... לעובדים, הצפת התנגדויות משימה, קשיים בביצוע משימה, איך
לתת משימות לעובדים? איזה קשיים תיתקל בביצוע המשימה? הצפת בעיות בביצוע המשימה, איך לגרום לעובדים לבצע משימות?
איך לנהל עובדים? ניהול מנהלים, ניהול משימות איך
לתת משימות לעובדים ולהגדיל את הסיכוי לביצוען? כאשר
מנהל נותן משימה לעובד, השאיפה שלו היא שהמשימה תבוצע בהצלחה ובזמן. בפועל, לעיתים קרובות העובד אינו מבצע את המשימה בצורה הרצויה או שאינו מבצע אותה כלל. אליעד כהן מסביר שמה שגורם לבעיה הזו הוא הציפייה הלא - ריאלית של
מנהלים - הם נותנים את המשימה ומאמינים בטעות שברגע שהעובד אמר הבנתי, הכל ברור והמשימה תתבצע מעצמה. אולם המציאות שונה מאוד, משום שהעובד יכול להיתקל בקשיים רבים בדרך, חלקם צפויים וחלקם לא, אשר יפגעו בביצוע המשימה. לכן, אליעד מציג גישה מעשית לפתרון בעיה זו - במקום
לתת משימה לעובד ולסיים את השיחה,
המנהל צריך לשאול אותו שאלות ממוקדות מאוד שמטרתן להציף מראש את הקשיים האפשריים שעלולים להופיע במהלך הביצוע. גישה זו מגדילה משמעותית את הסיכוי שהמשימה תבוצע ... הדרך. מדוע חשוב להציף מראש את הקשיים בביצוע המשימה? הרציונל העומד מאחורי הצפת הקשיים מראש הוא פשוט: אם מראש
המנהל והעובד יבררו אילו קשיים צפויים במהלך ביצוע המשימה, ניתן יהיה להיערך מראש לפתרונם. הגישה הזו מביאה למספר יתרונות משמעותיים: וידוא שהעובד הבין את המשימה: כאשר
המנהל שואל שאלות כמו איפה לדעתך יכולים להיות קשיים?, העובד חייב לחשוב לעומק על המשימה ועל השלבים השונים בתהליך הביצוע שלה. כך ניתן לוודא שהעובד הבין באמת ... להצביע על קשיים אפשריים או מתקשה להסביר היכן המשימה עלולה להסתבך, כנראה שהוא לא מתאים או לא בשל לביצוע המשימה.
המנהל יכול לזהות זאת מראש ולהיערך בהתאם. היערכות מוקדמת לבעיות צפויות: על ידי זיהוי מוקדם של קשיים אפשריים, אפשר להתכונן מראש לפתרונות מתאימים ולמנוע ... בעיה של חוסר שיתוף פעולה מצד גורם מסוים, ניתן כבר בשלב מוקדם להיערך לכך ולמצוא פתרון מתאים מראש. למה הגישה של
לתת משימה ולהתעלם ממנה היא בעייתית? אליעד מסביר
שמנהלים רבים בטוחים שתפקידם מסתכם בהסבר המשימה והעברת
האחריות לעובד. מבחינתם, ברגע שהעובד אמר כן, המשימה ירדה מהם. אבל בפועל, הגישה הזו מובילה לכך שהמשימות לא מבוצעות או מבוצעות באופן לקוי. התוצאה היא שבסוף
המנהל נדרש לחזור ולהתעסק שוב ושוב במשימות שלא בוצעו כראוי, ולתקן טעויות רבות שנוצרו בדרך.
כיצד לנהל נכון שיחת הצפת קשיים עם העובד? אליעד ממליץ
למנהלים לנהל שיחה מפורטת כבר בשלב הראשון של נתינת המשימה. בשיחה זו
המנהל חייב לשאול שאלות שיעזרו לעובד לחשוב ולהעלות מראש בעיות אפשריות. לדוגמה: איפה לדעתך יהיו לך קשיים לבצע את המשימה? האם יש דברים במשימה שלא לגמרי ברורים לך? איפה לדעתך התהליך יכול להסתבך או להתעכב? מה אתה חושב שיכול למנוע ממך להשלים את המשימה בזמן? לדוגמה, אם
המנהל נותן לעובד משימה לכתוב מסמך או דוח מסוים, עליו לשאול שאלות כגון איפה אתה חושב שיכולים להתעורר קשיים בכתיבת המסמך? או מה אתה חושב שיכול לגרום לך ... איך מתמודדים עם התנגדויות שיכולות לצוץ במהלך ביצוע המשימה? אליעד מוסיף שלא מספיק רק להציף את הקשיים - חשוב
לנהל גם דיון על פתרונות אפשריים לאותם קשיים. למשל, אם העובד חושב שיכולות להיות התנגדויות מצד לקוחות או עמיתים לעבודה, צריך לשאול אותו מראש כיצד הוא מתכנן ... המשימה. איתור עובדים שאינם מתאימים למשימה בשלב מוקדם. יצירת תוכנית מראש להתמודדות עם קשיים אפשריים. הפחתת עומס
מהמנהל בטווח הארוך, משום שפחות משימות חוזרות אליו לטיפול נוסף. בשורה התחתונה, אליעד כהן מציע שיטת
ניהול אפקטיבית ופשוטה: לא
לתת משימה לעובד ולהיעלם, אלא להיות נוכח
ולנהל שיחה מקדימה ואמיתית שמטרתה לוודא שהמשימה אכן תבוצע על הצד הטוב ביותר. שיטה זו הופכת את העובד לשותף אמיתי בתהליך ולא למישהו שרק מבצע פקודות בצורה עיוורת, מה שמוביל לשיפור משמעותי בתוצאות.
ניהול עובדים משימות לעובדים
ניהול משימות הצפת קשיים בביצוע משימה קשיים בביצוע משימה איך
לתת משימות לעובדים ואיך להגדיל את הסיכוי לביצוען? כדי להגדיל את הסיכוי שהעובד יבצע את המשימה בצורה טובה, יש לעסוק בשלב המוקדם בהצפת בעיות אפשריות בקיום ...