איך לנהל מנהלים בצורה נכונה?

ניהול מנהלים הוא אחד האתגרים הגדולים בכל ארגון, מפני שכאשר אתה מנהל מנהל, אתה בעצם אחראי על מישהו שאמור לנהל צוות עובדים תחתיו. השאלה המרכזית כאן היא איך לוודא שהמנהל שמתחתיך אכן מנהל, ולא מבצע פעולות שהעובדים שתחתיו יכולים לבצע.

הנקודה העיקרית שאליעד מציג בנושא הזה היא שהמנהל צריך לעשות אך ורק משימות שאף עובד מתחתיו לא מסוגל לבצע. התפקיד המרכזי שלך כמנהל מנהלים הוא לדאוג שהמנהל שאתה אחראי עליו לא יבצע שום משימה שניתן להאציל לעובדים שלו.

מדוע מנהל לא צריך לבצע משימות של עובדים?

הסיבה המרכזית לכך היא שהמנהל מתוגמל בשכר גבוה יותר מאשר העובדים שתחתיו, ולכן אין שום היגיון כלכלי או ניהולי בכך שיבצע בעצמו משימות פשוטות יותר. כאשר מנהל מבצע משימה שיכולה להיעשות על ידי עובד זוטר, הארגון משלם בעצם שכר גבוה עבור עבודה שניתן לבצע בעלות נמוכה יותר.

לדוגמה, אם המנהל אחראי על הכנת דו"חות פשוטים שהעובדים שלו יודעים ויכולים להכין, הוא מבזבז את הזמן שלו ואת הכסף של הארגון. המשמעות היא שהארגון לא מנצל נכון את המשאבים שלו.

למה חשוב שהמנהל יהיה פנוי לניהול?

אם המנהל עסוק במשימות טכניות או פשוטות, הוא לא יכול להתפנות לניהול יעיל של העובדים שלו. אליעד מסביר שכאשר המנהל מתעסק בפעולות של עובדים, הוא למעשה מתפקד כפועל ולא כמנהל. המשמעות היא שהוא לא יבצע משימות ניהוליות חשובות, כמו פיקוח, הדרכה, שיפור תהליכים או קביעת יעדים ואסטרטגיה לצוות. המטרה של מנהל היא לנהל את האנשים, ולא לבצע את העבודה שלהם.

אם המנהל שלך מתמקד בעבודה של פועלים, הצוות שלו לא מנוהל, והביצועים בארגון יורדים. חשוב להבין שהצלחת המנהל נמדדת על פי איכות הניהול שלו, ולא על פי כמות המשימות הפשוטות שהוא מבצע.

איך לבדוק שהמנהל אכן מתנהל נכון?

כדי לוודא שהמנהל תחתיך מתנהל נכון, אתה צריך לבדוק את המשימות שהוא מבצע. אליעד מציע שיטה פשוטה ומעשית כדי לבדוק את זה: לשאול את המנהל תחתיך באופן ברור ושיטתי, "מה עשית היום?". אחרי שהוא מפרט את המשימות שהוא ביצע, אתה צריך לשאול אותו לגבי כל משימה ומשימה:

• האם יש מישהו מהעובדים שלך שיכול היה לעשות את זה במקומך?
• מדוע לא נתת לעובדים שלך לעשות את זה?
• האם יש עובד שיכול לבצע את המשימה הזאת בצורה טובה מספיק כדי שאתה לא תצטרך לבצע אותה בעצמך?

השאלות האלה יאפשרו לך לוודא שהמנהל שלך מתמקד במשימות שבאמת מצדיקות את תפקידו, ושהוא מפנה את זמנו לניהול איכותי ואפקטיבי.

דוגמה מפורטת לתהליך הבקרה הניהולית

לדוגמה, אם המנהל שאתה אחראי עליו מדווח שהוא בילה את היום בהזנת נתונים או בהכנת דוחות בסיסיים, אתה צריך לשאול אותו ישירות: "האם אחד העובדים שלך יכול היה לבצע את המשימה הזו?". אם הוא עונה בחיוב, עליך לדרוש ממנו להעביר את המשימה הלאה לעובד שזו אחריותו.

אם הוא משיב לך שאף עובד לא מסוגל לבצע את המשימה, אז עליך לבדוק האם אכן זה המצב, או שמא מדובר בחוסר הכשרה של העובדים. במקרה כזה, תפקידו של המנהל יהיה דווקא להכשיר את העובדים כדי שיוכלו לקחת ממנו משימות נוספות בעתיד. רק בדרך זו, המנהל שלך יהיה פנוי לעסוק בדברים המורכבים יותר כמו קבלת החלטות אסטרטגיות, שיפור תהליכי עבודה וניהול הצוות בצורה אפקטיבית.

מה התפקיד המדויק של מנהל בארגון?

התפקיד של המנהל בארגון הוא בראש ובראשונה להוביל, להנחות, לתכנן, ולפקח על ביצוע משימות של אחרים. מנהל אמור לדאוג שהעובדים תחתיו יודעים מה לעשות, כיצד לעשות, ולספק להם את הכלים הדרושים כדי להצליח. הוא צריך להתמקד באחריות על הצוות, ביצירת סביבת עבודה יעילה, ובשיפור מתמיד של הביצועים.

מה שהמנהל לא אמור לעשות הוא "לקחת" מהעובדים שלו את העבודה שלהם ולבצע אותה בעצמו. כל משימה שהעובד מסוגל לבצע, עליו להאציל אל העובד. המנהל אמור לבצע אך ורק משימות מורכבות שהצוות אינו יכול או לא מוסמך לבצע.

איך לגרום למנהל לנהל טוב יותר?

כדי לגרום למנהל שתחתיך לנהל טוב יותר, עליך להבהיר לו בדיוק את הגדרת התפקיד שלו: תפקידו הוא לא לעבוד, אלא להוביל. תפקידך כמנהל - מנהלים הוא להדגיש את המשמעות של ניהול נכון, לבצע בקרה רציפה על מה שהוא עושה, ולדרוש ממנו להעביר משימות לעובדים בכל פעם שזה אפשרי.

ברגע שתגרום למנהל שתחתיך להבין שהוא לא נמצא שם כדי לבצע עבודה טכנית, אלא להוביל את הצוות להישגים, גם הביצועים שלו ישתפרו וגם הביצועים של הצוות כולו.

איך לנהל מנהלים?

אז איך בעצם מנהלים מנהלים? כלומר, אתה נמצא בתפקיד ניהולי ומנהל מישהו שבעצמו מנהל עובדים. איך אתה יכול לנהל אותו בצורה הטובה ביותר כדי להבטיח שהעובדים תחתיו יתפקדו בצורה מיטבית? יש לכך הרבה מאוד היבטים, ואחד המרכזיים שבהם הוא ההבנה שתפקידו של המנהל תחתיך אינו לבצע משימות שהעובדים שלו יכולים לבצע.

אם המנהל שאתה מנהל מבצע משימות שהעובדים שלו יכולים לעשות, הוא למעשה מבזבז את זמנו ולא ממלא את תפקידו כמנהל. במקום זאת, הוא מתפקד כפועל, וזה פוגע ביכולת שלו לנהל ולהוביל את הצוות שלו. לכן, חשוב להבהיר לו שהוא צריך להתמקד אך ורק במשימות שאף אחד מהעובדים שלו לא יכול לבצע.

מדוע זה קריטי?

כאשר המנהל שלך עושה משימות שהעובדים שלו יכולים לבצע, הוא לא מתפנה לעסוק במשימות ניהוליות חיוניות כמו קביעת אסטרטגיה, פיקוח על תהליכים והנעת הצוות. במילים אחרות, הוא לא באמת מנהל - הוא עובד בעצמו. לכן, עליך כמנהל שלו לשאול אותו באופן קבוע:

מה עשית היום?

האם יש מישהו מהעובדים שלך שיכול היה לבצע את המשימה הזו במקומך?

אם כן, מדוע עשית זאת בעצמך?

כך תוכל לוודא שהוא באמת מתמקד בניהול ולא בביצוע משימות שבזבוז עבורו לבצע.

מסקנה

המנהל תחתיך צריך להבין שהוא נמצא שם כדי להוביל, לנהל ולשפר את ביצועי הצוות - לא כדי לעשות את העבודה של העובדים שלו. עליו להתמקד במשימות אסטרטגיות ובהובלת הצוות, במקום לבצע משימות טכניות שניתן להאציל. ברגע שהוא יאמץ את הגישה הזו, גם הביצועים שלו וגם הביצועים של העובדים שתחתיו ישתפרו.

לקריאה נוספת בנושא ניהול מנהלים, תפקידו של המנהל בארגון, וניהול עובדים - חפשו מידע נוסף באתר האינטרנט EIP.co.il.