והפעם נשיב לשאלה, איך לדעת מה הדרך הכי נכונה לנהל תהליך מסוים בתוך הארגון? דהיינו, שלפעמים מנסים לבנות תהליך בתוך הארגון, לדוגמה מנסים לבנות תהליך ארגוני, שיחבר בין מחלקת הייצור לבין מחלקת השיווק לבין מחלקת הגבייה לבין מחלקת שירות הלקוחות. ומנסים לאפיין את התהליך ולהבין איך הכי נכון לנהל את התהליך. האם כדאי לנהל אותו בצורה אחת או בצורה אחרת. והשאלה היא, כאשר ניגשים לאפיין ולהגדיר תהליך ארגוני, איך הכי נכון לפעול כדי להגדיל את הסיכוי שנגיע לאפיון הנכון ביותר לארגון? ואיך להתמודד עם מצבת כוח אדם בעייתית, שבסופו של דבר אחראית להוציא מכוח אל הפועל את תוכנית הפעולה וכולי.

ויש בעניין הזה כל מיני היבטים שונים, אבל כאן ניתן את נקודת המבט הבאה. והיא, שכמובן הדבר הראשון שצריך לעשות כאשר אנחנו מנסים לבנות תהליך בארגון, עלינו לשאול את עצמנו, מה היינו רוצים שיקרה בסוף התהליך, מה לדעתנו יחשב כתהליך המוצלח ביותר, מה התוצאה האופטימאלית שהיינו רוצים להשיג בארגון.

במילים אחרות, שלב ראשון הגדרת תוצאה אופטימאלית, שאינה קשורה לאילוצים כלשהם. במילים אחרות, קודם כל תגדיר את התוצאה הרצויה מהתהליך שאתה מנסה לאפיין, בלי קשר לאילוצים כלשהם. ואחרי שברורה לנו התוצאה הרצויה, עכשיו בעצם אנחנו צריכים לגשת לחלק של אפיון הדרך להשיג את התוצאה הרצויה.

כי יש את החלק שבו אנחנו מגדירים מהי התוצאה הרצויה. ויש את החלק שבו אנחנו מגדירים מהי הדרך שלדעתנו תביא אותנו בצורה הטובה ביותר אל התוצאה הרצויה.

וכאשר באים לאפיין את הדרך להשיג את המטרה, הרי שיש כאן כל מיני שיקולים ואילוצים וכולי. והשאלה היא, איך הכי נכון לנסות להבין מהי הדרך הכי נכונה להשיג את התוצאה הרצויה?

והתשובה היא, שמי שרוצה לדעת מהי הדרך הנכונה ביותר להשיג את התוצאה הטובה ביותר, אז ראשית עליו לחשוב באופן חופשי ובלי אילוצי המבנה הארגוני של מצבת כוח האדם שבארגון. דהיינו, שבפועל מה שקורה זה, שהרבה פעמים שמנסים לאפיין ולהגדיר תהליך בארגון, אז אוטומטית יש את האילוצים של מצבת כוח האדם שבארגון. דהיינו, יש את האילוצים של בני האדם שבארגון שבסופו של דבר, יצטרכו ליישם את התהליך שאנחנו מנסים לבנות בארגון. כי התוצאה של התהליך ברורה. והדרך יש לגביה ספקות. אבל יש גם את האילוצים של כוח האדם שבארגון, שבסופו של דבר יצטרך ליישם את התהליך.

והעצה שלי אומרת, כאשר מנסים להבין ולאפיין את התהליך הארגוני בצורה הטובה ביותר, אז צריכים לחשוב שלצורך העניין אין שום בעיית תקשורת בין העובדים בארגון, וכן צריכים לנסות לאפיין את התהליך, כאילו רק בן אדם אחד בלבד עובד בארגון.

דהיינו, נניח שאתה מנסה להגדיר תהליך שיחבר בין מחלקת השירות לבין מחלקת המכירות. עליך לשאול את עצמך, נניח שבארגון כולו היה רק בן אדם אחד שהוא אתה. דהיינו, נניח שאתה העובד היחיד בארגון. ונניח שאתה אחראי גם על השירות וגם על המכירות וגם על השיווק וגם על הייצור וגם על כל מה שזז בארגון. ונניח שיש לך את הכישורים הנדרשים לביצוע המשימות. ונניח שיש לך את המוטיבציה לביצוע המשימות.

במילים אחרות, נניח שיש בארגון בן אדם אחד בלבד, שיש לו גם את היכולת וגם את הרצון לבצע את המשימות. במקרה שכזה, איך היה הכי נכון לבצע את התהליך? האם היה נכון לעשות אותו בצורה כזו או בצורה אחרת?

וכאשר חושבים בתור התחלה בצורה הזאת, דהיינו, חושבים בלי אילוצים כלשהם, זה מגדיל את הסיכוי לכך, שבתור התחלה נראה את התהליך האופטימאלי...