מהי אחריות ניהולית, וכיצד היא קשורה לסמכות?

כאשר נותנים לאדם אחריות לבצע משימה מסוימת, הכרחי לבדוק האם בנוסף לאחריות שניתנה לו יש בידיו גם את הסמכות הדרושה כדי להבטיח שהתוצאה הרצויה אכן תתרחש. אחריות ניהולית היא מושג מרכזי המגדיר שאדם חייב להיות מסוגל להשפיע על הגורמים הרלוונטיים על מנת לעמוד באחריות שלו.

לדוגמה, אם אומרים לאדם שהוא אחראי שהבית ייבנה, יש לשאול: האם יש לו את היכולת והסמכות לגייס עובדים, לרכוש חומרים, או לאשר החלטות בנייה חשובות? אם התשובה היא כן, אז האחריות שנתנו לו היא בעלת משמעות. אך אם התשובה שלילית והוא אינו יכול להשפיע על תהליך הבנייה, האחריות שניתנה לו היא ריקה מתוכן.

מה הבעיה עם אחריות שאין לה סמכות?

אחריות שאין לה סמכות נקראת גם אחריות ללא שיניים. זו אחריות ריקה, שבה האדם אחראי לתוצאה שהוא אינו יכול להשפיע עליה ישירות. דוגמה לכך היא אדם שקיבל אחריות לשמור על דלת ולמנוע כניסת אנשים. אם האדם יכול לומר לאנשים "אסור לכם להיכנס" ולהכריח אותם לצאת, אז הוא קיבל אחריות יחד עם סמכות מתאימה. במקרה זה, האחריות משמעותית והאדם יכול לעמוד בה.

אבל אם הוא רק אחראי "לוודא שאנשים לא ייכנסו", אך בפועל אין לו סמכות לגרום לכך שהאנשים יצייתו להוראותיו, למשל אם אסור לו לדבר אליהם בצורה סמכותית או שהוא אינו יכול לנעול את הדלת, אז האחריות שלו היא חסרת משמעות. זוהי אחריות מדומה שלא מאפשרת לו באמת לבצע את המשימה שעליה הוא מופקד.

כיצד להאציל סמכויות בצורה נכונה?

כדי להאציל סמכויות ואחריות בצורה נכונה, יש לבדוק היטב את הנקודות הבאות:

• האם האדם שמקבל אחריות מקבל גם את הסמכויות הדרושות לביצוע המשימה?
• האם האדם יכול לפעול באופן עצמאי כדי להבטיח את השגת התוצאה הרצויה?
• האם אותו אדם יכול לקחת אחריות מלאה על המשימה ולתת דין וחשבון במקרה שהמשימה לא תושלם כראוי?

אם התשובות לכל השאלות הללו הן חיוביות, משמעות הדבר היא שהאצלת הסמכות והאחריות נעשתה בצורה נכונה. אך אם התשובה לאחת השאלות היא שלילית, אז יש כאן בעיה משמעותית של אחריות ללא סמכות.

מה עושים אם האחריות היא בלי יכולת?

במצב שבו נותנים לאדם אחריות אך לא מעניקים לו את היכולת או את הסמכות לפעול, נוצר מצב בעייתי. לדוגמה, מנהל שמטיל על עובד אחריות לנקות חדר אבל לא נותן לו גישה לכלי ניקוי או זמן מספיק לבצע את המשימה, למעשה מטיל על העובד אחריות שאין לו אפשרות לקיים. העובד יכול למצוא את עצמו מתוסכל או חסר אונים, כי למרות האחריות שהוא נושא, הוא לא יכול להשלים את המשימה.

במצבים כאלה יש לשקול מחדש את הגדרת האחריות או את מתן הסמכויות והמשאבים הנדרשים לביצוע המשימה. אין ערך להטלת אחריות אם בסופו של דבר האדם האחראי אינו מסוגל להשפיע ישירות על התוצאה.

מתי צריך לתת למישהו סמכות יחד עם אחריות?

ההחלטה האם להעניק סמכויות לצד האחריות תלויה בשאלה: האם התוצאה הרצויה תלויה באופן בלעדי באדם שקיבל את האחריות? אם התוצאה תלויה אך ורק באדם שנושא באחריות, חובה לתת לו גם סמכויות מתאימות. למשל, אם מנהל דורש מעובד להכין דוח, יש לוודא שיש לעובד גישה לכל הנתונים הרלוונטיים ולכלים הדרושים להשלמת הדוח.

אך אם האחריות תלויה בגורמים חיצוניים שאינם בשליטתו של האדם, יש להגדיר במדויק את גבולות האחריות שלו. במקרה כזה האחריות צריכה להיות מוגבלת רק להיבטים שבהם האדם יכול להשפיע באמת על התוצאה.

לקחת אחריות ולתת דין וחשבון

חלק בלתי נפרד מתהליך האצלת הסמכויות והאחריות הוא יכולת האדם לקחת אחריות על המשימה שלו. אדם שמקבל אחריות צריך לדעת שהוא יצטרך לתת דין וחשבון במקרה של כישלון או הצלחה. האחריות האמיתית מגיעה יחד עם הבנה ברורה שאותו אדם אחראי לתוצאה הסופית.

אם האדם יודע שיש לו סמכות ויכולת להשפיע על התוצאה, הוא יוכל לקבל את האחריות במלואה ולהיות אחראי אמיתי לפעולות שלו.

אחריות וסמכות - האם הן הולכות יחד?

כאשר נותנים למישהו אחריות לבצע משימה מסוימת, יש לשים לב לשאלה האם יש לו גם את הסמכות הדרושה להשיג את התוצאה הנדרשת. לדוגמה, אם אדם מקבל אחריות על בניית בית, ניקיון חדר, או שמירה על כך שלא יעברו אנשים במקום מסוים - האם יש לו גם את הכלים, המשאבים והיכולת לוודא שזה אכן יקרה?

נניח שנותנים למישהו אחריות למנוע כניסה של אנשים בדלת מסוימת. אם יש לו את הסמכות להורות לאנשים לא להיכנס ולנקוט באמצעים לאכוף זאת, האחריות שלו אפקטיבית. אך אם אין לו סמכות למנוע מאנשים להיכנס, האחריות המוטלת עליו היא למעשה ריקה מתוכן.

אחריות שאין לה סמכות - אחריות ללא שיניים

כאשר נאמר למישהו שהוא אחראי על כך שיקרה דבר מסוים, עולה השאלה: האם זה תלוי בו בלבד או בגורמים חיצוניים?

אם הצלחת המשימה אינה תלויה אך ורק באדם שקיבל את האחריות, יש בעיה בהגדרת התפקיד שלו. במקרה כזה, האחריות היא מדומה, מאחר שאין לו את האמצעים למלא אותה.

העברת אחריות בצורה נכונה

כאשר נותנים אחריות למישהו, יש לבדוק:

• האם הוא מקבל גם סמכויות מתאימות?
• האם הוא יכול להבטיח שהתוצאה אכן תתקיים?
• האם הוא יוכל לתת דין וחשבון במקרה שהמשימה לא בוצעה?

אם אדם מקבל אחריות מבלי שיש לו את הסמכות למלא אותה, אין מקום לבוא אליו בתלונות אם לא הצליח לבצע את המשימה. חשוב להבין זאת כאשר מטילים אחריות על אחרים או כאשר מקבלים אחריות על עצמנו.

למידע נוסף

כדי להעמיק בנושא אחריות, סמכויות, ניהול עובדים והצלת סמכויות, ניתן להיכנס לאתר האינטרנט EIP.co.il ולחפש נושאים כמו אחריות אישית, נטילת אחריות, הצלת סמכויות, ניהול עובדים ועוד.

בהצלחה!