מה הטעות הבסיסית ביותר בניהול עובדים?

אחת הטעויות הנפוצות ביותר בניהול עובדים היא מצב שבו לעובד אחד יש כמה מנהלים שונים במקביל. הכוונה היא שהעובד מקבל הוראות מכמה אנשים, וכל אחד מהם מצפה ממנו לבצע דברים לפי סדר עדיפויות משלו. ברגע שיש לעובד כמה מנהלים, הוא צריך לבחור למי להקשיב קודם, והתוצאה היא בלבול וסיבוכים רבים.

למה מצב של כמה מנהלים גורם לכאוס ארגוני?

כשהעובד מקבל הוראות ממספר מנהלים, כל אחד מהם מצפה לביצוע משימות שונות, לעיתים סותרות, וזה גורם לו לחלק את זמנו בין מספר הוראות מבלי שיתקיים סדר ברור. כשעובד מקבל הוראות ממספר מנהלים, הוא עלול להתעכב בביצוע משימה כי הוא עסוק בהוראה אחרת ממנהל שונה. זה פותח פתח לתירוצים ולהעברת אחריות בין המנהלים, כך שלעיתים אף אחד לא יודע מה באמת קורה עם המשימות. העובד מתחיל להפעיל שיקול דעת מה לעשות קודם, במקום לבצע את המשימות לפי סדר עדיפויות אחד ומוגדר.

הדמיית מצב עם שני נהגים לרכב

אליעד מסביר את המצב בעזרת דימוי לרכב: ניתן שיהיו שני נהגים לרכב, אך שניים לא יכולים לנהוג בו זמנית. כלומר, כל רכב זקוק לנהג אחד בלבד. כך גם בעבודה, יש צורך במנהל אחד, שיתן את ההוראות ויקבע את סדר העבודה. כשיש לעובד כמה מנהלים, הוא מוצא את עצמו "חצוי" ומבצע משימות לפי מה שנראה לו נכון באותו רגע, וזה יוצר כאוס בארגון.

הדרך הנכונה לניהול עובדים

הדרך הנכונה היא לוודא שלכל עובד יהיה מנהל אחד ויחיד, ורק הוא נותן לעובד הוראות ישירות. גם אם בארגון יש כמה מנהלים, אף אחד מהם לא יפנה ישירות לעובד. כל בקשה או משימה שקשורה לעובד תעבור דרך המנהל הישיר שלו. כך העובד לא יצטרך לבחור בעצמו איזה מנהל להקשיב לו קודם, ויש סדר ברור במי נותן את ההוראות.

מה עושים כאשר בכל זאת עובד צריך לקבל הוראות מכמה מנהלים?

במקרים שבהם עובד צריך לתת שירות למספר מנהלים שונים, יש כמה פתרונות אפשריים:

1. חלוקת זמן ברורה: העובד יוכל לעבוד בחלק מהשעות או בימים מסוימים אצל מנהל אחד, ובשעות אחרות אצל מנהל נוסף. כך נמנע מצב שבו ישתלבו ההוראות השונות באותו זמן.

2. מנהל אחראי יחיד: יש למנות מנהל אחד שיהיה אחראי לקבל את כל ההוראות מכל הגורמים בארגון, ולחלק אותן לעובד לפי הצורך והעדיפויות.

3. פיצול המשרה: במקרה קיצוני, ניתן לחלק את התפקיד לשניים, כך שכל עובד יהיה כפוף למנהל שונה. פתרון זה לא תמיד אפשרי, אך הוא יכול למנוע מצב של בלבול אצל העובד.

ההשפעה על הסמכויות והדיווח

כאשר לכל עובד יש מנהל אחד, ברור למי עליו לדווח על ביצוע המשימות. גם אם יש צורך בקשר עם מנהלים שונים, העובד לא יקבל מהם הוראות ישירות. כל בקשה תועבר דרך המנהל הישיר של העובד, כך שכל משימה תישקל על ידי המנהל עצמו, ולא על ידי העובד שצריך להחליט לאיזה מנהל להקשיב קודם.

ההשלכות של ריבוי מנהלים על העובד

מבחינת עובד שמעדיף לעגל פינות, ככל שיש לו יותר מנהלים, כך קטן הסיכוי שמישהו באמת יעקוב אחריו או יבקר אותו. הוא יכול להסתתר מאחורי מנהל אחר ולתת תירוצים על אי ביצוע משימות. מצב זה מקל על העובד לבחור משימות לפי מה שנוח לו ולהימנע מהתחייבויות ברורות.

כיצד למנוע את הטעות ולקבוע ניהול אפקטיבי?

כדי למנוע את הטעות, יש לוודא שמבנה הארגון ברור, וכל עובד מקבל הוראות ממנהל אחד בלבד. כאשר יש צורך להעביר הוראות דרך כמה מנהלים, יש למנות "מנהל אחראי" שיתאם את כל המשימות ויוודא שהעובד מקבל הוראות ממנהל אחד בלבד.

סיכום ומסקנות

ניהול עובדים בצורה אפקטיבית דורש מנגנון ברור של סדר והיררכיה. כל עובד צריך לקבל הוראות ממנהל אחד בלבד, מה שיבטיח סדר, בהירות ויכולת לפקח על העבודה בצורה ממוקדת ויעילה.

מה הטעות הבסיסית ביותר בניהול עובדים?

אחת הטעויות הנפוצות ביותר בניהול עובדים היא מצב שבו לעובד אחד יש כמה מנהלים שונים במקביל. הכוונה היא שהעובד מקבל הוראות מכמה אנשים, וכל אחד מהם מצפה ממנו לבצע דברים לפי סדר עדיפויות משלו. ברגע שיש לעובד כמה מנהלים, הוא צריך לבחור למי להקשיב קודם, והתוצאה היא בלבול וסיבוכים רבים.

כאשר עובד מחליט בעצמו באיזו משימה לטפל קודם או למי להקשיב, המשמעות היא שהוא מנהל את עצמו ללא פיקוח ישיר של מנהל אחד, מה שמוביל לאי - סדר. הוא עלול לא לבצע משימה כי "הקשיב למנהל אחר, " ואף אחד לא באמת יודע מה מתקדם ומה מתעכב. כך נוצר פתח לתירוצים ולהעברת אחריות בין מנהלים שונים, עד שקשה להבין מי באמת אחראי ואיפה הבעיה.

מדוע אי אפשר ששני נהגים ינהגו יחד באותו רכב?

אפשר לדמות את המצב לרכב אחד שיש לו שני נהגים בו - זמנית. אמנם אפשר שיהיו שני נהגים לרכב, אך לא ניתן ששניהם ינהגו בו יחד באותם רגעים. באופן דומה, עובד הוא "רכב" אחד, והמנהל שלו הוא "הנהג." אם כמה מנהלים מנסים להכווין אותו בו - זמנית, הוא מוצא את עצמו חצוי בין הוראות שונות ומתקשה למלא את הציפיות של כולם.

למה מצב של כמה מנהלים גורם לכאוס ארגוני?

כשהעובד מדווח לכמה גורמים, נוצר בלבול כללי בארגון. העובד יכול תמיד לתרץ אי - ביצוע משימה בטענה שהוא עסוק במשימה אחרת שנתן מנהל נוסף. התוצאה היא שאף אחד לא באמת יודע מה נעשה בפועל, ואין "אבא" אחד למשימות. כך העובד עצמו, במקום לעבוד בצורה יעילה ותחת מסגרת ברורה, מתנהל כרצונו בהתאם למה שנוח לו באותו רגע.

בנוסף, קשה לדעת איך להעריך את העובד: האם לא ביצע משימה מסוימת כי הוא מוּעדף על ידי מנהל אחד או כי באמת קיבל הנחיה סותרת ממנהל אחר? כך נוצר "שוק" בו המנהלים עצמם מאשימים זה את זה או את העובד, והארגון מאבד שליטה.

איך למנוע את הטעות?

הדרך הנכונה היא להבטיח שלכל עובד יהיה מנהל אחד בלבד, ורק הוא נותן לעובד הוראות ישירות. גם אם בארגון קיימים מנהלים רבים, אף אחד מהם לא פונה לעובד באופן ישיר אלא רק דרך המנהל הרשמי של אותו עובד.

העובד מוסר דוחות ומקבל הנחיות רק ממנהל יחיד. אם מישהו אחר בארגון זקוק לשירותיו של אותו עובד, עליו לפנות אל המנהל הישיר. כך העובד אינו צריך להחליט בעצמו איזה מנהל עדיף או איזו משימה קודמת, ואין לו פתח לתרץ שהוא עסוק במשימה של מנהל אחר.

מה עושים כאשר בכל זאת עובד צריך לקבל הוראות מכמה גורמים?

יש מקרים שבהם עובד אחד אמור לתת שירות למספר מנהלים שונים. במצב כזה, קיימות כמה דרכים:

1. חלוקת זמן ברורה:

אפשר לקבוע שהעובד יעבוד בחלק מהשעות או בימים מסוימים אצל מנהל אחד, ובשעות אחרות אצל מנהל נוסף. באופן זה לא נוצר מצב של התנגשות בו - זמנית.

2. מנהל אחראי יחיד:

ניתן למנות מנהל אחד שיהיה אחראי לקבל את כל ההוראות מכל הגורמים בארגון, ולחלק אותן לעובד לפי הצורך והעדיפויות. כך בפועל, העובד עדיין מדווח למנהל אחד בלבד, וגורם אחר פונה אך ורק לאותו מנהל כדי לבקש ממנו משימות נוספות.

3. פיצול המשרה:

במקרים קיצוניים, אפשר לפצל את התפקיד למספר עובדים או לחלק את המשרה לשניים, כך שכל עובד יהיה כפוף למנהל אחר לגמרי. אמנם זו לא תמיד בחירה רצויה או אפשרית, אך היא מונעת מצב שבו עובד יחיד נאלץ לתמרן בין כמה מנהלים בו - זמנית.

איך הדבר משפיע על הסמכויות והדיווח?

כאשר יש עובד עם מנהל אחד בלבד, ברור לחלוטין למי הוא צריך לדווח על ביצוע המשימות. גם במקרה שיש צורך בקשר עם מנהלים שונים, העובד לא מקבל מהם הוראות ישירות אלא המנהלים מתקשרים ביניהם, או פונים למנהל הישיר של אותו עובד.

כך, לכל משימה יש אחראי מוגדר שיודע מה הציפיות וכמה זמן העובד באמת צריך להשקיע בה. העובד לא צריך להפעיל שיקול דעת בין משימות סותרות, וכל תהליך העבודה הופך שקוף וברור יותר עבור כולם.

מדוע עובד עשוי "להרוויח" מהריבוי?

מבחינת עובד שמעדיף לעגל פינות, ככל שיש לו יותר מנהלים, כך קטן הסיכוי שמישהו באמת יעקוב אחריו או יבקר אותו באופן רציף. הוא יכול להשתמש ב"מנהל האחר" כתירוץ לאי - ביצוע משימות, ולמעשה לבחור מה שבא לו לעשות או לדחות משימות ללא סדר מסודר. לכן, אם מעניקים לעובד אפשרות להיות כפוף למנהלים רבים, הוא עלול לנצל את המצב לטובתו ולהוביל לכאוס ארגוני.

כיצד לוודא פתרון יעיל לטווח הארוך?

כאשר בונים מבנה ארגוני, כדאי לשים לב היטב למי בדיוק כפוף כל עובד, ולדאוג שהעובד יתייחס למנהל אחד בלבד כ"מקור סמכות." אם כן קיים צורך בהעברת הנחיות דרך כמה גורמים, מומלץ לוודא שיש מתווך אחד - בין אם זה המנהל הישיר או מישהו אחר שמונה לכך.

ברגע שההנחיות והדיווחים מרוכזים באמצעות גורם אחד, נמנע מצב של חוסר תיאום. כך גם קל יותר לבקר את איכות העבודה של העובד, לדעת כמה זמן פנוי לו ובאיזה משימות הוא עוסק.