כדי להבין איך לנהל את הזמן בצורה נכונה, לשם כך יש להבין מה הוא ניהול זמן נכון. וניהול זמן נכון, הוא כאשר האדם מפיק את הטוב ביותר שהוא יכול, במסגרת הזמן שיש לו. כאשר הזמן הוא מוגבל, ניהול זמן נכון, הוא כזה שבו האדם עושה את הדברים הטובים ביותר, כדי להשיג את המטרות החשובות ביותר, במסגרת הזמן האפשרי.

ואיך לנהל את הזמן בצורה נכונה? תשובה: על ידי שני דברים. הדבר הראשון הוא בירור המטרות וסדר העדיפויות. הדבר השני הוא בירור האפשרויות. כאשר יש לאדם זמן מוגבל והמון מטרות שונות, בשלב הראשון על האדם לעצור לרגע אחד, ולנסות להגדיר עבור עצמו טוב יותר, את המטרות שאותן הוא רוצה להשיג. ואחרי שהמטרות ברורות לאדם עד כמה שאפשר, עכשיו צריך לנסות להבין, מה יותר חשוב ממה.

לא מספיק להבין את המטרות, צריך גם לנסות לתת להן איזה סדר עדיפויות כלשהו. כי מאחר שלא בהכרח ניתן להשיג את הכל במסגרת הזמן המוקצב, לכן צריך לנסות להבין טוב יותר איזו מטרה יותר חשובה. כדי שעל ידי זה יהיה ניתן לדעת במה להתמקד, ואת מה צריך לדחות לסוף הרשימה, ולהתעסק איתו רק אם יישאר זמן פנוי.

ואיך לדעת מה יותר חשוב? תשובה: הדרך המהירה להחליט מה יותר חשוב, היא על ידי זה שבודקים, עד כמה הטוב הסופי שאותו רוצה האדם להשיג, תלוי בדבר המסוים. ככל שהטוב הסופי של האדם מושפע יותר מהשגת המטרה, כך המטרה חשובה יותר.

לדוגמא: כאשר יש לאדם מספר משימות שאותן הוא צריך לבצע. וברצונו של האדם לדעת איזו משימה חשובה יותר. על האדם לשאול את עצמו על כל משימה ומשימה, עד כמה משפיעה הצלחת המשימה הזאת, על הטוב הסופי שאליו הוא רוצה להגיע. וככל שהדבר משפיע יותר על הטוב הסופי שאליו הוא רוצה להגיע, כך הוא חשוב יותר.

ואחרי שהאדם הבין את המטרות שלו ואת סדר החשיבות שלהן, עכשיו על האדם לנסות להבין את האפשרויות שלו. דהיינו, לנסות להבין טוב יותר, מה הוא יכול לעשות מתוך כל הרשימה, וכמה זמן ומאמץ דרושים לכך.

ואחרי שהאדם הבין את המטרות ואת החשיבות שלהן, וגם הוא מודע ליכולות שלו לבצע את המשימות, עכשיו על האדם לנסות להרכיב לעצמו את רשימת המשימות, שאותן הוא ינסה להשיג. כאשר השיקול המרכזי הוא, לנסות לבחור את המשימות בצורה כזו, שבסופו של דבר האדם ישיג את המצב הטוב ביותר עבורו.

ולא תמיד חייבים להתחיל דווקא מהדברים החשובים. לפעמים אפשר לוותר על דבר אחד חשוב, תמורת כמה דברים פחות חשובים. כי לפעמים, כמה דברים פחות חשובים שקל יותר להשיג אותם, יכולים להביא לאדם יותר תועלת, מאשר להשיג דבר אחד חשוב עם הרבה מאמץ.

יתכן גם לדוגמא, כי צריך לוותר על כל המשימות בשביל דבר אחד שהוא הקריטי ביותר. ויתכן אפילו שצריך לוותר על הכל, תמורת אפילו רק ניסיון להשיג איזו מטרה, מרוב החשיבות שלה וכיו"ב. ועל האדם לעשות את השיקול ולנסות להבין, איזה שילוב של מטרות הוא הטוב ביותר עבורו.

וניתן להמחיש את העניין, על ידי דוגמא של מבחן עם שאלות, כאשר לכל שאלה יש רמת קושי שונה וכמות אחרת של נקודות. שלפעמים כדאי להתמקד בלענות על שאלה אחת, כאשר בלי השאלה הזאת האדם לא יכול לעבור את המבחן, שבמקרה כזה אין בעצם משמעות לשאר השאלות, אם כל המבחן תלוי דווקא בשאלה אחת. או כאשר שאלה אחת, שווה יותר נקודות מאשר כל שאר השאלות ביחד וכיו"ב.

ולפעמים גם, אפשר לוותר על שאלה אחת מאוד קשה גם אם היא מביאה הרבה נקודות, תמורת זה שעונים על שילוב אחר של שאלות יותר קלות, ושבסך הכל השאלות הקטנות והקלות, יביאו ציון יותר גדול.

ונסכם: כדי לנהל את הזמן נכון. שלב ראשון צריך להגדיר את המשימות טוב יותר. שלב שני צריך להבין איזו משימה חשובה יותר ועד כמה היא חשובה. שלב שלישי צריך לנסות להבין איזה משימות בכלל אפשר לבצע, וכמה מאמץ צריך להשקיע כדי לבצע אותן. ועל ידי זה להרכיב את השילוב של המשימות, שהביצוע שלהן יביא לאדם את התועלת הגדולה ביותר.

ראה גם:

* ניהול זמן - מהו ניהול זמן נכון? איך לנהל את הזמן בצורה נכונה?.

המאמר מאת מאמן אימון אישי + ייעוץ אליעד - www.EIP.co.il

הכנס לאתר ותהנה מעוד הרצאות/מאמרים על ניהול , קבלת החלטות , קושי ועוד ... בהצלחה !