איך נכון להתכונן לפגישה או למשא ומתן?

כאשר בן אדם מתכונן לפגישה, לשיחה חשובה או למשא ומתן, השאלה הראשונה שהוא בדרך כלל שואל את עצמו היא: "מה אני הולך להגיד?". אנשים רבים חושבים מיד על מה הם רוצים לומר, איזו תשובה לתת, איך לשכנע או איך להציג את הדברים. לפי אליעד כהן, זוהי דרך לא נכונה ואף "עקומה" להתכונן לפגישה או למשא ומתן.

במקום זאת, אליעד ממליץ תחילה לשאול את עצמנו: "מה המטרות שלי מהפגישה הזאת?". המטרה יכולה להיות מגוונת: לסגור עסקה, לקבל העלאה בשכר, לשפר יחסים עם הבוס, להצליח בראיון עבודה ועוד. חשוב מאוד לרשום את המטרות בצורה מסודרת וברורה, ולציין בדיוק מה חשוב יותר ומה פחות חשוב. לאחר שהמטרות רשומות ומסודרות לפי סדר עדיפויות, רק אז נכון להתחיל לחשוב על מה צריך לקרות בפגישה כדי שהמטרות האלו אכן יתממשו.

אליעד נותן דוגמה ברורה לכך: אם המטרה שלך היא לסגור עסקה, אתה צריך לחשוב "מה אמור לקרות כדי שהעסקה תיסגר?", ומתוך זה להבין מה להגיד ואיך להגיד זאת. לא מדובר רק בתכנון נאום או משפטים מראש, אלא ביצירת תרחישים אפשריים לשיחה: אם הצד השני יגיד דבר מסוים, מה התשובה שתוביל את השיחה למקום הרצוי מבחינתך? צריך לתכנן מספר תרחישים ולדעת מראש כיצד להגיב אליהם.

מדוע לא להתחיל מהשאלה "מה אגיד"?

אליעד מדגיש שהבעיה המרכזית בדרך החשיבה המקובלת היא שאנשים מתמקדים מיד בתשובה ובמה שהם הולכים להגיד, לפני שהם בכלל מבינים מה האינטרס שלהם ומה המטרה של השיחה או הפגישה. הוא מציין דוגמה נפוצה: כשמישהו שואל שאלה, אנשים רבים מיד רצים לתת תשובה, מבלי לחשוב קודם "למה בכלל אני רוצה לתת לו את התשובה הזאת? מה אני מנסה להשיג בכך?". באופן זה, אנשים חושפים מוקדם מדי את הקלפים שלהם, ויכולים לאבד יתרון במשא ומתן או בשיחה משמעותית.

איך ליישם בפועל את ההכנה הנכונה לפגישה או ראיון?

אליעד כהן מציע את השלבים הבאים כהכנה נכונה לפגישה או ראיון:

1. להגדיר מטרות ברורות וספציפיות: למשל "לקבל העלאה", "לסגור עסקה רווחית" או "להצליח בראיון עבודה". חשוב לכתוב אותן בצורה מסודרת.
2. לעשות תיעדוף של המטרות: מה הכי חשוב ומה פחות חשוב? האם כל המטרות חשובות באותה מידה? יש לעשות דירוג מסודר.
3. לשאול מה צריך לקרות בשיחה כדי שכל אחת מהמטרות תתגשם. אילו תנאים נדרשים לכך?
4. לתכנן מראש תרחישי שיחה אפשריים: מה אתה עשוי לשמוע מהצד השני, ואיך תגיב לכך? לתכנן תגובות מתאימות לכל מצב.
5. להבין מהו האינטרס האמיתי שלך בכל שאלה או תשובה שאתה נותן, כדי לא לחשוף את המטרות האמיתיות שלך מוקדם מדי.

מהי הטעות הנפוצה ביותר בפגישות?

הטעות הנפוצה שאליעד מדבר עליה היא שהרבה אנשים פשוט מדברים או מגיבים מתוך הרגל או לחץ מבלי להבין את האינטרסים של עצמם. אנשים רבים "יורים תשובות" בלי לחשוב מראש, ואז הם מוצאים את עצמם במצב שבו הם כבר חשפו את מה שהם באמת רוצים, מבלי יכולת לנווט מחדש את השיחה לכיוון הרצוי להם.

לדבריו, צריך תמיד לזכור את המשפט: "סוף מעשה במחשבה תחילה". לפני כל משפט או תגובה שיוצאים מהפה, כדאי לחשוב מראש מה בעצם רוצים להשיג באמצעותם.

מה עושים אם ההכנה הזאת מרגישה מסובכת מדי?

למרות שהתהליך נשמע פשוט, אליעד מציין שלאנשים מסוימים הוא לא תמיד קל ליישום. אנשים לפעמים ממהרים לתת תשובות או להגיד דברים רק כדי לא להיראות מהססים או חלשים. ההצעה של אליעד היא לתרגל את ההכנה הזאת בכל הזדמנות אפשרית, ולאט לאט להפוך אותה להרגל טבעי: לחשוב תמיד קודם כל על המטרה, ורק אחר כך להחליט מה התשובה המתאימה ביותר לסיטואציה.

לדבריו, עם הזמן והתרגול, תהליך החשיבה הנכון הופך לטבעי וקל יותר, ומוביל לתוצאות טובות יותר בשיחות, פגישות וראיונות.