... מיד עם קבלתם. כל מייל שתקבל - יש להחליט מיידית מה לעשות איתו: להעביר אותו למישהו אחר, לשייך אותו למשימה או לסיים את הטיפול בו. ברגע שמטפלים במייל, הוא צריך לצאת מיידית מהאינבוקס ולהעבור לתיקיה מתאימה, כך שנמנע מצב ... מסביר שהמפתח בניהול אפקטיבי של דואר אלקטרוני הוא ההחלטה המיידית על כל מייל. כל אימייל צריך להיות מנותב לפעולה, משימה, או לתיקייה מסוימת. ברגע שמטפלים בו, יש להוציא אותו מהאינבוקס. על פי גישה זו, על העובד או האדם להוציא ... הנכנס, לפי אליעד, היא קריטית לשמירה על סדר ואפקטיביות בעבודת היום - יום. תיבת הדואר הנכנס משמשת כשער לכל המשימות והפניות, ואם לא נתנהל בצורה מסודרת, כל מייל שלא מטופל בזמן יכול לגרום לעיכובים בתהליכים ולהחמיץ פניות חשובות. ניהול ... לכל מייל שנכנס לאינבוקס יש לטפל באופן מיידי ולקבוע מה לעשות איתו. כל מייל צריך להיות מנותב לעבודה או משימה אחרת, או לחלופין להסגר כסיים. ברגע שאתה מטפל במייל, עליך להוציא אותו מהאינבוקס ולהעביר אותו לתיקייה רלוונטית. זה חשוב מאוד, כי אם מיילים נשארים באינבוקס, אתה עלול לשכוח מהם ולפספס משימות או משובים חשובים. האם זה באמת חשוב? ההבנה המרכזית כאן היא, שהתהליך של ניהול מיילים ופעולות הדואר האלקטרוני הוא קריטי כדי למנוע בלגן ותקלות. תיבת הדואר הנכנס היא השלב הראשון של כל המשימות - היא האזור שבו כל הדברים מתחילים. כל מייל שלא מטופל מיד ישאר שם ויעכב את התהליך, ולכן חשוב ... לנהל את תיבת האינבוקס? איך לנהל את המיילים? איך לנהל את הדואר האלקטרוני? איך לנהל את הדואר הנכנס? ניהול משימות

משימות לעובדים, כמה משימות לתת לעובד? האם לתת לעובד יותר משימות ממה שהוא יכול לעשות? איך לגרום לעובדים להתייעל? איך לנהל עובדים? איך לתת משימות לעובדים? כמות המשימות שצריך לתת לעובד, משימות עתידיות, מוטיבציה לעובדים, יעוץ ארגוני כמה משימות לתת לעובד? האם לתת יותר או פחות משימות, ממה שהעובד יכול לעשות? כאשר מנהלים משימות לעובדים, יש כמה שיקולים עיקריים שמעלים את השאלה - כמה משימות נכון לתת לעובד? האם עדיף להעמיס עליו הרבה מעבר ליכולת שלו, או שכדאי לתת לו בדיוק את מספר המשימות שהוא יכול לבצע? בהרצאה זו אליעד מתייחס לשאלה ומסביר לעומק את היתרונות והחסרונות בכל אחת מהגישות, בליווי דוגמאות ברורות ומפורטות. האם נכון לתת לעובד יותר משימות ממה שהוא יכול לעשות? אליעד נותן דוגמה שמטרתה להמחיש את הסוגיה: נניח שיש לעובד לבצע מאה משימות, אבל בפועל הוא יכול להספיק רק שלוש משימות ביום. במצב כזה, השאלה היא האם לתת לו את כל מאה המשימות או רק את השלוש שהוא יכול להספיק. התשובה לכך לא חד - משמעית, ואליעד מסביר שיש גישות שונות לנושא, שלכל אחת מהן יש יתרונות וחסרונות. הגישה הראשונה: לתת לעובד רק את המשימות שהוא יכול להספיק? גישה אחת אומרת שאם העובד יכול לעשות רק שלוש משימות, עדיף לתת לו רק את שלוש המשימות האלו ולהתמקד בהן. ההיגיון שעומד מאחורי גישה זו הוא למנוע הצפה או בלבול של העובד. אליעד נותן את הדוגמה הבאה: אם העובד יקבל את כל מאה המשימות, הוא עלול להיבהל או להתבלבל, ובמקום לבצע את שלוש המשימות שהוא יכול, הוא ינסה לחשוב על כל המאה משימות ויאבד מיקוד. לפעמים, עודף מידע עלול לגרום לו לנסות להתחיל משימות רבות במקביל, ובסופו של דבר לא לעשות אף משימה כמו שצריך. מכאן, שלעיתים, כדי למנוע עומס מיותר, עדיף לתת לעובד רק את המשימות הספציפיות שהוא יכול לבצע כרגע. אליעד גם מציין כי בצורה מעשית, ניתן ליישם זאת על ידי מתן משימות רק ליום הקרוב, לשבוע הקרוב או לחודש הקרוב, כדי לשמור את העובד ממוקד ויעיל. החסרונות של מתן מספר מצומצם של משימות - למה לפעמים עדיף לתת לעובד יותר משימות? אליעד מוסיף הסבר על החיסרון בגישה המצומצמת. לדבריו, עובד שמקבל רק מספר קטן של משימות עשוי להרגיש בנוח מדי, הוא לוקח את העבודה בקצב איטי ורגוע, מפני שאין עליו לחץ אמיתי לסיים במהירות. לדוגמה, אם עובד יודע שיש לו רק שלוש משימות, אז הוא יכול לחשוב לעצמו יש לי זמן, אין מה למהר, וכך לא יממש את מלוא הפוטנציאל שלו ולא יפעל בצורה יעילה מספיק. כאן אליעד מציג גישה שנייה ואומר כי כאשר מציגים לעובד תמונה רחבה יותר של המשימות, אפילו אם הן רבות מאוד, זה יכול לגרום לו לחשוב איך להתייעל. הוא מסביר שכאשר עובד מודע לכך שיש לו מאה משימות לעשות, הוא עשוי לחשוב על דרכים יצירתיות לשפר את תהליך העבודה שלו, לחפש פתרונות חדשים, ואפילו לבקש עובדים נוספים או עזרה של אחרים כדי להתמודד עם העומס. לדוגמה, אם העובד יודע שיש לו הרבה משימות לטווח ארוך, הוא יכול להחליט לגייס עוד עובדים תחתיו, לחלק את העבודה או להשתמש בכלים שונים שיסייעו לו לנהל את המשימות טוב יותר. כלומר, העובד יתחיל לפתח כישורים של ניהול ויעילות, כתגובה למודעות למשימות העתידיות. איזו גישה לבחור? מתי כדאי לתת יותר ומתי לתת פחות משימות? אליעד מסביר שאין תשובה חד - משמעית לשאלה האם לתת יותר או פחות משימות לעובד. לדבריו, כל מקרה לגופו, וחשוב לשקול את היתרונות והחסרונות בהתאם למצב העובד המסוים. יש לשים לב לסיטואציה ולתפקוד של העובד: אם העובד נוטה להתבלבל או לאבד את המיקוד, עדיף לתת לו משימות ספציפיות ומצומצמות שמתאימות בדיוק למה שהוא יכול לעשות בטווח הזמן המוגדר. כך הוא יוכל לשמור על יעילות גבוהה ולהשלים את המשימות כראוי. לעומת זאת, אם העובד נראה רגוע מדי ולא מנצל את הפוטנציאל שלו, עדיף דווקא לתת לו תמונה רחבה יותר של המשימות, על מנת שירגיש שיש לו יותר עבודה ויפתח מוטיבציה לחפש פתרונות ודרכים להתייעלות. כיצד עובד מתמודד עם ריבוי משימות - מוטיבציה או ייאוש? אליעד מדגיש נקודה חשובה נוספת ומסביר כי לעיתים, כאשר בן אדם ניצב מול רשימה ארוכה של משימות, הוא עלול להרגיש מוצף ולוותר מראש. במצב כזה, עובד עלול לא לעשות כלום ולהיכנס למצב של ייאוש. מנגד, יש אנשים שעודף המשימות דווקא מדרבן אותם וגורם להם להגביר מוטיבציה ולעבוד ביעילות רבה יותר. מכאן, אומר אליעד, המנהל צריך להיות ער לתגובת ...

... שעות העבודה שלהם. כי יש עובדים שכן קריטי מתי ובדיוק באיזו דקה הם יגיעו, לפתוח את החנות או לבצע משימה מסוימת שכן קריטי שהיא תהיה דווקא ברגע מסוים. אני מדבר באופן כללי על עובדים שיש להם תכולת משימות שאנחנו רוצים שהם יבצעו, ושברמת העיקרון זה לא באמת משנה מתי הם באו או לא באו לעבודה וכולי. כאשר ... העובד את המחשבה, שזה משנה לך האם וכמה העובד מתאמץ. והדברים האלו, יחזרו אליך כבומרנג, כשהעובד לא יבצע את המשימות שלו לשביעות רצונך, אז הוא יחזיר את האחריות אליך ויגיד לך שהוא הגיע בזמן ולא התבטל אלא התאמץ. למרות ... ולכן אם המנהל רוצה לתגמל את העובד לפי תוצאה ולא לפי מאמץ כנל, על המנהל להגדיר עם העובד רשימת משימות שעל העובד לבצע ורצוי אם אפשרי גם להגדיר לוחות זמנים דד ליין לסיום המשימות. ומכאן ואילך כל שיח עם העובד, צריך להיות אך ורק על התקדמות העבודה, על התקדמות המשימות, על עמידה בלוחות הזמנים בלבד. וכאשר המנהל מדבר עם העובד אך ורק על ביצוע המשימות של העובד, בלבד ולא מדבר איתו על המאמץ או על שעות העבודה של העובד וכולי, אז בעצם זה קודם ... ספק חיצוני. אבל יש כאן עוד נקודה מאוד חשובה, והיא, שהעובד יודע, שאם הוא מגדיל ראש והוא מבצע את המשימות שלו מאוד מהר, אז באותו הרגע הוא מקבל בונוס כספי והוא מקבל תגמול על התוצאות שלו. ואיך זה קורה? זה קורה באמצעות זה שכאשר העובד מסיים את תכולת המשימות שהוגדרה שלו, אז הוא לא מקבל עוד משימות חדשות לביצוע, אלא הוא יכול לנוח כמה שבא לו כרצונו. דהיינו, לקבל כסף בלי לעבוד. שזה בעצם הבונוס שהעובד ... טובה במהירות. ואני אסביר: אם חשוב לך שהעובד שלך יעבוד ולא יתבטל, מכך נובע שאם העובד שלך יסיים את המשימות שלו, אז אתה תביא לו שוב עוד משימות חדשות, כדי שלעולם לעובד שלך לא יהיה זמן להתבטל. וזה בעצם גורם לעובד להבין, שלא משנה כמה מהר הוא ... הוא לא יקבל תגמול על המאמץ שלו שהוא עובד מהר. כי בכל מקרה הוא יקבל עוד עבודה חדשה ועוד משימות חדשות להמשיך לעבוד עוד ועוד, כי הרי אסור לעובד לא לעבוד, כי הוא מקבל משכורת כדי לעבוד. ואז כתוצאה ... כי העובד חושב לעצמו, אם בכל מקרה לא משנה כמה אני אתאמץ ולא משנה כמה מהר אני אסיים את המשימות שלי, בכל מקרה אני אקבל עוד עבודה, הרי שלא רק שאם אני אעבוד מהר אני לא אקבל תגמול, אלא אני גם אקבל קנס, שמגיע בצורה של עוד משימות. כי אם הייתי מתאמץ פחות ועובד יותר לאט, אז הייתי עובד פחות. כי בכל מקרה אני צריך לעבוד כאן את כל שעות העבודה לא משנה מה. ולכן, אם העובד חושב שברגע שיגמרו לו המשימות, גם אם הוא סיים את כל המשימות שלו במהירות האור, עדיין יגיעו משימות חדשות, הרי שזה יגרום לעובד לעבוד פחות טוב. כי מבחינת העובד, אין תועלת אלא רק נזק בכך שהוא יעבוד כמה שיותר מהר. הבהרה: כמובן שכל מקרה לגופו וכל תפקיד לגופו וכל תפקיד וכל משימה, אפשרי למדוד בצורה שונה וכולי. אבל אני מביא כאן נקודות למחשבה שצריכים לקחת בחשבון כאשר מנהלים עובדים. לעומת זאת כאשר העובד מקבל משימות, והוא יודע שאם הוא מסיים את המשימות אז הוא חופשי לנוח, הרי שזה בעצם אומר לעובד, שאם הוא יעבוד טוב ומהר, הרי שהוא יקבל בונוס כספי, ... מצטיין, עלינו לזכור כי אחת הדרכים לעשות את זה, היא על ידי זה שלא נגדיל לאותו העובד את תכולת המשימות שלו, אלא נשאיר לו את כמות המשימות קבועה פחות או יותר. ושניתן לעובד את האפשרות לקבל העלאה במשכורת בעבור עבודה טובה. ואיך? באמצעות זה שהעובד יעבוד ... לבנות עם העובד מערכת יחסים שאומרת לו, אתה עובד שכיר ואתה מקבל משכורת חודשית קבועה בגין תכולה של X משימות ותחומי אחריות פחות או יותר. עכשיו, אם ברצונך לקבל העלאה בשכר, אתה יכול לעשות את זה בצורה די פשוטה, והיא, לסיים יותר מהר את המשימות שלך, לבצע את המשימות שלך יותר מהר. ואחר כך ללכת לנוח או להתחפשן כרצונך. עכשיו, נכון שבפועל העובד לא יקבל יותר משכורת חודשית. ... וזו בעצם העלאה בשכר לכל דבר ועניין. אם העובד יכול לבחור כמה להתאמץ והעובד יודע שברגע שהוא סיים את המשימות שלו, הוא יכול לנוח, הרי שהעובד קובע לעצמו את המשכורת, במובן מסוים. כי העובד מחליט לעצמו כמה כסף הוא ... כי ברגע שהעובד עובד יותר לאט, אוטומטית, הוא מקבל הורדה בשכר שלו. כי הוא צריך לסיים את העבודה ואת המשימות שנקבעו לו, בלי לקבל העלאה נוספת בשכר. דהיינו, הוא מקבל פחות כסף לכל שעת עבודה שלו. בשורה התחתונה, במציאות ... טוב. וזה יגרום לעובד לאבטלה סמויה כנל. לעומת זאת, אם העובד מבין שהוא מקבל משכורת חודשית קבועה, בעבור תכולת משימות מסוימת ובעבור ביצוע פעולות מסוימות, בלי קשר לכמה זמן לקח לבצע את המשימות האלו ובלי קשר לכמה מאמץ הושקע בביצוע המשימות, הרי שזה אוטומטית גורם לעובד לעבוד יותר טוב. כי הוא מבין שאם הוא יסיים את המשימות שלו יותר מהר, הוא אוטומטית יקבל תגמול ששעת העבודה של העובד תהיה שווה יותר כסף כנל.

... אינה תכונה מוחלטת, אלא מושג יחסי שמבוסס על השוואה, דימוי, והפנמה של נורמות חיצוניות. הרצון להיות שווה מגיע מתוך משימה פנימית שאדם לוקח על עצמו - משימה שהוא מאמין שחייב לבצע כדי להיות בסדר, כדי לאהוב את עצמו, או כדי להיתפס באופן חיובי על ידי אחרים. אליעד מדגיש שהמשימה הזו פועלת כל הזמן, ומונעת מהאדם לחיות ברוגע ובזרימה. האדם עסוק כל הזמן בלשדר לעצמו ולעולם שהוא שווה, והוא ... לפזר את המחשבה. רק לשהות בתוכה עד שהשאלה מתפרקת. הוא גם ממליץ להשתמש באתגרים מחשבתיים - כמו חידות או משימות לוגיות - לפיתוח היכולת להתרכז, להיות מדויק, ולא לברוח כשנהיה קשה. מה השורה התחתונה של אליעד בנושא? השורה התחתונה ...

... להרגיש טוב אמיתי = האדם אינו מחפש שום דבר טוב יותר, אינו מחפש תכלית נוספת. כאשר עומדת בפני האדם משימה לביצוע, והאדם אינו רואה כיצד הדבר הזה מקדם אותו אל התכלית הסופית הנל, הרי שהוא מרגיש תחושה של עצלות ...

... אך אם האדם יודע בוודאות שהוא יכול להתמודד, ואיך בדיוק הוא יכול להתמודד, הרי שהאתגר נעלם, והוא הופך להיות משימה רגילה. וזה בעצם אומר, כי הדרך הטובה ביותר להתמודד עם אתגרים, היא על ידי זה שהאדם מחפש את האמת ...

... לא עושה את זה בצורה גדולה ורחבה, כמו שאדם בוגר עושה זאת. ודוגמה נוספת: כאשר אדם בוגר צריך לבצע משימה כלשהי, אחת היכולות של האדם הבוגר, היא להתבונן היטב סביבו, ולנסות לראות כיצד הדברים שיש לו, כיצד הם יכולים לעזור לו בביצוע המשימה שאותה הוא רוצה לבצע. וגם אם החפץ לא נועד באופן ישיר לביצוע המשימה, הרי שהאדם הבוגר יכול בצורה יצירתית לחשוב ולהבין, איך לקחת את החפץ ולהשתמש בו לצורך השגת המטרה שלו. וגם ... החשיבה היצירתית והיצירתיות שלו פחות מפותחות, ולכן הוא לא תמיד מסוגל לראות את הפוטנציאל שיש במשאבים שלו, לצורך ביצוע המשימות שלו. וההבדל בין האדם הבוגר לבין הילד, הוא בעד כמה האדם מממש, את יכולת החשיבה היצירתית שלו. וכיוב ניתן ...

... רואה ומבין, כיצד כל הדברים הובילו אותו לשם. ואז פתאום האדם מבין, כיצד זה שהוא למד איך לבצע איזו משימה שגרתית בצורה טובה יותר, כיצד זה עזר לו להתקרב אל האושר. כי האושר נמצא, בכל הדברים. ונסכם: על האדם ...

... מהו איזון אמיתי. וכיוב לגבי כל מטרה אחרת, שעל האדם לשים לב לכך, שזה שהוא לא יודע לבצע איזו משימה, שהדבר הזה לא מונע ממנו להבין, שאכן צריך לבצע אותה. ואיזון אמיתי, הוא היכולת להכיל בו זמנית שני רגשות ...

... יוצר כלי שמאפשר לאדם לקבל את מה שהוא רוצה. והנה, יש נחשק מעל נחשק. דהיינו, אפשר לקחת את כל המשימות השונות בעולם ואת כל הרצונות האפשריים שאותם האדם יכול לרצות, ואפשר לדרג אותם עפ רמת הקושי להשיג את הדבר ... להבין את המציאות בשלמות. כי לאדם יש רצונות שונים. ומי שרוצה להבין את המציאות בשלמות, מאחר שמדובר כאן על משימה עם קושי אין סופי, לכן מי שרוצה לפצח את רמת הקושי הזו ולנצח את המשחק של החיים ואחכ להתחיל ...