איך להעביר סמכויות בצורה נכונה למנהל או מנכ"ל חדש?

כאשר בעל עסק או מנהל ארגון מחליט למנות מנכ"ל או מנהל חדש, קיים אתגר גדול שכרוך בתהליך העברת הסמכויות. המטרה היא שהעובדים יקבלו את הסמכות של המנהל החדש ויתחילו להקשיב להוראותיו, בלי התנגדויות או אי - הבנות שיכולות לפגוע בתפקוד וביעילות של הארגון.

התהליך מתחיל בדרך כלל כאשר בעל העסק או המנהל העליון מחליט לזוז הצידה ולתת למישהו אחר לנהל את העניינים במקומו. בשלב זה, עובדים אשר היו רגילים לקבל את ההוראות ישירות מהבעלים או מהבוס הגדול, עלולים להרגיש שהתפקיד שלהם בארגון נפגע או השתנה לרעה. עד לאותו רגע הם היו "דרג אחד מתחת לבוס הגדול", ועכשיו הם מוצאים את עצמם תחת אדם חדש שפתאום מתווך בינם לבין ההנהלה הבכירה.

מה הטעות הנפוצה בהעברת סמכויות למנכ"ל או מנהל חדש?

הטעות הנפוצה ביותר שנעשית במקרים רבים היא שהבוס הגדול פונה ישירות למנהל החדש ואומר לו "מעכשיו אתה אחראי על העובדים האלו", ומתחילים מיד במתן הוראות לעובדים באמצעות המנהל החדש בלבד. במצב כזה, עובדים רבים חשים תסכול ואגו נפגע כי פתאום יש מעליהם מנהל נוסף שהם לא רגילים לקבל ממנו הוראות. הדבר יוצר מרמור, התנגדות, וקושי אמיתי לקבל את הסמכות של האדם החדש בארגון.

מהי הדרך הנכונה והיעילה להעברת סמכויות למנהל או מנכ"ל חדש?

הדרך הנכונה להעביר סמכויות היא ליצור מצב שבו בהתחלה יש מעין "שלישייה" - הבעלים (הבוס הגדול), המנהל או המנכ"ל החדש, והעובד או העובדים הרלוונטיים. בפגישות הראשונות, כולם נוכחים ביחד, כאשר הבעלים מציג לעובדים את המנהל החדש באופן ברור וחד משמעי, ומסביר לעובדים שהחל מרגע זה הוא, המנהל החדש, הוא זה שייתן את ההוראות וינהל את העבודה.

בתחילת התהליך, הבעלים משתתף בשיחות אך נמנע מלהתערב בשיחות עצמן. הוא נותן למנהל החדש להוביל את הדיונים, לדבר ישירות עם העובדים ולהסביר להם מה צריך לעשות. גם אם המנהל החדש עושה טעות, חשוב מאוד שהבעלים לא יתקן אותו ישירות מול העובדים, אלא יעביר את התיקון למנהל החדש באופן אישי, כך שהעובדים לא יחושו שהסמכות של המנהל החדש נפגעת.

כיצד לנהל נכון שיחות בנוכחות המנהל החדש והעובדים?

לדוגמה, אם העובד פונה בשאלה ישירה לבוס הגדול במהלך השיחה, הבוס צריך להפנות אותו למנהל החדש ולומר לו: "בבקשה תשאל את המנהל החדש". אם המנהל החדש אינו יודע לענות, המנהל החדש עצמו פונה אל הבוס לקבלת תשובה, ורק אז מעביר אותה לעובד. חשוב להקפיד לעולם לא לתת תשובות ישירות לעובדים שלא דרך המנהל החדש, כדי לא לפגוע בסמכותו.

על מנת להטמיע את התהליך בצורה נכונה ויעילה, חשוב לחזור על כך מספר פעמים עד שהעובדים יתרגלו שהמנהל החדש הוא הכתובת היחידה לקבלת הנחיות, והם כבר לא יפנו ישירות לבוס הגדול.

מהם שלבי ההתרחקות של הבוס הגדול מתהליך הניהול הישיר?

אחרי מספר פגישות כאלה, כאשר התהליך עובר בצורה חלקה, הבוס הגדול יכול בהדרגה להפוך לפחות ופחות מעורב. זה יכול להתחיל בכך שהבוס הגדול מאחר מעט לפגישות, או עוזב אותן מוקדם יותר, או אפילו מתעסק בדברים אחרים כגון הטלפון במהלך הפגישות. בצורה הדרגתית זו העובדים מתרגלים לכך שהסמכות עברה לחלוטין למנהל החדש, ומקבלים אותו ככתובת המרכזית והיחידה בענייני העבודה.

כך נוצר מצב טבעי ובריא שבו סמכויות עברו בצורה מסודרת ומקובלת, ללא התנגדויות, כאשר הבוס הגדול הופך להיות פחות ופחות נחוץ לשיחות ופגישות ניהול שוטפות.

למה חשוב להקפיד להעביר סמכויות רק דרך המנהל החדש?

חשוב מאוד להקפיד להעביר את כל ההוראות, ההערות והתשובות רק דרך המנהל החדש, כדי לא לשדר לעובדים מסר כפול. ברגע שהעובדים יקבלו את הרושם שהם עדיין יכולים לקבל הוראות ישירות מהבעלים, הם יזלזלו במנהל החדש והסמכות שלו תהיה חסרת תוקף. זה יצור אי - סדרים ובעיות בניהול, ובטווח הארוך יפגע קשות בהתנהלות הארגון.

כאשר העובדים רואים שכל הוראה או הערה עוברת דרך המנהל החדש בלבד, נוצרת הבנה ברורה שהסמכות החדשה היא אמיתית ומחייבת, והארגון מתפקד בצורה יעילה ומאורגנת.