וכאן אבאר את עניין ההתייעלות באופן כללי ואיך להתייעל בכל תחום ואיך לעשות דברים ביעילות ובצורה יעילה. ואיך להרגיל את עצמך לחשוב בצורה יעילה?

אז ראשית נגדיר מהי יעילות ומהי דרך יעילה? ויעילות פירושה, הדרך עם הכי פחות עלות, להשגת מטרה מוגדרת כלשהי. דהיינו, יש לנו מטרה כלשהי. ולהשגת המטרה הזאת קיימות מספר דרכים אפשריות שכולן משיגות את המטרה. ולכל דרך, יש עלות כלשהי. ועלות יכולה להיות במגוון צורות, כגון: עלות כספית / עלות רגשית / עלות של מאמץ באופן כללי / עלות של שימוש במשאבים כלשהם / עלות פיזית וכיו"ב. והדרך שבה העלות קטנה ביותר, היא הדרך היעילה ביותר.

לדוגמא: ברצונך להביא מהחדר השני 2 מסמרים. באפשרותך לעשות זאת במספר דרכים שונות. דרך 1 לדוגמא, היא ללכת לחדר השני ולהביא ממנו את שני המסמרים. דרך 2 לדוגמא, היא ללכת פעמיים לחדר השני, ובכל פעם להביא מסמר אחד. בשתי הדרכים השגנו את אותה המטרה בדיוק. אלא שדרך מספר 1 היא יותר יעילה, משום שהיא חסכה לנו מאמץ מיותר, דהיינו, פחות עלות.

וזה בעצם אומר, שכאשר ברצוננו להתייעל, עלינו שלב 1, להגדיר בצורה ברורה את המטרה. שלב 2, להעלות רעיונות לדרכים אפשריות להשגת המטרה שהגדרנו. שלב 3, לבדוק באיזו דרך העלות הכוללת היא הכי קטנה. וזוהי הדרך היעילה ביותר.

ומה אם אנחנו חושבים רק על דרך אחת לביצוע המשימה. איך נתייעל ואיך נייעל את התהליך? כי לא תמיד יש כמה דרכים, אלא לפעמים חושבים רק על דרך אחת, אז איך אפשר להתייעל במקרה כזה?

והתשובה היא, שעלינו לקחת את הדרך שאנחנו חושבים שעלינו לבצע אותה כדי להשיג את המטרה, ועלינו לפרק אותה לכמה שיותר תתי תהליכים ולכמה שיותר חלקים קטנים. ועלינו לעבור על כל אחד מהחלקים, ולשאול ולברר ולוודא, שהוא אכן הכרחי לצורך השגת המטרה. כי מספיק שנמצא תת תהליך אחד מיותר בדרך להשגת המטרה, והרי שמצאנו דרך יותר יעילה להשגת המטרה.

או במילים אחרות, כך תת תהליך שאינו מחוייב לצורך השגת המטרה, הרי שהוא הופך את הדרך להשגת המטרה, לדרך שאינה יעילה. כי הדרך היעילה ביותר, היא הדרך שבה כל תתי התהליכים שלה, הם הכרחיים לצורך השגת המטרה ושאין בה שום תת תהליך, שאינו הכרחי לצורך השגת המטרה.

וכן, ישנם מצבים שלא בהכרח נדע מהי הדרך היעילה ביותר, משום שלדוגמא חסר לנו מידע כלשהו. אבל אם נבדוק על התהליך, על כל חלק שלו, עד כמה הוא מחוייב והכרחי לצורך השגת המטרה, הרי שבעצם בהכרח שזה יעזור לנו להתייעל.

בנוסף, ישנה גם יעילות ממוצעת. ויעילות ממוצעת פירושה, שיתכן שישנן מספר דרכים אפשריות, שהעלות שלהן נראית זהה, או שנראה שדרך אחת יותר יעילה מדרך אחרת. אבל בממוצע, על פני X מקרים, אחת הדרכים בממוצע יותר יעילה. דהיינו, היא צורכת בממוצע פחות משאבים, גם אם במקרה ספציפי היא צורכת יותר משאבים.

בנוסף על כך, אם ברצוננו ליעל תהליך כלשהו שחוזר על עצמו ולהפוך אותו לאוטומטי כדי שהוא יתבצע בצורה יעילה, עלינו לבדוק ולאתר, איזה פעולות חוזרות על עצמן פעם אחרי פעם בצורה קבועה / שניתן להגדיר אותה / לחזות אותה מראש, ועלינו לשאוף לכך שלעולם לא תתבצע שום פעולה פעמיים. וכל דבר שעושים פעמיים, צריך לתת למחשב / לטכנולוגיה לעשות אותו. אלא אם עלות פיתוח האוטומציה, גדולה מהעלות של ביצוע אותה המשימה פעם אחרי פעם...