בחלוקתה לחלקים. גישה זו מאפשרת לנו לתעדף את המשימות בצורה חכמה וממוקדת יותר. כל משימה יכולה להיות מורכבת ממספר שלבים, וכל שלב ניתן לתעדף באופן עצמאי. המשמעות של גישה זו היא שניתן לבצע חלקים מסוימים של משימה מבלי להמתין להשלמתה המלאה, מה שמגביר את היעילות בניהול הזמן. איך לחלק משימות בצורה יעילה? לא כל משימה צריכה להתבצע בשלמותה או לדחותה לגמרי אם לא ניתן לבצע אותה בזמן נתון. יש להסתכל על כל משימה ולבחון אילו חלקים ניתן לבצע מיידית, גם אם לא ניתן להשלים אותה באופן מלא. על ידי חלוקה נכונה של המשימה לחלקים, אנחנו יכולים להתחיל בביצוע חלקים מסוימים ולהמתין להשלמת שאר החלקים בשלב מאוחר יותר. החכמה היא לדעת כמה חלקים להוציא לכל משימה, כך שביצוע המשימה ייעשה בצורה החכמה והיעילה ביותר. היתרונות של חלוקת משימות לחלקים הפיכת משימות מורכבות לפשוטות יותר לניהול היכולת להתחיל משימה מבלי להשלים אותה לחלוטין אפשרות לתעדף חלקים שונים של משימות ניצול יעיל של הזמן - לא צריך לחכות להשלמת משימה כדי להתחיל אחרת גמישות - ניתן להשלים חלקים של משימה גם אם לא ניתן להשלים את כולה דוגמה מעשית: ניהול מטבח במסעדה נניח שמנהל מטבח במסעדה צריך להכין שלוש מנות: מנה ראשונה, מנה ... הכנת המנה הראשונה. כך בסופו של דבר הקינוח יהיה מוכן בזמן, מבלי לעכב את העבודה על שאר המנות. כמה חלקים לחלק כל משימה? השאלה הנשאלת היא, כמה חלקים יש לחלק כל משימה? ניתן תאורטית לחלק כל משימה למספר אינסופי של חלקים, אבל למעשה, יש לחלק את המשימה בהתאם לצורך, כלומר, בחלוקה שתשפיע על סדר ביצוע המשימות. אם חלוקת המשימה לחלקים משפיעה על סדר ביצוען, אז יש טעם לחלק את המשימה. אך אם החלוקה גורמת לכך שהסדר לא משתנה והביצוע נשאר אותו דבר, אין בכך תועלת. חשוב גם לשים לב שהחלוקה לא תהפוך את ה