איך להגדיר מטרות לעובדים בעייתיים?

התמודדות עם עובד טוב שמסרב לקבל הנחיות על הדרך בה הוא מבצע משימות עשויה להיות אתגר ניהולי. מדובר במצב שבו העובד מבצע את המשימות בהצלחה אך מסרב לקבל הנחיות לגבי הדרך בה הוא מבצע אותן, ובכך עלול לפגוע בתרבות הארגונית או בערכים של העסק. כיצד מנהלים יכולים להתמודד עם מצבים כאלה ולוודא שהעובד מבצע את משימותיו בצורה מקצועית ועפ"י דרישות הארגון?

הגדרת הדרך כחלק מהמטרה

הפתרון לבעיה הזו טמון בהגדרת הדרך כחלק מהמטרה עצמה. במקום להנחות את העובד באופן ספציפי איך לבצע את המשימה, יש להגדיר את הדרך בה הוא מבצע את המשימה כחלק מהיעד עצמו. כלומר, לא רק לקבוע את המטרה או את התוצאה הסופית, אלא גם להוסיף למטרה דרישות לגבי הדרך בה יש להשיג אותה. כך, העובד לא יקבל הנחיות ישירות לגבי הדרך, אך יהיה מחויב לעמוד בדרישות שהוגדרו.

דוגמה: הזמנת סחורה

נניח שמטלה שניתנה לעובד היא להזמין סחורה מספק מסוים, לדוגמה מאה אבטיחים. העובד מבצע את המשימה, אך הוא לא תקשורתי או מנומס כלפי הספק, וכך נשארים עם הזמנת סחורה אך עם פגיעות ביחסים עם הספק. במקום להנחות אותו כיצד לדבר עם הספק, הפתרון הוא להגדיר את המטרה בצורה רחבה יותר. המטרה תהיה לא רק להזמין את הסחורה, אלא גם לוודא שהספק ירגיש טוב ויהיה מרוצה מהתקשורת איתנו.

השלבים ליישום הפתרון

1. לזהות מה לא עובד בדרך הנוכחית - להבין את הבעיה בדרך בה העובד מבצע את המשימה.

2. להבין מדוע זה מפריע - האם זה פוגע במוניטין, ביחסי עבודה, או בשירות הלקוחות?

3. להגדיר את הדרך כחלק מהמטרה - בהגדרת המטרה יש להוסיף את הדרישות לגבי הדרך בה יש לבצע את המשימה.

דוגמה: מנומסות בעבודה

נניח שעובד לא אומר "בבקשה" או "תודה" כאשר הוא מתקשר עם ספקים, לקוחות או קולגות. אם מבקשים ממנו להשתמש במילים מנומסות, הוא עשוי להתנגד. במקום להנחות אותו ישירות על מילים, יש להגדיר לו מטרה רחבה יותר, כמו למשל "המטרה שלך היא לגרום לאנשים לעבוד איתך בצורה נוחה וידידותית", מה שמוביל אותו להנחות את עצמו להגיע לתוצאה הרצויה מבלי שהמנהלים יגידו לו ישירות איך לעשות זאת.

יישום בעסקים ובניהול עובדים

במקום להגדיר לעובד את הדרך בה עליו לפעול, מנהלים יכולים להגדיר את המטרה בצורה כזו שתכלול גם את הדרך בה יש לבצע אותה. כך, העובד יוכל לשמור על החופש לבצע את המשימות לפי דרכו, אך יהיה מחויב להישאר במסגרת הערכים וההנחות שהוגדרו מראש. זהו פתרון שיכול להתאים לעובדים שמסרבים לקבל הנחיות על הדרך בה הם פועלים, אך הוא גם שומר על האינטרסים של הארגון.

התמודדות עם עובד שמבצע משימות היטב אך מסרב לקבל הנחיות לגבי הדרך

יש עובדים שמבצעים את המשימות שלהם היטב אך אינם מוכנים לקבל הנחיות לגבי האופן שבו עליהם לבצע אותן. עובדים כאלה דורשים שיגדירו להם את המטרה בלבד, אך משאירים לעצמם חופש פעולה מוחלט לגבי הדרך שבה הם מגיעים אליה. הבעיה נוצרת כאשר הדרך שבה הם מבצעים את המשימות אינה תואמת את הערכים, התרבות הארגונית או האינטרסים של העסק. כיצד מתמודדים עם מצב כזה?

הגדרת הדרך כחלק מהמטרה

הפתרון הוא פשוט: במקום להנחות את העובד כיצד לבצע את המשימה, יש להגדיר את הדרך כחלק מהמטרה עצמה. כלומר, לא רק לקבוע מה עליו להשיג, אלא גם להוסיף דרישות מסוימות לגבי הדרך שבה עליו להשיג זאת.

דוגמה: הזמנת סחורה מספק

נניח שיש עובד שאומרים לו להזמין מאה אבטיחים מספק מסוים. הוא מבצע את המשימה אך עושה זאת בצורה לא נעימה - למשל, הוא מתקשר לספק, מדבר אליו בצורה חצופה או תוקפנית, ולמרות שהוא מצליח להזמין את הסחורה, הוא פוגע ביחסים עם הספק. במקרה כזה, הפתרון אינו להנחות אותו ישירות כיצד לדבר עם הספק, אלא להגדיר מראש מטרה רחבה יותר.

במקום לומר לו רק "תזמין מאה אבטיחים", יש להגדיר מטרה מקיפה יותר:

- "תזמין מאה אבטיחים מהספק, ובנוסף תגרום לספק להיות מרוצה מהתקשורת איתנו."

כך העובד מחויב לא רק להשיג את התוצאה הטכנית של ההזמנה, אלא גם לוודא שהתהליך עצמו מתבצע באופן שמשמר או משפר את יחסי העבודה עם הספק.

המרת הבעיה למטרה

כדי ליישם את השיטה, יש לבצע שלושה שלבים:

1. לזהות מה לא עובד בדרך הנוכחית - מה בדיוק הבעיה עם הדרך שבה העובד מבצע את המשימה?

2. להבין מדוע זה מפריע - מה ההשלכות של הדרך הזו? האם זה פוגע במוניטין, ביחסי עבודה, בשירות הלקוחות?

3. להגדיר את הדרך כחלק מהמטרה - להוסיף למטרה הכללית של המשימה גם את הדרישות מהדרך שבה היא תבוצע.

דוגמה: עובד שאינו משתמש בנימוס

נניח שיש עובד שאינו אומר "בבקשה" ו"תודה" כאשר הוא מתקשר עם ספקים, לקוחות או קולגות. אם מבקשים ממנו לומר "בבקשה", הוא מתנגד בטענה ש"אל תגידו לי איך לדבר". הפתרון הוא לשאול את עצמנו מדוע אנחנו רוצים שהוא יהיה מנומס.

התשובה יכולה להיות:

- "כדי שהלקוחות ירגישו בנוח ויהיה להם נעים לעבוד איתנו."

- "כדי ליצור אווירה חיובית יותר בארגון."

במקום לומר לו "תגיד בבקשה", יש להגדיר לו מטרה רחבה יותר:

- "המטרה שלך היא לגרום לאנשים שאתה עובד מולם להרגיש בנוח ולרצות להמשיך לעבוד איתנו."

כך, הוא יכול לבחור איך לעשות זאת, אבל הוא חייב להגיע לתוצאה הרצויה.

יישום בעסקים ובניהול עובדים

כאשר מתמודדים עם עובד שמתעקש לבצע את המשימות בדרכו שלו, יש להפוך את הדרך שבה הוא פועל לחלק מהמטרה עצמה. כך הוא יוכל לשמור על החופש שהוא דורש, אך במקביל יהיה מחויב לעמוד בקריטריונים שיבטיחו שהתוצאה תושג באופן הרצוי לארגון.