כמה משימות לתת לעובד? האם לתת יותר או פחות משימות, ממה שהעובד יכול לעשות?

כאשר מנהלים משימות לעובדים, יש כמה שיקולים עיקריים שמעלים את השאלה - כמה משימות נכון לתת לעובד? האם עדיף להעמיס עליו הרבה מעבר ליכולת שלו, או שכדאי לתת לו בדיוק את מספר המשימות שהוא יכול לבצע? בהרצאה זו אליעד מתייחס לשאלה ומסביר לעומק את היתרונות והחסרונות בכל אחת מהגישות, בליווי דוגמאות ברורות ומפורטות.

האם נכון לתת לעובד יותר משימות ממה שהוא יכול לעשות?

אליעד נותן דוגמה שמטרתה להמחיש את הסוגיה: נניח שיש לעובד לבצע מאה משימות, אבל בפועל הוא יכול להספיק רק שלוש משימות ביום. במצב כזה, השאלה היא האם לתת לו את כל מאה המשימות או רק את השלוש שהוא יכול להספיק. התשובה לכך לא חד - משמעית, ואליעד מסביר שיש גישות שונות לנושא, שלכל אחת מהן יש יתרונות וחסרונות.

הגישה הראשונה: לתת לעובד רק את המשימות שהוא יכול להספיק?

גישה אחת אומרת שאם העובד יכול לעשות רק שלוש משימות, עדיף לתת לו רק את שלוש המשימות האלו ולהתמקד בהן. ההיגיון שעומד מאחורי גישה זו הוא למנוע הצפה או בלבול של העובד. אליעד נותן את הדוגמה הבאה: אם העובד יקבל את כל מאה המשימות, הוא עלול להיבהל או להתבלבל, ובמקום לבצע את שלוש המשימות שהוא יכול, הוא ינסה לחשוב על כל המאה משימות ויאבד מיקוד. לפעמים, עודף מידע עלול לגרום לו לנסות להתחיל משימות רבות במקביל, ובסופו של דבר לא לעשות אף משימה כמו שצריך.

מכאן, שלעיתים, כדי למנוע עומס מיותר, עדיף לתת לעובד רק את המשימות הספציפיות שהוא יכול לבצע כרגע. אליעד גם מציין כי בצורה מעשית, ניתן ליישם זאת על ידי מתן משימות רק ליום הקרוב, לשבוע הקרוב או לחודש הקרוב, כדי לשמור את העובד ממוקד ויעיל.

החסרונות של מתן מספר מצומצם של משימות - למה לפעמים עדיף לתת לעובד יותר משימות?

אליעד מוסיף הסבר על החיסרון בגישה המצומצמת. לדבריו, עובד שמקבל רק מספר קטן של משימות עשוי להרגיש בנוח מדי, הוא לוקח את העבודה בקצב איטי ורגוע, מפני שאין עליו לחץ אמיתי לסיים במהירות. לדוגמה, אם עובד יודע שיש לו רק שלוש משימות, אז הוא יכול לחשוב לעצמו "יש לי זמן, אין מה למהר", וכך לא יממש את מלוא הפוטנציאל שלו ולא יפעל בצורה יעילה מספיק.

כאן אליעד מציג גישה שנייה ואומר כי כאשר מציגים לעובד תמונה רחבה יותר של המשימות, אפילו אם הן רבות מאוד, זה יכול לגרום לו לחשוב איך להתייעל. הוא מסביר שכאשר עובד מודע לכך שיש לו מאה משימות לעשות, הוא עשוי לחשוב על דרכים יצירתיות לשפר את תהליך העבודה שלו, לחפש פתרונות חדשים, ואפילו לבקש עובדים נוספים או עזרה של אחרים כדי להתמודד עם העומס.

לדוגמה, אם העובד יודע שיש לו הרבה משימות לטווח ארוך, הוא יכול להחליט לגייס עוד עובדים תחתיו, לחלק את העבודה או להשתמש בכלים שונים שיסייעו לו לנהל את המשימות טוב יותר. כלומר, העובד יתחיל לפתח כישורים של ניהול ויעילות, כתגובה למודעות למשימות העתידיות.

איזו גישה לבחור? מתי כדאי לתת יותר ומתי לתת פחות משימות?

אליעד מסביר שאין תשובה חד - משמעית לשאלה האם לתת יותר או פחות משימות לעובד. לדבריו, כל מקרה לגופו, וחשוב לשקול את היתרונות והחסרונות בהתאם למצב העובד המסוים. יש לשים לב לסיטואציה ולתפקוד של העובד:

• אם העובד נוטה להתבלבל או לאבד את המיקוד, עדיף לתת לו משימות ספציפיות ומצומצמות שמתאימות בדיוק למה שהוא יכול לעשות בטווח הזמן המוגדר. כך הוא יוכל לשמור על יעילות גבוהה ולהשלים את המשימות כראוי.
• לעומת זאת, אם העובד נראה רגוע מדי ולא מנצל את הפוטנציאל שלו, עדיף דווקא לתת לו תמונה רחבה יותר של המשימות, על מנת שירגיש שיש לו יותר עבודה ויפתח מוטיבציה לחפש פתרונות ודרכים להתייעלות.

כיצד עובד מתמודד עם ריבוי משימות - מוטיבציה או ייאוש?

אליעד מדגיש נקודה חשובה נוספת ומסביר כי לעיתים, כאשר בן אדם ניצב מול רשימה ארוכה של משימות, הוא עלול להרגיש מוצף ולוותר מראש. במצב כזה, עובד עלול לא לעשות כלום ולהיכנס למצב של ייאוש. מנגד, יש אנשים שעודף המשימות דווקא מדרבן אותם וגורם להם להגביר מוטיבציה ולעבוד ביעילות רבה יותר.

מכאן, אומר אליעד, המנהל צריך להיות ער לתגובת העובד למצב כזה, כדי להחליט האם לחשוף אותו לכמות משימות גדולה או קטנה יותר. לכן, אין כאן נוסחה קבועה, אלא יש להפעיל שיקול דעת בכל מצב לגופו.

סיכום והמלצות לניהול משימות לעובדים - כיצד לפעול בשטח?

אליעד מסכם ואומר שהנקודה המרכזית היא להיות מודעים ליתרונות ולחסרונות בכל גישה. אין שיטה אחת שמתאימה לכולם, וההמלצה היא להבין איך העובד שלכם מגיב למשימות מרובות או מועטות. בהתאם לכך, אפשר לקבוע אם להציג לעובד תמונה רחבה יותר של המשימות או להגביל את המשימות המיידיות בלבד.

ניהול משימות לעובדים - איך לקבוע כמה משימות לתת?

שלום חברים, כאשר יש לנו עובד, יש משימות שאנחנו רוצים שהוא יבצע היום, משימות לשבוע הקרוב, משימות ארוכות טווח, משימות שהוא יכול לבצע בפועל, משימות שהוא רוצה לבצע, ולעיתים גם משימות שהוא מבצע מעבר למה שציפינו או פחות מכך.

כמה משימות לתת לעובד?

השאלה העיקרית כאן היא כמה משימות לתת לעובד, בהנחה שהוא לא יכול לבצע את כל המשימות שיש לנו.

לדוגמה, אם יש לנו 100 משימות שהיינו רוצים שהוא יבצע, אבל בפועל הוא יכול לבצע רק שלוש, איך עלינו לנהוג?

האם לספר לו על כל 100 המשימות, או לתת לו רק את השלוש שהוא יכול לבצע בפועל?

האפשרויות האפשריות

• לתת לעובד רק את שלוש המשימות שהוא יכול לבצע, כדי למנוע ממנו עומס מיותר.
• לתת לו את כל 100 המשימות, כך שהוא יהיה מודע להיקף העבודה הכולל.
• לתת לו רק משימה אחת בכל פעם, כדי למקד אותו ולמנוע הצפה.

היתרונות והחסרונות של כל גישה

אם ניתן לעובד כמות גדולה של משימות, ייתכן שהוא ירגיש עומס ובלבול, דבר שעלול לגרום לו לאבד את העשתונות ולא לבצע דבר. במקרה כזה, עדיף לתת לו רק את המשימות שהוא מסוגל לבצע בטווח הקרוב, כלומר, משימות ליום הנוכחי, לשבוע הקרוב או לחודש הקרוב.

מנגד, יש גם חסרון במתן מספר מוגבל של משימות. אם העובד יודע שיש לו רק שלוש משימות, הוא עלול לא להרגיש לחץ חיובי לבצע אותן ביעילות, והוא עלול להתנהל באופן רגוע מדי. לעומת זאת, אם הוא יידע שיש לו הרבה משימות לבצע, הוא עשוי להתייעל, לעבוד מהר יותר, ואולי אף ליזום דרכים חדשות לשיפור תהליכי העבודה, כמו בקשת עזרה או ייעול השיטות שבהן הוא עובד.

פרספקטיבה נוספת - איך העובד תופס את העבודה?

אם עובד יודע שיש לו רק כמה משימות בודדות, הוא עלול לא לשאוף לשיפור או לייעול. לעומת זאת, אם הוא מבין שהיקף העבודה גדול יותר, הוא עשוי לנסות למצוא פתרונות יצירתיים כדי לעמוד במשימות. למשל, הוא עשוי לבקש עוזרים נוספים או להגדיר תהליכי עבודה חכמים יותר.

מסקנה - כל מקרה לגופו

לכן, יש להתאים את אופן מסירת המשימות לכל עובד ולכל מצב. אם העובד עלול להילחץ וללכת לאיבוד מול רשימה גדולה של משימות, עדיף לתת לו רק את מה שהוא יכול לבצע בפועל. מצד שני, אם העובד עלול להתנהל בצורה רגועה מדי, כדאי לספק לו ראייה רחבה יותר של עומס העבודה, כדי שימצא דרכים להתייעל.

ניהול משימות ומוטיבציה

הגישה הזו נכונה לא רק לעובדים אלא גם לכל אדם שמנהל את עצמו. כאשר אדם מציב לעצמו מטרה מאוד גדולה, לפעמים זה עשוי לשתק אותו ולגרום לו לא לעשות דבר, ולפעמים זה דווקא מדרבן אותו לפעול מהר יותר. לכן, חשוב להבין את הדרך שבה כל אדם מגיב ללחץ ולהתאים את האסטרטגיה בהתאם.

לקריאה נוספת על ניהול עובדים, מוטיבציה והתייעלות, ניתן להיכנס לאתר האינטרנט EIP.co.il ולמצוא שם תכנים נוספים בנושא.

בהצלחה!