... אחרי משימות, אחריות
ניהולית, מי אחראי על ביצוע המשימה?
ניהול משימות, אחריות על ביצוע משימה, יצירת משימה ארגונית, משימות
ניהוליות, איך
לנהל עובדים?
ניהול מנהלים, האצלת סמכויות, העברת סמכויות, העברת אחריות, פיקוח על משימות מי אחראי באמת על ביצוע המשימה בארגון? כאשר
מנהל או אחראי נותן לעובד משימה, התהליך
הניהולי אינו מסתיים בנקודת העברת המשימה לעובד. אליעד כהן מסביר שאומנם האחריות הישירה לביצוע המשימה עוברת לעובד, אך האחריות הכוללת להשלמת המשימה בצורה תקינה עדיין מוטלת על מי שנתן את המשימה, כלומר, על
המנהל. זהו עיקרון חשוב ביותר
בניהול משימות וארגון עבודה: ברגע שנתת משימה, נולדה לך משימה חדשה - משימת המעקב והפיקוח על ביצועה. הדבר דומה למערכת כפולה של אחריות: מצד אחד, העובד אחראי לבצע את המשימה, ומצד שני,
המנהל אחראי לוודא שהעובד אכן מבצע את המשימה כפי שנדרש. מדוע שגר ושכח הוא גישה שגויה
בניהול משימות? אליעד כהן מדגיש ומסביר את הטעות הנפוצה
בניהול משימות - גישת שגר ושכח, שבה
מנהלים חושבים שברגע שנתנו משימה, הסתיימה אחריותם עליה. הטעות היא בהנחה שהעובד בוודאות יטפל במשימה כהלכה ללא צורך במעקב. בפועל, כאשר
מנהל מפסיק לעקוב אחרי המשימה, הוא בעצם מפקיר אותה, ומשאיר את התוצאות בידי המזל או הרצון הטוב של העובד. לדוגמה, אם
המנהל נותן לעובד משימה לארגן פגישה או לייצר דוח מסוים, ברור שהעובד אחראי לביצוע המשימה, אך אם
המנהל לא יבדוק שהמשימה אכן בוצעה או מה מצבה, אין שום ערובה שהמשימה תתבצע במועד או באופן הנדרש. לפיכך, הגישה הנכונה והאפקטיבית ביותר היא של פיקוח אקטיבי ומתמשך. מהי הדרך הנכונה למעקב אחרי ביצוע משימות בארגון? אליעד מדגיש שהאחריות של
המנהל כוללת לא רק לתת משימות, אלא גם לוודא שהן אכן מתבצעות כראוי. לפיכך, בכל פעם שאתה נותן משימה לעובד, עליך להוסיף לעצמך באופן אוטומטי משימת מעקב. משימת המעקב לא חייבת להיות מעיקה או מפריעה לעובד, אך היא חייבת להתקיים במודעות
הניהולית שלך. כלומר, על
המנהל מוטל לשאול את עצמו שאלות כמו: האם העובד התחיל לטפל במשימה שנתתי? מה מצב ההתקדמות במשימה? האם העובד נתקל בקשיים או בעיות? האם יש צורך לספק לעובד כלים או עזרה נוספת להשלמת המשימה? האם המשימה בוצעה לשביעות רצוני והושלמה במועד?
המנהל חייב להיות מעורב באופן פעיל
בניהול המשימה, תוך הקפדה על מעקב ברור, תקופתי וקבוע אחריה. מה ההבדל בין אחריות לביצוע לבין אחריות לפיקוח? אליעד כהן מסביר בבירור את ההבדל ... אחראי באופן ישיר לבצע את המשימה. זו אחריותו הישירה והבלעדית להוציא לפועל את הפעולות שנקבעו. אחריות
ניהולית לפיקוח: זו אחריותו של
המנהל לוודא ולפקח שהמשימה אכן מבוצעת כנדרש. אחריות זו אינה פוסקת ברגע שנתת את המשימה. להפך, היא נמשכת לאורך כל חיי המשימה, עד השלמתה. לדוגמה, אם
מנהל מחלקת מכירות ביקש מנציג מכירות ליצור קשר עם לקוח ספציפי, הנציג הוא האחראי לבצע את השיחה, אך
המנהל הוא זה שצריך לוודא שהשיחה אכן התקיימה ולוודא שהיא
התנהלה בצורה נכונה ויעילה. למה האחריות על מעקב היא חלק מהאחריות
הניהולית? הסיבה שהאחריות על מעקב נופלת תחת האחריות
הניהולית היא שהצלחת המשימות של העובדים היא בסופו של דבר הצלחתו של
המנהל עצמו. אי ביצוע או ביצוע לא תקין של משימות
שהמנהל נתן משקף כשל