מהי הטעות הנפוצה ביותר של מנהלים בארגון?

אחת הטעויות הנפוצות ביותר שמנהלים עושים בארגונים היא עקיפת סמכויות של המנהלים הכפופים להם. לכאורה נראה שלמנהל בכיר יש את כל הסמכות לפנות ישירות לעובד שנמצא תחת מנהל בדרג ביניים, ולתת לו הוראות או משימות באופן ישיר. הרי באופן טבעי, ככל שהמנהל בכיר יותר בהיררכיה, כך יש לו יותר סמכויות. עם זאת, למרות הסמכות הברורה שלו, כאשר הוא בוחר לפנות לעובד שמתחת למנהל אחר, הוא יוצר בכך נזק וסיבוכים גדולים בארגון.

מה המשמעות של עקיפת סמכויות בארגון?

עקיפת סמכויות מתרחשת כאשר מנהל בכיר פונה לעובד שנמצא בדרג נמוך יותר, מבלי לעבור דרך המנהל הישיר שאחראי על אותו עובד. למשל, בארגון עם שלוש רמות ניהול - מנהל בכיר (רמה 3), מנהל ביניים (רמה 2), ועובד (רמה 1) - המנהל הבכיר פונה ישירות לעובד ברמה 1 ומבקש ממנו לבצע משימה מסוימת. בפעולה זו הוא בעצם עוקף את המנהל בדרג הביניים (רמה 2), שנמצא בין המנהל הבכיר לעובד.

מדוע עקיפת סמכויות יוצרת בעיות בארגון?

עקיפת סמכויות מייצרת אי סדר בארגון, כי היא פוגעת באחריות ובסמכות של מנהלי הביניים. לדוגמה, אם המנהל הבכיר פנה ישירות לעובד ונתן לו משימה, והמנהל הישיר של אותו עובד מגיע ושואל את העובד "מדוע לא ביצעת את המשימות שלך?", אז העובד יכול לענות לו "לא ביצעתי את המשימות כי המנהל שמעליך נתן לי משימות אחרות". המנהל בדרג הביניים, בתגובה, יכול לומר למנהל הבכיר שהסיבה שהעובד שלו לא מבצע את המשימות שלו היא בגלל התערבותו הישירה של המנהל הבכיר, ואז למעשה נוצרת בעיה כפולה:

1. המנהל בדרג הביניים מאבד את הסמכות והשליטה על העובד שלו, מכיוון שהעובד כבר לא מתייחס אליו כמקור הסמכות המרכזי שלו.
2. המנהל הבכיר מאבד את האפשרות לבוא בטענות כלפי המנהל בדרג הביניים על כך שהעובד אינו מבצע את תפקידו, כי המנהל הבכיר עצמו נתן הוראות לעובד באופן ישיר ועקף את הסמכות של המנהל שמתחתיו.

כך נוצר מצב שבו העובד כפוף לכמה מנהלים בו זמנית, מצב שמוביל לכאוס ולחוסר סדר, והארגון מאבד יעילות ואפקטיביות.

איך נכון לנהל מנהלים בלי לעקוף את הסמכויות שלהם?

הדרך הנכונה לנהל מנהלים בארגון היא להקפיד על כך שכל מנהל פונה אך ורק לדרג הניהולי שנמצא תחתיו באופן ישיר, ואינו מדלג על אף דרג בדרך. לדוגמה, אם מנהל בכיר ברמה 3 זקוק למשימה ספציפית מעובד שנמצא ברמה 1, עליו לפנות תחילה למנהל בדרג הביניים (רמה 2), להסביר לו מה הוא צריך, והמנהל בדרג הביניים יפנה לעובד וייתן לו את ההוראות הנדרשות.

באופן זה, יש מספר יתרונות ברורים לארגון:

• כל עובד מקבל הוראות ברורות ממנהל אחד בלבד, דבר שמונע בלבול וסותרנות.
• המנהל בדרג הביניים שומר על סמכותו ועל יכולת השליטה שלו, וכך הארגון מתנהל בצורה מסודרת.
• המנהל הבכיר יכול להטיל אחריות על המנהל תחתיו ולדרוש ממנו דין וחשבון, משום שלא נוצר מצב שהעובדים תחתיו מקבלים הנחיות סותרות או מתעלמים ממנו.

מה הבעיה כשמנהל לוקח על עצמו את תפקידי העובד?

בעיה נוספת, דומה מאוד, מתרחשת כאשר מנהל מבצע באופן ישיר את המשימות של העובד הכפוף לו, או כאשר הוא לוקח על עצמו תפקידים שנמצאים באחריות העובד. למרות שלמנהל יש את הסמכות לעשות זאת, הוא בעצם יוצר בכך בלאגן, כי העובד יאשים אחר כך את המנהל בכך שהפריע לו לבצע את המשימה שלו כראוי. העובד מאבד אחריות והופך לפחות עצמאי ופחות אפקטיבי, והמנהל לא יכול לאחר מכן להאשים את העובד אם התוצאות אינן טובות, כי העובד תמיד יוכל לטעון שהמנהל התערב לו בתפקיד.

למה מנהלים עדיין עוקפים סמכויות למרות הנזק?

לעיתים מנהלים בכירים עוקפים סמכויות כי הם חושבים שכך קל ומהיר יותר לבצע משימות, אך בפועל הם גורמים ליותר נזק מתועלת. התפיסה היא שאם הם צריכים משהו דחוף מהעובד, קל יותר לפנות ישירות ולא להמתין עד שהמנהל הכפוף להם יעביר את ההוראה הלאה. למרות שזה קל יותר, בטווח הארוך זה פוגע בתפקוד הארגוני כולו וגורם לאי סדר וכאוס בניהול.

מה המסקנה?

כדי לשמור על ארגון תקין ובריא, יש לשמור בקפדנות על כללי היררכיה ברורים: כל מנהל חייב לפנות רק למנהל הישיר שמתחתיו. אם אתה מנהל בכיר וצריך משהו מעובדים של מחלקה מסוימת, תמיד תעבור דרך מנהל המחלקה, ולעולם לא ישירות לעובד.

רק בצורה הזאת ניתן לשמור על סדר ברור, סמכויות ברורות, ואחריות מוגדרת לכל עובד ולכל מנהל בארגון.

הטעות הנפוצה בניהול: עקיפת סמכויות של עובדים

שלום חברים, הפעם נדבר על אחת הטעויות הנפוצות בארגונים - מצב שבו המנהל עוקף את הסמכויות של העובד שלו. עוד פעם - המנהל עוקף את הסמכויות של העובד שלו.

למי יש יותר סמכויות - למנהל או לעובד?

התשובה היא כמובן למנהל. אז איך ייתכן שהטעות היא בכך שהמנהל עוקף את הסמכויות של העובד? איך זה יכול להיות? אני אסביר.

מבנה ארגוני ושרשרת ניהול

בכל ארגון יש היררכיה. לדוגמה, יש לנו מנהל בכיר, מנהל ביניים, ועובד. כלומר, יש לנו שלוש רמות - רמה 3 (המנהל הבכיר), רמה 2 (המנהל הביניים), ורמה 1 (העובד).

מה שקורה לעיתים קרובות הוא שהמנהל הבכיר פונה ישירות לעובד במקום לעבור דרך המנהל שתחתיו. כאשר המנהל הבכיר (רמה 3) מבקש משימה מעובד ברמה 1, הוא עוקף את מנהל הביניים (רמה 2).

למה זה בעייתי?

כאשר המנהל עוקף את המנהל שמתחתיו, זה יוצר כאוס. למה? כי אחר כך אי אפשר לבוא בטענות כלפי מנהל הביניים על ביצועי העובד, כיוון שהוא יכול לטעון שהעובד לא פעל לפי הנחיותיו, אלא לפי הנחיות המנהל הבכיר.

תחשבו על התרחיש הבא:

1. מנהל הביניים בא לעובד ושואל - "למה לא עשית את העבודה שלך?"

2. העובד משיב - "המנהל הבכיר נתן לי משימה אחרת."

3. עכשיו, מנהל הביניים לא יכול להאשים את העובד, כי המנהל הבכיר נתן הוראות ישירות לעובד מבלי לעדכן אותו.

וכך נוצר בלאגן - כל אחד עושה מה שבא לו, בלי סדר ובלי היררכיה ברורה.

איך למנוע את הבעיה?

בעולם ניהולי תקין, עליך כמנהל בכיר, למרות שיש לך יותר סמכויות ממנהל הביניים, לא לעקוף את הסמכויות שלו. כלומר, אם אתה צריך משהו מהעובד שנמצא בתחתית ההיררכיה, אתה חייב לעבור דרך המנהל הישיר שלו.

למרות שיש לך את הסמכות לפנות ישירות לעובד, אל תעשה זאת! אם אתה צריך שהעובד יבצע משימה, פנה למנהל הביניים ותן לו את ההנחיות. הוא זה שצריך לפנות לעובד ולנהל אותו.

היתרונות של גישה זו:

• שומרים על סדר בעבודה.
• המנהלים בדרגי הביניים שומרים על הסמכות שלהם.
• העובדים יודעים בדיוק למי להקשיב.
• לא נוצר מצב שבו עובד מקבל משימות מכמה כיוונים.

דוגמה נוספת:

נניח שיש לך עובד אחד בלבד תחתיך, ואתה אחראי עליו. אם אתה תתחיל לבצע את המשימות שהוא אחראי עליהן בעצמך, יווצר בלבול. העובד לא יבין מה תפקידו, לא יוכל לקחת אחריות, ואחר כך, כשהעבודה תתעכב, הוא יוכל להאשים אותך בכך שהתערבת.

לכן, גם אם אתה המנהל הישיר - תן לעובד לבצע את תפקידו, ואל תעשה את העבודה במקומו.

מסקנה:

אם אתה מנהל בכיר, ואתה צריך משהו ממחלקה מסוימת - אל תפנה ישירות לעובדים במחלקה, אלא תמיד דרך מנהל המחלקה. בכל היררכיה, כל מנהל צריך לפנות רק לרמה שמתחתיו, ורק כך נשמר הסדר הארגוני.

ברגע שמישהו עוקף מנהלים באמצע, נוצר כאוס. העובד בדרג הנמוך יכול לתרץ שהוא לא הקשיב למנהל הישיר שלו כי מנהל בכיר יותר נתן לו משימה אחרת. כך, מנהל הביניים מאבד שליטה, העבודה מתעכבת, ובסוף הכל מתבלגן.

לסיכום:

שמרו על ההיררכיה הניהולית. אל תעקפו סמכויות. פנו תמיד דרך המנהל הישיר של העובד, גם אם זה דורש יותר עבודה. כך הארגון יתפקד בצורה מסודרת ויעילה יותר.

למידע נוסף בנושא ניהול נכון, איך לנהל עובדים, ניהול צוות וייעוץ למנהלים, ניתן להיכנס לאתר האינטרנט EIP.co.il ולהעמיק בנושא. בהצלחה!