איך לנהל מולטיטסקינג בצורה היעילה ביותר?

אחת הבעיות המרכזיות איתן מתמודד האדם כאשר הוא מנהל משימות רבות בו זמנית, היא היכולת לנהל ולזכור את כולן בצורה אפקטיבית. אליעד כהן מסביר שכאשר אדם מתחיל לבצע משימה, פעמים רבות תוך כדי ביצועה נכנסת משימה חדשה. בשלב זה האדם נמצא בצומת החלטה - האם להמשיך במשימה הראשונה או לעבור למשימה החדשה.

מדוע ריבוי משימות הופך למורכב במוח האנושי?

כאשר האדם עסוק במשימה אחת ופתאום נכנסת משימה נוספת, לכאורה יש שתי משימות בלבד. אך בפועל, לדברי אליעד כהן, יש שלוש משימות שונות המכבידות על המוח:

• המשימה הראשונה שעסוקים בה כעת.
• המשימה החדשה שנכנסה כרגע ודורשת התייחסות.
• המשימה השלישית שהיא לזכור שיש משימה שנדחתה, ושיש לבצע אותה מאוחר יותר.

לדוגמה, אם האדם צריך ללכת לסופר ובאמצע אומרים לו ללכת לבנק, פתאום הוא צריך לזכור לא רק שתי משימות, אלא שלוש: ללכת לבנק, ללכת לסופר, ולזכור את המשימה הנדחית. מורכבות זאת מתעצמת כאשר נכנסת עוד משימה חדשה.

איך הכי יעיל לנהל מספר משימות במקביל?

לפי אליעד כהן, הדרך הטובה ביותר לניהול יעיל של מספר משימות היא לבצע הערכה של דחיפות וחשיבות המשימות. האדם צריך לשאול את עצמו מה יותר דחוף והכרחי, ואז לבחור באיזו משימה להתמקד.

לדוגמה, אם המשימה החדשה שהגיעה היא דחופה יותר מזאת הנוכחית, על האדם לעצור את הנוכחית ולבצע את החדשה. אבל כאן יש נקודה חשובה מאוד - אליעד מדגיש שבשלב הזה חובה על האדם לרשום את המשימות הנוספות שנדחו. כך, המוח מתפנה להתרכז במשימה אחת בכל פעם ולא צריך להתאמץ בזכירת משימות רבות במקביל.

מדוע כדאי לנהל רשימת משימות מסודרת?

אליעד מסביר כי למוח האנושי קל יותר לזכור פעולה אחת חוזרת וקבועה כמו "להסתכל ברשימת המשימות", מאשר לזכור כל פעם משימה ספציפית אחרת. הסיבה לכך היא שפעולת ההסתכלות ברשימה הופכת להרגל קבוע, והמוח מתרגל אליה. לעומת זאת, משימות ספציפיות משתנות כל הזמן ודורשות מהמוח לזכור כל פעם מחדש את תוכנן, וזה מאמץ גדול יותר.

לדוגמה, אם יש לך משימה ללכת לבנק ועוד אחת ללכת לסופר, במקום לנסות לזכור באופן אקטיבי שאתה צריך ללכת לסופר אחרי הבנק, קל יותר להרגיל את המוח לזכור רק דבר אחד: לבדוק את רשימת המשימות לאחר ביצוע כל משימה. אחרי פרק זמן קצר, הפעולה הזו תהפוך לאוטומטית, והמוח ירגיש פחות עומס.

כיצד להרגיל את המוח להסתכל ברשימת המשימות?

בהתחלה, אומר אליעד כהן, לא יהיה הבדל גדול במאמץ שהמוח משקיע בין לזכור משימה ספציפית לבין לזכור להסתכל ברשימת משימות. אבל לאחר כמה ימים של הרגל קבוע, המוח כבר מתרגל באופן טבעי לפעולה של הסתכלות ברשימה, והיא נעשית בקלות רבה יותר. כך, לאורך זמן, ניהול המשימות הופך לפשוט ויעיל בהרבה.

איך להבין את מנגנון החשיבה במוח לגבי ניהול משימות?

אליעד מציין שחשוב מאוד להבין את המנגנון העמוק של איך המוח עובד. הוא מדגיש שצריך לרדת לרזולוציות הכי קטנות - להבין בדיוק מה המאמץ שהמוח משקיע כשהוא מנסה לזכור משימה ספציפית לעומת לזכור להסתכל ברשימת משימות. ככל שמבינים יותר לעומק את מנגנוני החשיבה של המוח, כך אפשר לבצע משימות בצורה יעילה יותר ולחסוך משאבים מנטליים מיותרים.

הדגש כאן הוא לא רק על טכניקה של רישום משימות, אלא על ההבנה העמוקה יותר של תהליכי החשיבה והזיכרון האנושיים, כדי לפעול בצורה יותר מתוכננת ומסודרת.

איך להתחיל בפועל לנהל את הזמן בצורה יעילה?

לסיכום, אליעד כהן מציע את השלבים הבאים לניהול משימות יעיל בפועל:

• ביצוע הערכה של דחיפות וחשיבות לכל משימה חדשה שנכנסת.
• קבלת החלטה על איזו משימה להמשיך ולבצע מיד.
• רישום מידי וברור של המשימות שנדחו ברשימת משימות מסודרת.
• הפיכת פעולת בדיקת רשימת המשימות להרגל קבוע ואוטומטי.

כך, המוח משתחרר מעומס הזיכרון, יכול להתרכז במשימה הנוכחית בלבד, והאדם מתייעל באופן משמעותי בביצוע משימות.