איך לוודא שהמסרים שלך ברורים ומובנים נכון?

הנושא שאליעד כהן עוסק בו הוא איך להעביר מסרים בצורה ברורה, בין אם בעל פה ובין אם בכתב, כך שתהיה ודאות מלאה שהצד השני מבין בדיוק את מה שהתכוונת אליו. זהו נושא חשוב מאוד, שכן חוסר הבנה יכול להוביל לבלבול, טעויות, ואפילו לקונפליקטים מיותרים.

מהם הגורמים לחוסר הבנה במסרים?

לפי אליעד, הסיבה העיקרית לכך שאנשים לא מבינים את המסר שלך היא שאתה משתמש במילים, ביטויים או מושגים שלא תמיד ברורים לשומע או לקורא, אף על פי שהם ברורים לך באופן אישי. לדוגמה, אם אתה משתמש במילה שיש לה מספר משמעויות אפשריות, ייתכן שהמאזין יפרש אותה באופן שונה מזה שאליו התכוונת. לפעמים האדם שמשדר את המסר מניח שהצד השני כבר מכיר את ההקשר או את המשמעות המדויקת, אך בפועל לא תמיד זה כך.

לדוגמה, אם נכתוב משפט כמו: "אברהם פגש את יצחק ואז הוא אמר לו שלום", זה משפט שנראה פשוט וברור מאוד במבט ראשון. אבל אם מתעמקים בו ושואלים שאלות, אפשר לגלות שהוא לא מספיק ברור. מי אמר שלום למי? האם אברהם אמר שלום ליצחק, או שיצחק אמר שלום לאברהם? מכיוון שהמשפט מכיל מילת גוף "הוא" שלא ברורה חד - משמעית, ניתן לפרש אותו בכמה דרכים, ולכן הוא משפט בעייתי, למרות שהוא נראה פשוט לכאורה.

מהי השיטה לוודא שמבינים אותך נכון?

כדי להימנע מהבעיה הזו ולהבטיח שהמסר שלך ברור ומדויק, אליעד מציע שיטה פשוטה ויעילה במיוחד:

עליך לכתוב או לומר את מה שאתה רוצה להעביר, ואז לקרוא את הטקסט או לשמוע אותו שוב מנקודת מבט של אדם "מטומטם", או אדם שאינו מכיר את התחום. כלומר, לדמיין שאין לך את הידע המוקדם שיש לך בפועל. לאחר מכן, עליך לנסות לפרש את מה שכתבת או אמרת באופן הפשוט ביותר, ולשאול את עצמך: האם הייתי מבין את המסר הזה בצורה ברורה וחד - משמעית אם לא הייתי יודע על מה מדובר?

לדוגמה, כאשר אתה כותב מייל, מסר טקסט, או אפילו מדבר בעל פה, אתה צריך לבדוק האם כל מילה או מושג שאתה משתמש בהם יכולים להתפרש רק בדרך אחת ויחידה. אם אתה מוצא מילים או משפטים שיכולים להתפרש בכמה דרכים, יש לחדד, להוסיף הבהרות, או לכתוב בצורה אחרת וברורה יותר, עד שהטקסט או המסר הופכים לחד - משמעיים.

מהי חשיבות השימוש במילים חד - משמעיות?

אליעד מדגיש שוב ושוב את החשיבות של שימוש במילים ברורות ובעלות פירוש אחד בלבד. אנשים רבים משתמשים לפעמים בכוונה במילים מורכבות או במושגים לא ברורים, כדי להיראות חכמים או כדי למנוע שאלות נוספות. אך זוהי טעות אם מטרתך היא להעביר מסר ברור. כשאתה משתמש במילים מורכבות או במושגים לא מוכרים, אתה עלול לגרום לבלבול, חוסר הבנה, ואפילו ליצור רושם שלילי אצל השומע או הקורא.

לכן, אם חשוב לך שיבינו אותך בצורה מדויקת, יש לבדוק שכל מילה וכל משפט שאתה כותב או אומר הם חד - משמעיים ופשוטים להבנה עבור כל אדם, ללא תלות ברמת הידע או ברקע שלו בנושא.

איך מיישמים את השיטה בפועל?

השלבים ליישום השיטה שאליעד מציג הם פשוטים וברורים:

• כתוב או אמור את המסר שלך כפי שאתה רוצה להעביר אותו.
• קרא או האזן שוב למה שכתבת או אמרת, תוך שאתה מתאר לעצמך שאתה אדם "מטומטם" או מישהו שאינו מכיר את הנושא כלל.
• נסה לפרש את המסר שלך ולשאול את עצמך האם ניתן להבין אותו רק בדרך אחת.
• אם אתה מגלה מילים או משפטים לא ברורים, תקן אותם והפוך אותם לחד - משמעיים.
• חזור על התהליך עד שהמסר ברור לגמרי ואין שום אפשרות לפרש אותו אחרת.

כך תוכל להיות בטוח שהצד השני יקבל בדיוק את המסר שאתה רוצה להעביר.

האם כדאי לדבר או לכתוב בשפה מורכבת או פשוטה?

אליעד מבהיר שיש מצבים שבהם אולי תרצה בכוונה להשתמש בשפה מורכבת כדי להיראות חכם או להימנע משאלות. אבל הוא מדגיש שברוב המקרים, עדיף להימנע מכך, במיוחד כאשר המטרה היא שהמסר יובן בצורה ברורה ומדויקת. ככל שהמסר שלך ברור יותר ופשוט יותר להבנה, כך הסיכוי גדול יותר שיבינו אותך נכון וימנעו טעויות או אי הבנות.

בשורה התחתונה, מטרתך בתקשורת בין אישית צריכה להיות להעביר מסר ברור וחד - משמעי ככל האפשר, ועל ידי שימוש בשיטה שאליעד כהן מציג, תוכל לעשות זאת בהצלחה ובביטחון.

איך לוודא שמבינים אותך נכון?

ההרצאה עוסקת כיצד לוודא שהמסרים שאנחנו מעבירים, הן בעל פה והן בכתב, מובנים בצורה ברורה ונכונה. הרצאה זו מתמקדת במיומנויות התקשורת הבין אישית ובחשיבות של התנסחות מדויקת וחדה.

המרצה מציע שיטה פשוטה אך אפקטיבית כדי לוודא שהמסר שלך מובן: כשאתה כותב או אומר משהו, עליך להיכנס לדמות של מישהו "מטומטם", כלומר, מישהו שלא מבין את התחום שלך או את המילים שאתה משתמש בהן. ברגע שאתה קורא את מה שכתבת או אמרת, תדמיין שאתה לא מבין את המשמעות. זה יאפשר לך לזהות בעיות בניסוח, מושגים לא ברורים, או חוסר בהירות כלשהו.

השלב הבא הוא לשאול את עצמך: האם המילים שאתה משתמש בהן יכולות להתפרש בצורה אחרת? לדוגמה, אם אתה כותב משפט כמו "הוא אמר לו שלום", עליך לשאול מי הוא "הוא" ומי "לו". אם המשפט לא ברור, זה סימן שהמסר לא הועבר בצורה חד - משמעית. זהו תהליך חשוב ביותר, כי לפעמים, המילים שהן ברורות לנו לא בהכרח יהיו ברורות למישהו אחר.

בנוסף, המרצה מסביר שהמילים שברורות לנו לא תמיד ברורות למי ששומע אותנו. זה עשוי להיגרם משימוש במילים או מושגים שיש להם כמה פירושים אפשריים, או כשאנחנו משתמשים במילים שהצד השני לא מכיר. לכן, חשוב לוודא שכל מילה שאתה אומר או כותב היא חד משמעית וקל להבין אותה.

על מנת לוודא שאתה מביע את עצמך בצורה ברורה, קרא את מה שכתבת שוב ושוב ושאל את עצמך: האם כל מילה ברורה וחד משמעית? האם כל מושג שאני משתמש בו ברור לכל אחד שיקרא או ישמע את המסר שלי? אם אתה בטוח בכך, רק אז אתה יכול להיות בטוח שמבינים אותך כמו שצריך.