איך להתמודד עם חוסר תיאום בין עובדים בארגון?

הרבה פעמים נוצרת בארגונים סיטואציה שבה שני עובדים או יותר נדרשים לשתף פעולה באופן קבוע. מצב כזה מתרחש כאשר עובד א' צריך להעביר מידע או שירות לעובד ב', ועובד ב' מצדו צריך לבצע פעולה על המידע שקיבל ולהחזיר תוצר בחזרה לעובד א'. במצב כזה, עלולים להופיע שני סוגים מרכזיים של בעיות ארגוניות, שלכל אחת מהן אופי שונה לחלוטין:

מדוע נוצר חוסר שיתוף פעולה בין עובדים בארגון?

הבעיה הראשונה שיכולה להתעורר היא חוסר שיתוף פעולה בין העובדים. במצב כזה, העובדים אינם משתפים פעולה כמו שהארגון מצפה מהם, וזה עלול להתבטא בכך שעובד א' שולח מידע לעובד ב', אך עובד ב' אינו מחזיר לו את המידע בזמן, או אינו משתף פעולה כלל. הסיבות לחוסר שיתוף הפעולה יכולות להיות מגוונות:

• סיבות אישיות כמו קונפליקטים או מתחים בין העובדים.
• חוסר רצון לעבוד ביחד על רקע אישי.
• סיבות מקצועיות כמו עומס בעבודה או סדרי עדיפויות אחרים, שבהם עובד ב' מרגיש שאין לו זמן לטפל בבקשות של עובד א'.

הבעיה המרכזית כאן היא שמכיוון שהעובדים תלויים זה בזה, כל עיכוב או קונפליקט משפיעים על כל הארגון וגורמים לעיכובים ולהפרעות בתהליכים העסקיים.

מה הבעיה במצב של עודף שיתוף פעולה בין עובדים?

הבעיה השנייה היא דווקא עודף שיתוף פעולה. במבט ראשון, שיתוף פעולה מלא נראה חיובי וטוב לארגון, אך בפועל, הוא עלול לגרום לפגיעה משמעותית בתפוקה. כיצד זה קורה?

לדוגמה, עובד א' מבקש מעובד ב' לספק לו שירות מסוים (כגון לעבור על דו"ח ולהחזיר הערות). עובד ב' מיד נענה לבקשה, ואף שואל באופן יומיומי את שאר העובדים בארגון אילו שירותים הוא יכול לספק להם. לכאורה, מדובר בהתנהלות מצוינת. אבל הבעיה היא שכאשר עובד ב' עסוק במתן שירותים לכל העובדים האחרים, הוא אינו מצליח לעמוד במשימות האישיות שהוגדרו לו, וזה יוצר עיכובים ותקלות בארגון כולו.

דוגמה מוחשית לכך היא כאשר המנהל פונה לעובד ושואל אותו מדוע המשימה שהוקצתה לו אינה מתקדמת. במקרה הראשון, העובד יטען שהמשימה שלו אינה מתקדמת כי עובד אחר אינו משתף איתו פעולה ואינו נותן לו את השירות הנדרש. במקרה השני, העובד יגיד שהמשימה שלו אינה מתקדמת כי הוא עסוק במתן שירותים לאחרים, ולכן לא נותר לו זמן לבצע את המשימות האישיות שלו.

שני התרחישים האלה ממחישים את החשיבות של יצירת איזון נכון בין מתן שירותים לאחרים לבין ביצוע משימות אישיות.

כיצד לפתור את בעיית התלות בין עובדים?

הפתרון היעיל ביותר לבעיות מסוג זה הוא יצירת מבנה ארגוני ברור ומדויק, הכולל היררכיה ניהולית מסודרת שמגדירה בבירור את יחסי העבודה בין העובדים השונים.

קיימים שלושה פתרונות עיקריים:

• מינוי מנהל אחראי משותף
  
  - במקרה כזה ממנים מנהל שנמצא מעל שני העובדים. כל בקשה לשירות או תיאום בין העובדים עוברת דרך המנהל. עובד א' אינו פונה ישירות לעובד ב', אלא מבקש מהמנהל את השירות. המנהל אחראי על סדרי העדיפויות ועל חלוקת הזמן של העובדים. אם משהו לא מתבצע או יש עיכוב, האחריות הישירה מוטלת על המנהל ולא על העובדים. בדרך זו, המנהל מבסט את התקשורת בין העובדים ומונע עיכובים או קונפליקטים מיותרים.
• הגדרת סמכות של עובד אחד על עובד אחר
  
  - ניתן להגדיר שאחד העובדים הוא המנהל הישיר של העובד השני. במצב כזה, עובד אחד אחראי הן על המשימות האישיות שלו והן על הניהול של העובד האחר. התוצאה: יש גורם אחראי אחד ברור, וכל עיכוב או תקלה נמצאים תחת אחריותו הישירה של אותו עובד שמונה כמנהל.
• חלוקת תפקידים ברורה
  
  - אפשרות נוספת היא להגדיר באופן חד - משמעי שעובד מסוים בארגון אחראי אך ורק על מתן שירותים לעובדים אחרים. תפקידו מוגבל לביצוע משימות שירות פנים - ארגוניות בלבד. כך אין מצב שבו העובד אינו מספיק לבצע את משימותיו האישיות, כי המשימות שלו מוגדרות באופן ברור כ"מתן שירות לעובדים אחרים". במקרה כזה, גם אם יש עומס, עדיין ברור שהעובד לא יכול להיתקע עם משימות אישיות שלא בוצעו, כיוון שזה לא חלק מתפקידו.

מדוע נדרש מנהל לתיאום בין עובדים בארגון?

לסיכום, כל עוד עובד תלוי באחרים לביצוע משימותיו, הדבר יהווה פתח לבעיות ארגוניות. ברגע שיש מבנה ארגוני ברור עם היררכיה וסמכות מוגדרת, נמנעים מעיכובים ומחוסר תיאום בין העובדים. כשהמנהל מוגדר ואחראי על תיאום הזמן וסדרי העדיפויות, אפשר לפנות אליו ישירות, והוא זה שיצטרך לספק תשובות מדוע משהו לא מתקדם.

המלצה פרקטית היא לבדוק בתוך הארגון שלכם היכן יש עובדים שתלויים בשירות של אחרים, או עובדים שנותנים שירות לאחרים, ולברר עד כמה זה משפיע על התנהלות הארגון. האם נוצר חוסר שיתוף פעולה שמאט את התהליכים? או אולי דווקא עודף שיתוף פעולה שגורם לעומסים ועיכובים בתפוקה? בניית היררכיה ניהולית נכונה ומבנה ארגוני מסודר הם הכלים המרכזיים לפתרון הבעיות הללו.

התמודדות עם תלות בין עובדים בארגון

שלום חברים

בארגונים רבים נוצר מצב שבו שני עובדים צריכים לעבוד במקביל ולשתף פעולה זה עם זה. לרוב, מנהל מחלק את המשימות בין העובדים, כך שאחד מהם נדרש להעביר מידע או שירות לעובד השני, והשני מצדו מחזיר לו תוצרים. מצב כזה עשוי להוות פתח לבעיות ארגוניות שונות.

שני סוגים של בעיות בשיתוף פעולה בין עובדים

ישנן שתי בעיות עיקריות שעלולות להיווצר כאשר שני עובדים נדרשים לשתף פעולה:

• חוסר שיתוף פעולה:
  
  לעיתים, אחד העובדים אינו מספק את השירות או המידע הנדרש לעובד השני. הדבר יכול לנבוע מסיבות אישיות (קונפליקטים, חוסר חיבה הדדי) או מסיבות מקצועיות (עומס עבודה, סדרי עדיפויות שונים). כאשר אין תיאום בין השניים, הפרויקט כולו עלול להתעכב.
• עודף שיתוף פעולה:
  
  במקרים אחרים, ייתכן שהעובדים דווקא משתפים פעולה באופן מצוין - אך דווקא זה גורם לבעיה. אם עובד ב' מקבל בקשה מעובד א' ומיד נענה לה, ייתכן שהוא יזניח את משימותיו העיקריות לטובת מתן שירות לעובדים אחרים, מה שמוביל לפגיעה בתפוקתו האישית.

תרחישים נפוצים של תלות בין עובדים

נניח שיש שני עובדים - עובד א' ועובד ב':

• בתרחיש הראשון - עובד א' תלוי בשירות של עובד ב', אך עובד ב' אינו מספק את השירות, בשל עומס או סדרי עדיפויות אחרים. במקרה כזה, עובד א' עלול להתלונן כי אינו מקבל את מה שהוא צריך.
• בתרחיש השני - עובד ב' דווקא מקפיד לספק שירות לכולם, אך עקב כך אינו מצליח להשלים את משימותיו האישיות. כששואלים אותו מדוע אינו עומד בזמנים, הוא מסביר כי היה עסוק במתן שירות לאחרים.

כיצד ניתן לפתור את הבעיה?

כדי להימנע ממצבים אלו, יש לקבוע היררכיה ניהולית ברורה:

• מינוי מנהל אחראי - מנהל צריך להיות זה שמבצע תיעדוף בין המשימות של שני העובדים ולפקח על חלוקת המשימות.
• הגדרת סמכות - אפשר לקבוע שאחד העובדים הוא המנהל הישיר של השני, כך שתיווצר אחריות ישירה.
• חלוקה ברורה של תפקידים - ניתן להגדיר כי עובד מסוים אחראי אך ורק על מתן שירותים לאחרים, מה שימנע חיכוכים או עיכובים במשימות פרטיות.

סיכום

לארגונים חשוב לבדוק היטב היכן נוצרת תלות בין עובדים ואיך הדבר משפיע על זרימת העבודה. האם העובדים אינם משתפים פעולה מספיק? או שאולי יש עודף שיתוף פעולה שפוגע בתפקוד? ניהול נכון של תלות בין עובדים באמצעות מנהלים מתווכים או חלוקה מסודרת של סמכויות יכול להפחית תקלות ולייעל את העבודה.

למידע נוסף בנושא ייעוץ ארגוני, ניהול עובדים ותלות בין עובדים, ניתן להיכנס לאתר EIP.co.il ולמצוא תכנים נוספים שיכולים לעזור. בהצלחה!