וכאן נדבר על כתיבת הצעת מחיר ללקוח. ונסביר קצת על מהי המשמעות של הצעת המחיר? מה המטרה של כתיבת הצעת המחיר? מה לכתוב בהצעת המחיר ללקוח? כמה לפרט בהצעת המחיר ללקוח? באיזה אורך לכתוב את הצעת המחיר? איך להפוך את הצעת המחיר למסמך שיווקי? ועוד
אז ברמת העיקרון ברגע שלקוח מזמין ממך שירות, יש היגיון לומר שאתה תרצה להוציא ללקוח הצעת מחיר כתובה, שבה יהיה כתוב מה הלקוח מזמין ממך, מה אתה מתחייב לתת ללקוח? באיזה סכום? באיזה תנאי תשלום וכולי.
להצעת המחיר יש כל מיני מטרות. ברמת העיקרון, אם אתה נוכל ואתה מתכוון להפר את הצעת המחיר ולברוח עם הכסף, כנראה שפחות יעניין אותך מה כתוב בהצעת המחיר. זה לא אומר שנוכלים לא מוציאים הצעות מחיר מושקעות, אבל זה כן אומר שמי שמתכנן לשקר, באופן כללי פחות משנה לו מה כתוב בהצעת המחיר.
אז הצעת המחיר נועדה בתור התחלה לכתוב בצורה ברורה, מה אתה מתחייב ללקוח. מה בדיוק? לא יותר ולא פחות. דהיינו, מטרת הצעת המחיר היא שיהיה ברור לך וגם ללקוח מה המחויבות שלכם אחד כלפי השני. ולמה? כדי למנוע ויכוחים, אי הבנות וכיו"ב בהמשך. ברגע שהכל כתוב בצורה ברורה, אז הרבה יותר קשה אחר כך להתחיל להתווכח איתך על מה שסיכמתם שיקרה.
עניין נוסף הוא, שהצעת המחיר היא מסמך שהוא יותר מוגדר ומחייב אותך ואת הלקוח ברמה המשפטית. דהיינו, ברגע שזה כתוב וחתום על ידי שני הצדדים, אז זה הופך להיות מסמך משפטי מחייב, עם תוקף משפטי שאפשר ללכת איתו אחר כך לבית משפט, אם מתגלים חילוקי דעות כאלו ואחרים.
צריך לקחת בחשבון, שיתכן שבהצעת המחיר כתובים דברים שניתן לפרש אותם במגוון דרכים שונות. ומצד האמת, אי אפשר להגדיר באופן מדויק כל דבר עד הסוף. ובבא היום, יכול להיות שתהיה מריבה, על מה התכוונתם בהצעת המחיר, שאולי יש כל מיני דרכים לפרש אותה. ויתכן גם ששופט בבית משפט יאמר ש"אומד דעת הצדדים" היה משהו מסוים, למרות שבהצעת המחיר כתוב אחרת. דהיינו, שהשופט יכול לפסוק שהצדדים סיכמו שונה ממה שכתוב בהצעת המחיר.
אבל אלו מקרי קצה, כאשר ברמת העיקרון, הצעת המחיר נועדה להבהיר לכל אחד מהצדדים את מה שהוא מחוייב כלפי הצד השני, כדי למנוע ויכוחים ומריבות בהמשך הדרך.
נקודה נוספת שצריכים לקחת בחשבון, היא, שהצעת המחיר יכולה להיות גם סוג של מסמך שיווקי שלך עבור הלקוח שלך. דהיינו, הצעת המחיר לא חייבת להיות אך ורק מסמך טכני ואינפורמטיבי בלבד, אלא הצעת המחיר יכולה להכיל גם מידע שיווקי, כפתיח או כסיומת של החלק בהצעת המחיר שמפרט את פרטי ההצעה.
אז מה לפרט בהצעת המחיר בחלק של מה כולל או לא כולל השירות שלך? בעיקרון לכאורה ניתן לומר, שכדאי לפרט כמה שיותר, כדי שהכל יהיה כמה שיותר ברור ומדויק. אבל מצד האמת אי אפשר באמת לפרט את הכל ואת כל הדברים שכלולים או לא כלולים בעבודה שלך לפרטי פרטים. ובנוסף, לקוחות גם לא אוהבים הצעות מחיר באורך אין סופי. ולכן יש היגיון לנסות לכתוב הצעת מחיר קצרה ותמציתית ולא הצעת מחיר ארוכה כאורך הגלות.
וכאן צריכים למצוא את האיזון. ברמת העיקרון הגיוני לכתוב את כל הדברים שלדעתך הגיוני ושיש סיכוי סביר שלאחר מכן עשויה להיות אי הסכמה לגביהם. דהיינו, אתה לא צריך לכתוב את כל פרטי הפרטים האפשריים לגבי מה אתה כן ומה אתה לא הולך לספק ללקוח. אבל כן הגיוני שתכתוב את הדברים העיקריים שכנראה יש אפשרות סבירה או אפשרות גבוהה בסיכוי כזה או אחר, לכך שעשוי להיות ויכוח עם הלקוח לאחר מכן.
חיסרון אפשרי בכתיבת הצעת מחיר מפורטת, היא, שזה יוצר התחייבות שלך כלפי הלקוח, ביחס למה שאתה כותב בדיוק שאתה הולך לספק ללקוח. ויתכן שלא בא לך להתחייב מראש על כל פרטי הפרטים שאתה מתכנן לתת ללקוח. אבל במידה ואתה הולך לספק לא פחות ממה שאתה מציע, אין מניעה שתכתוב בהצעת המחיר, את מה שאתה מתכנן לתת ללקוח.
יתרון נוסף להצעת מחיר, הוא שכתיבת הצעת מחיר, משדרת שאתה בעל עסק רציני שעובד בצורה מסודרת ולא איזה חאפר שעובד פה ושם. כי החברות הגדולות בדרך כלל, יוציאו לך הצעת מחיר מסודרת, כמעט על כל דבר.
עוד אוסיף ואומר, כי לפי החוק ישנם שירותים שהמחוקק קבע שחובה לפרט בהם פרטים ספציפיים לגבי מה בדיוק הלקוח מקבל. לדוגמה מפרט מכר דירה לפי חוק המכר דירות. שהחוק מחייב את הקבלן לרמת פירוט ספציפית לגבי דברים ספציפיים שהוא מתחייב לספק לרוכש הדירה.
לסיכום: במידה ואתה בן אדם ישר, שלא מתכנן לרמות את הלקוח שלך, הגיוני שתכתוב לו הצעת מחיר כתובה, קצרה או ארוכה, במסמך רשמי או בהודעת ווצאפ או אפילו במייל, שיהיה כתוב בה בקצרה או באורך, מה אתה מסכם עם הלקוח? בצורה עניינית, לא ארוכה מידי ולא קצרה מידי. ותבקש מהלקוח שלך לאשר לך בחתימה או במייל חוזר או בווצאפ וכיוב, את הצעת המחיר שלך. כך זה מגדיל את הסיכוי למנוע טעויות ומריבות לאחר מכן.
אז ברמת העיקרון ברגע שלקוח מזמין ממך שירות, יש היגיון לומר שאתה תרצה להוציא ללקוח הצעת מחיר כתובה, שבה יהיה כתוב מה הלקוח מזמין ממך, מה אתה מתחייב לתת ללקוח? באיזה סכום? באיזה תנאי תשלום וכולי.
להצעת המחיר יש כל מיני מטרות. ברמת העיקרון, אם אתה נוכל ואתה מתכוון להפר את הצעת המחיר ולברוח עם הכסף, כנראה שפחות יעניין אותך מה כתוב בהצעת המחיר. זה לא אומר שנוכלים לא מוציאים הצעות מחיר מושקעות, אבל זה כן אומר שמי שמתכנן לשקר, באופן כללי פחות משנה לו מה כתוב בהצעת המחיר.
אז הצעת המחיר נועדה בתור התחלה לכתוב בצורה ברורה, מה אתה מתחייב ללקוח. מה בדיוק? לא יותר ולא פחות. דהיינו, מטרת הצעת המחיר היא שיהיה ברור לך וגם ללקוח מה המחויבות שלכם אחד כלפי השני. ולמה? כדי למנוע ויכוחים, אי הבנות וכיו"ב בהמשך. ברגע שהכל כתוב בצורה ברורה, אז הרבה יותר קשה אחר כך להתחיל להתווכח איתך על מה שסיכמתם שיקרה.
עניין נוסף הוא, שהצעת המחיר היא מסמך שהוא יותר מוגדר ומחייב אותך ואת הלקוח ברמה המשפטית. דהיינו, ברגע שזה כתוב וחתום על ידי שני הצדדים, אז זה הופך להיות מסמך משפטי מחייב, עם תוקף משפטי שאפשר ללכת איתו אחר כך לבית משפט, אם מתגלים חילוקי דעות כאלו ואחרים.
צריך לקחת בחשבון, שיתכן שבהצעת המחיר כתובים דברים שניתן לפרש אותם במגוון דרכים שונות. ומצד האמת, אי אפשר להגדיר באופן מדויק כל דבר עד הסוף. ובבא היום, יכול להיות שתהיה מריבה, על מה התכוונתם בהצעת המחיר, שאולי יש כל מיני דרכים לפרש אותה. ויתכן גם ששופט בבית משפט יאמר ש"אומד דעת הצדדים" היה משהו מסוים, למרות שבהצעת המחיר כתוב אחרת. דהיינו, שהשופט יכול לפסוק שהצדדים סיכמו שונה ממה שכתוב בהצעת המחיר.
אבל אלו מקרי קצה, כאשר ברמת העיקרון, הצעת המחיר נועדה להבהיר לכל אחד מהצדדים את מה שהוא מחוייב כלפי הצד השני, כדי למנוע ויכוחים ומריבות בהמשך הדרך.
נקודה נוספת שצריכים לקחת בחשבון, היא, שהצעת המחיר יכולה להיות גם סוג של מסמך שיווקי שלך עבור הלקוח שלך. דהיינו, הצעת המחיר לא חייבת להיות אך ורק מסמך טכני ואינפורמטיבי בלבד, אלא הצעת המחיר יכולה להכיל גם מידע שיווקי, כפתיח או כסיומת של החלק בהצעת המחיר שמפרט את פרטי ההצעה.
אז מה לפרט בהצעת המחיר בחלק של מה כולל או לא כולל השירות שלך? בעיקרון לכאורה ניתן לומר, שכדאי לפרט כמה שיותר, כדי שהכל יהיה כמה שיותר ברור ומדויק. אבל מצד האמת אי אפשר באמת לפרט את הכל ואת כל הדברים שכלולים או לא כלולים בעבודה שלך לפרטי פרטים. ובנוסף, לקוחות גם לא אוהבים הצעות מחיר באורך אין סופי. ולכן יש היגיון לנסות לכתוב הצעת מחיר קצרה ותמציתית ולא הצעת מחיר ארוכה כאורך הגלות.
וכאן צריכים למצוא את האיזון. ברמת העיקרון הגיוני לכתוב את כל הדברים שלדעתך הגיוני ושיש סיכוי סביר שלאחר מכן עשויה להיות אי הסכמה לגביהם. דהיינו, אתה לא צריך לכתוב את כל פרטי הפרטים האפשריים לגבי מה אתה כן ומה אתה לא הולך לספק ללקוח. אבל כן הגיוני שתכתוב את הדברים העיקריים שכנראה יש אפשרות סבירה או אפשרות גבוהה בסיכוי כזה או אחר, לכך שעשוי להיות ויכוח עם הלקוח לאחר מכן.
חיסרון אפשרי בכתיבת הצעת מחיר מפורטת, היא, שזה יוצר התחייבות שלך כלפי הלקוח, ביחס למה שאתה כותב בדיוק שאתה הולך לספק ללקוח. ויתכן שלא בא לך להתחייב מראש על כל פרטי הפרטים שאתה מתכנן לתת ללקוח. אבל במידה ואתה הולך לספק לא פחות ממה שאתה מציע, אין מניעה שתכתוב בהצעת המחיר, את מה שאתה מתכנן לתת ללקוח.
יתרון נוסף להצעת מחיר, הוא שכתיבת הצעת מחיר, משדרת שאתה בעל עסק רציני שעובד בצורה מסודרת ולא איזה חאפר שעובד פה ושם. כי החברות הגדולות בדרך כלל, יוציאו לך הצעת מחיר מסודרת, כמעט על כל דבר.
עוד אוסיף ואומר, כי לפי החוק ישנם שירותים שהמחוקק קבע שחובה לפרט בהם פרטים ספציפיים לגבי מה בדיוק הלקוח מקבל. לדוגמה מפרט מכר דירה לפי חוק המכר דירות. שהחוק מחייב את הקבלן לרמת פירוט ספציפית לגבי דברים ספציפיים שהוא מתחייב לספק לרוכש הדירה.
לסיכום: במידה ואתה בן אדם ישר, שלא מתכנן לרמות את הלקוח שלך, הגיוני שתכתוב לו הצעת מחיר כתובה, קצרה או ארוכה, במסמך רשמי או בהודעת ווצאפ או אפילו במייל, שיהיה כתוב בה בקצרה או באורך, מה אתה מסכם עם הלקוח? בצורה עניינית, לא ארוכה מידי ולא קצרה מידי. ותבקש מהלקוח שלך לאשר לך בחתימה או במייל חוזר או בווצאפ וכיוב, את הצעת המחיר שלך. כך זה מגדיל את הסיכוי למנוע טעויות ומריבות לאחר מכן.
050-3331-331