איך לתת משימה לעובד בצורה נכונה?

כאשר מנהלים נותנים משימות לעובדים, חשוב מאוד שלא רק יזרקו משימה וילכו, אלא יוודאו מספר דברים חיוניים כדי שהמשימה תבוצע נכון וביעילות. תחילה, יש לוודא שהעובד באמת הבין את המשימה שקיבל. הרבה עובדים מתביישים להודות שהם לא הבינו, ולכן פשוט אומרים "כן הבנתי" גם כאשר לא ברור להם לגמרי מה עליהם לעשות. לכן, השלב הראשון הוא לשאול את העובד בצורה מפורשת ולבדוק אם הבין את כל הפרטים של המשימה.

מדוע חשוב לשאול את דעתו של העובד על המשימה?

מעבר לווידוא הבנת המשימה, אליעד כהן ממליץ לקבל את דעת העובד על המשימה עצמה. כלומר, לאחר שווידאתם שהמשימה ברורה לעובד, מומלץ לשאול אותו מה דעתו על המשימה - האם היא הגיונית, האם הוא חושב שהמשימה נכונה או לא נכונה, ואיך הוא היה מתעדף אותה לעומת משימות אחרות. בנוסף, כדאי לברר אם לדעתו המטרה של המשימה מוגדרת נכון. הסיבה המרכזית לכך היא שהעובדים שלכם יכולים לראות דברים שאתם כמנהלים אולי מפספסים. לעיתים העובד מחזיק בזווית ראייה אחרת, ידע נוסף או ניסיון שיכולים לשנות או לשפר את המשימה שנתתם.

מה ההבדל בין עובד טוב לעובד פחות טוב?

אליעד כהן מסביר כי עובד פחות טוב הוא עובד שעושה בדיוק את מה שאומרים לו, ללא חשיבה או ביקורת. לעומת זאת, עובד טוב, שהוא העובד שאתם באמת רוצים שיהיה בצוות שלכם, הוא עובד שמפעיל חשיבה ובוחן את המשימה לעומק. עובד כזה אומר לעצמו "האם המשימה הזו באמת הגיונית?", ומעביר לכם כמנהלים את דעתו - גם אם היא ביקורתית. מנהל גרוע הוא מנהל שלא רוצה לשמוע שום ביקורת ורוצה שהעובדים פשוט יבצעו את מה שנאמר להם. מנהל טוב, לעומת זאת, שואף לכך שהעובדים ירגישו חופשיים לומר את דעתם בכנות, גם אם היא ביקורתית, כדי לגבש את הדרך הטובה ביותר לביצוע המשימה. כמובן, בסוף אתם כמנהלים אומרים את המילה האחרונה, אבל עדיף שתהיו פתוחים לשמוע משוב של העובד.

למה עובד נמנע מלהביע דעה כנה על משימה?

רבים מהעובדים נמנעים מלהביע את דעתם הכנה לגבי המשימה מכיוון שהם חוששים לפגוע באגו של המנהל, או חוששים להיתפס כמי שמתנשאים או לא מצייתים להוראות. לכן כמנהלים, יש לכם אינטרס ברור ליצור אווירה שבה העובדים מרגישים בנוח להיות שקופים ולומר לכם את האמת. כך למשל, עובד ירגיש בנוח לומר שהמשימה "מזעזעת" אם זה מה שהוא באמת חושב, ללא פחד מתגובה שלילית מצדכם.

איך לקיים שיחה יעילה עם עובד לגבי המשימה?

אליעד כהן מדגיש שלא מספיק לתת משימה וללכת, אלא שיש לקיים שיחה אמיתית עם העובד לגבי המשימה. יש לדון עם העובד גם לגבי אופן ביצוע המשימה - לשאול באיזו דרך לדעתו הכי נכון לבצע את המשימה, אילו דרכים אפשריות קיימות, ואילו קשיים הוא צופה שעלולים להתעורר תוך כדי ביצוע המשימה. כמו כן, יש לדבר עם העובד על הערכות זמנים לביצוע המשימה ולוודא שהוא מודע לכך שדברים בלתי צפויים יכולים לקרות בדרך. שיחה כזו הופכת את המשימה למשהו חי ודינמי יותר, ולא רק הוראה יבשה שמועברת לעובד ללא המשך.

האם כל עובד צריך לתת חוות דעת על המשימה?

באופן כללי, ככל שהעובד נמצא בדרגה גבוהה יותר, כך חשוב יותר לקבל ממנו חוות דעת וביקורת על המשימה שנתתם לו. עובדים בדרגות בכירות בדרך כלל בעלי ראייה רחבה יותר, ולכן דעתם וביקורתם חשובות ביותר. לעומת זאת, מעובדים בדרגות נמוכות יותר, נצפה בדרך כלל שיבצעו את המשימה כפי שניתנה להם, עם פחות שיקול דעת או ביקורת. זהו חלק מהשיקול הכללי שעליכם לעשות בעת ניהול המשימה והקצאתה לעובד.

מדוע חשוב לערב את העובד בהחלטות על המשימות?

הסיבה לכך היא שייתכן שאתם והעובד מסכימים על המטרה הראשית של העסק, אך לא בהכרח מסכימים על הדרך הנכונה להשגתה. לעיתים העובד יוכל לתת מידע נוסף או זווית אחרת, שתעזור לכם כמנהלים להחליט מהי הדרך הכי יעילה להשגת המטרה.

מה התוצאה של הקצאת משימה בדרך נכונה?

כאשר מקצים משימה לעובד בדרך שאליעד כהן מתאר - הכוללת שיחה מפורטת, הבנה מלאה של המשימה, קבלת חוות דעת מהעובד ודיון על אופן ביצועה - הסיכוי שהמשימה תבוצע לשביעות רצונכם גדל משמעותית. ביצוע נכון של הקצאת משימות מגביר את האפקטיביות של העובד ומשפר את התוצאות של העסק כולו.