איך לייצר יותר זמן לעובדים שלך?

כדי לייצר יותר זמן לעובדים שלך ולהגדיל את התפוקה שלהם, חשוב להבין תחילה מה הם עושים כרגע ומה היית רוצה שהם יעשו בנוסף. אם יש לך עובד טוב, שאתה מרוצה ממנו, אבל הוא לא מספיק לבצע את כל המשימות שהיית רוצה שיעשה, הדרך הכי יעילה לפנות לו זמן היא להפוך אותו למנהל ולגייס עובדים חדשים תחתיו.

למה לגייס עובדים חדשים מתחת לעובד שלך?

הרעיון שעומד מאחורי הגיוס של עובדים חדשים מתחת לעובד הנוכחי שלך הוא פשוט: אם העובד הנוכחי שלך עסוק במשימות קלות מדי ביחס לרמתו וליכולות שלו, העסק למעשה מפסיד כסף. אתה משלם משכורת גבוהה לעובד שיכול לבצע משימות מורכבות וחשובות, בעוד שאת המשימות הפשוטות הוא יכול להאציל לעובדים זוטרים שירוויחו פחות כסף. בכך נוצרת יעילות ארגונית טובה יותר, כיוון שהכישורים של כל עובד מנוצלים באופן אופטימלי.

איך עושים את זה בפועל?

כדי ליישם את השיטה באופן מעשי, עליך לבצע את השלבים הבאים:

1. ראשית, ערוך רשימה מפורטת של כל המשימות שהעובד מבצע כרגע ביום - יום.
2. הוסף לרשימה את המשימות הנוספות שהיית רוצה שהעובד יעשה אך אינו מספיק.
3. לאחר מכן, חלק את כלל המשימות לקבוצות לפי רמת הקושי והמורכבות שלהן.
4. זהה אילו משימות מתוך הרשימה הן פשוטות מספיק, כך שניתן להעביר אותן לעובד זוטר יותר, בשכר נמוך יותר.
5. גייס עובד או עובדים חדשים, בהיקף המשרה הדרוש (משרה מלאה, חצי משרה או שלושת - רבעי), אשר יקחו על עצמם את המשימות הפשוטות שהוגדרו בשלב הקודם.

לדוגמה, אם יש עובד מצוין שמתעסק במשימות מורכבות כמו סגירת עסקאות גדולות, אבל הוא מבזבז הרבה זמן על משימות פשוטות כמו מילוי דוחות או שליחת מיילים, עליך לגייס עובד חדש שיבצע את המשימות הללו ויפנה לעובד הראשי את הזמן לעסוק רק במשימות הגדולות יותר שמתאימות ליכולותיו.

מה היתרון הכלכלי של השיטה הזאת?

כאשר עובד מיומן, מנהל או בכיר מבצע משימות פשוטות מדי, העסק מפסיד כסף. למשל, אם עובד בעל שכר גבוה מבצע משימות שיכול היה לבצע עובד בעל שכר נמוך יותר, הרי שנוצר מצב שבו החברה משלמת יותר מדי על ביצוע אותה המשימה. אם עובד בכיר משתכר 100 שקל לשעה ועובד פשוט מרוויח 50 שקל לשעה, כל פעם שהעובד הבכיר מבצע משימה פשוטה, החברה למעשה מפסידה את ההפרש בעלות העבודה.

לכן, חלוקה נכונה של המשימות בין העובדים השונים, בהתאם ליכולות ולשכר שלהם, חוסכת כסף ומייצרת התייעלות ארגונית משמעותית.

איך השיטה תורמת למוטיבציה של העובדים?

השיטה של גיוס עובדים תחת עובד מנוסה והפיכתו למנהל, תורמת גם למוטיבציה ולשביעות הרצון שלו. כשהעובד מתעסק במשימות ההולמות את יכולותיו וכישוריו, הוא מרגיש שהארגון מכיר בערך שלו, רואה בו מנהיג ומאפשר לו להתקדם מקצועית. הוא מקבל תחושת אחריות, משמעות וסיפוק רב יותר, מה שמוביל להגדלת התפוקה והמחויבות כלפי הארגון.

האם השיטה מתאימה תמיד?

חשוב להבהיר שמדובר בקו חשיבה נכון מאוד, אך ישנם היבטים נוספים שחייבים להתחשב בהם לפני יישום השיטה:

• יש לחשב את העלויות הכרוכות בגיוס העובדים החדשים מול התועלת שייצרו.
• יש לוודא שלעובד שלך יש את היכולות הניהוליות הדרושות כדי לנהל עובדים נוספים.
• יש להעריך את הזמן והמשאבים הדרושים להדרכה ולהכשרה של עובדים חדשים.
• יש לוודא שהמשימות פשוטות ומוגדרות מספיק כך שניתן יהיה להעביר אותן לעובדים חדשים באופן אפקטיבי.

השיטה יעילה מאוד, אך נדרשת חשיבה מוקדמת והתאמה למציאות הארגונית הספציפית שלך.

איך ליישם את השיטה גם עבורך?

בדיוק כפי שאתה יכול ליישם את השיטה הזאת על העובדים שלך, אתה יכול להשתמש בה גם על עצמך:

• רשום את כל המשימות שאתה מבצע באופן קבוע.
• חלק אותן לפי רמת מורכבותן או בהתאם לערכן לארגון.
• מצא את המשימות הפשוטות שניתן להעביר לאחרים, וגייס עובדים מתאימים לביצוען.

גם אצלך, פעולה כזו תפנה לך זמן לעסוק במשימות החשובות ביותר ולהוביל להתייעלות ארגונית ואישית משמעותית.

לסיכום, מה צריך לעשות עכשיו?

מה שעליך לעשות עכשיו הוא לקחת את המשימות של העובד או של עצמך, לנתח אותן לפי רמות קושי, לגייס עובדים מתאימים ולהתחיל להאציל סמכויות בצורה נכונה. כך תוכל ליצור זמן נוסף, התייעלות ארגונית טובה יותר, ועל הדרך להגדיל את התפוקה, המוטיבציה והיעילות של הארגון כולו.

איך לייצר יותר זמן לעובדים שלך?

יש לך עובד שאתה מרוצה מהעבודה שלו, אבל אתה רוצה שהוא יעשה עוד דברים והוא לא מספיק לבצע את כל המשימות שאתה מצפה ממנו? אז איך ניתן לייצר לו יותר זמן?

הפתרון:

מה שצריך לעשות זה לגייס עובדים תחתיו ולהפוך אותו למנהל.

איך עושים זאת בפועל?

• ראשית, יש לבחון מהן המשימות שהעובד מבצע ביום - יום.
• לאחר מכן, לרשום אילו משימות נוספות היית רוצה שהוא יבצע.
• לחלק את כלל המשימות האלו לקבוצות ולבדוק אילו מהן ניתן להעביר הלאה לעובדים אחרים.
• לזהות את המשימות שדורשות פחות מיומנות או ניסיון ולמצוא מישהו אחר שיכול לבצע אותן.
• לגייס עובד נוסף במשרה חלקית או מלאה שייקח על עצמו את המשימות הקלות יותר, כך שהעובד הראשי יתמקד במשימות שדורשות את כישוריו.

למה זה חשוב?

• אם עובד בדרג ניהולי או בכיר מבצע משימות פשוטות מדי, העסק למעשה מפסיד כסף, כי משימות אלו יכולות להתבצע על ידי עובד בשכר נמוך יותר.
• כאשר העובד עוסק במשימות שאינן תואמות את רמתו המקצועית, הוא לא מקדיש את זמנו למה שבאמת חשוב.
• תהליך זה יוצר התייעלות ארגונית, חוסך זמן ומשאבים, ומשפר את תפוקת העובדים.

איך ליישם את השיטה גם עבורך?

בדיוק כפי שעושים זאת לעובד, ניתן ליישם את אותו עיקרון גם על עצמך.

• רשום את כל המשימות שאתה מבצע.
• חלק אותן לפי רמת המורכבות שלהן.
• מצא מישהו אחר שיכול לקחת על עצמו את המשימות הפשוטות.

זו רק נקודת מוצא, כמובן שישנם עוד היבטים כמו עלות, תועלת ועוד, אך העיקרון המרכזי הוא פשוט - אם אתה רוצה שלעובדים שלך (או לעצמך) יהיה יותר זמן, עליך ללמוד כיצד לחלק משימות ולהאציל סמכויות.

חפשו מידע נוסף באתר האינטרנט EIP.co.il ותעמיקו בנושא.